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Conseils pour améliorer vos communications internes

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Il est indispensable de bien communiquer avec votre équipe pour conserver vos employés, favoriser la collaboration et relever les défis liés au changement.

Cependant, peu d’entrepreneurs sont des communicateurs nés. Pour instaurer un dialogue constructif, vous devez faire des efforts, établir un climat de confiance et savoir écouter. Si vous ne soignez pas vos communications, vos employés risquent d’éprouver un sentiment d’insatisfaction, de perdre leur motivation ou de s’inquiéter pour leur avenir.

«L’art de la communication est une compétence essentielle d’un leader efficace», affirme Vicki Towriss, une consultante de BDC qui conseille les entrepreneurs en matière de gestion des ressources humaines. «Les bons communicateurs réussissent à rallier leurs employés autour de la vision de l’entreprise et à instaurer une culture fondée sur la collaboration et le respect.»

Voici les conseils de Mme Towriss pour mieux communiquer avec vos employés.

  • Commencez tôt, et faites preuve de cohérence – Une communication interne efficace permet d’établir un climat de confiance et de collaboration, propice à la motivation des employés et à leur adhésion à votre vision.

    Assurez-vous de bien communiquer avec vos nouveaux employés. Veillez à les jumeler avec un mentor ou un collègue pour faciliter leur intégration, et contactez-les souvent pendant les premiers jours et les premières semaines.

    Vous devriez discuter régulièrement avec vos employés établis, par exemple lors d’un «caucus» le matin et en fin de journée.

    «Une discussion de 30 secondes peut suffire pour faire le point et voir s’ils ont besoin de quoi que ce soit», explique Mme Towriss.

    Il est aussi utile que les gestionnaires aient chaque semaine une réunion avec chacun de leurs subordonnés directs afin de parler des projets, de résoudre les problèmes, le cas échéant, et de prévoir la suite des choses.

  • Soyez à l’écoute – Pour être efficace, la communication doit aller dans les deux sens. Ne vous contentez pas de parler; écoutez.

    «Les entrepreneurs pensent souvent qu’ils doivent constamment parler», fait remarquer Mme Towriss. «Mais la meilleure stratégie de communication repose sur l’écoute. Par exemple, plutôt que d’expliquer votre vision à vos employés, laissez-les vous dire en quoi elle concorde avec leurs aspirations.»

    L’écoute peut également permettre de désamorcer les conflits et de donner l’occasion à chacun d’apprendre et d’évoluer.

  • Donnez une rétroaction efficace – La rétroaction est un exercice parfois délicat, mais la plupart des employés ont vraiment envie de savoir ce que vous pensez de leur travail. Vous avez tout intérêt à mettre en place un processus régulier de rétroaction au moyen de réunions officielles et informelles. Les réunions quotidiennes et hebdomadaires sont une occasion idéale de souligner les réussites et les réalisations de vos employés.

    Lors des réunions officielles d’évaluation du rendement, faites le point avec vos employés sur leurs tâches et leurs comportements : indiquez-leur ce qu’ils devraient continuer ou arrêter de faire et ce qu’ils devraient commencer à faire. Cherchez aussi à connaître les aspects de leur travail qu’ils aimeraient changer, notamment les nouvelles responsabilités qu’ils aimeraient assumer, et traitez de la formation ou du soutien dont ils auraient besoin.

  • Annoncez le changement de manière transparente – Le changement peut être une source de stress intense pour les employés. Que le changement porte sur un nouveau processus, un nouveau produit ou les dirigeants de l’entreprise, une communication efficace contribue à rassurer les employés et à obtenir leur adhésion.

    Il faut donc présenter clairement la nature du changement, les raisons qui le justifient et les risques associés à l’inaction. Vous devez communiquer de manière franche, directe et, idéalement, en personne.

  • Créez un sentiment d’appartenance – Une communication interne efficace aide à instaurer chez les employés un sentiment d’appartenance et de loyauté. Vous pouvez organiser des événements d’entreprise, comme un repas-partage ou une journée sportive. Vous pouvez également souligner les anniversaires, les naissances, les mariages ou les réalisations personnelles.

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