7 étapes à suivre pour créer un plan d’action pour votre stratégie d’affaires

Nyron Drepaul donne sept conseils pour créer un plan d’action efficace.

1. Faites participer votre équipe dès le début

La participation de votre équipe est déterminante pour le succès du plan d’action. L’équipe doit être intégrée dès le début dans l’élaboration du plan d’action et des autres éléments du plan stratégique.

«La ou le propriétaire ne peut y arriver sans aide, affirme Nyron Drepaul. Il est essentiel de savoir déléguer et de responsabiliser son personnel. Plusieurs propriétaires essaient de créer un plan stratégique sans demander de l’aide et sans faire participer leur équipe. C’est l’ancienne façon de faire et le risque d’échec est élevé, surtout si la ou le propriétaire met son attention ailleurs. Une ou un leader de talent obtient des résultats en travaillant en équipe.»

Les gestionnaires qui participent à la planification stratégique devraient faire un remue-méninges avec leurs équipes et réfléchir aux projets et aux étapes à inclure dans le plan d’action et à la manière de les mettre en œuvre. L’idée est de prendre un grand nombre de bonnes idées, de les filtrer pour sélectionner les plus importantes, d’établir une liste restreinte pour les étudier plus en détail, puis d’arriver à quelques mesures clés ayant le plus grand potentiel pour aider l’entreprise à atteindre ses objectifs stratégiques et l’état futur recherché.

«L’idée n’est pas de produire une liste exhaustive de tout ce qu’il faut faire, souligne le conseiller d’affaires principal. Il s’agit plutôt d’établir un ordre de priorité des mesures à prendre pour passer de l’état actuel à l’état futur souhaité et combler l’écart entre les deux.»

En faisant participer votre équipe, vous vous assurez que les meilleures idées sont prises en compte et que le personnel est d’accord pour les mettre en œuvre. «Le personnel de première ligne ont parfois les meilleures idées pour la planification et la mise en œuvre. Vous obtiendrez une meilleure adhésion de l’équipe si le plus grand nombre possible de membres du personnel clés participe», dit Nyron Drepaul.

2. Énumérez les détails concrets de chaque mesure

Le plan d’action est habituellement présenté dans une feuille de calcul d’une page qui énumère les initiatives par fonction. Les mesures peuvent être de simples projets ponctuels (par exemple, l’embauche d’une nouvelle personne), des mesures récurrentes (par exemple, l’établissement d’un examen mensuel des coûts réels par rapport aux coûts estimatifs) ou un projet plus important (par exemple, la conversion du site Web en un site de commerce électronique).

Pour chaque mesure, la feuille de calcul présente un indicateur de rendement clé, le nom des responsables ou des personnes participant à l’initiative, ainsi qu’un échéancier d’exécution. La feuille de calcul peut également attribuer une priorité à l’initiative (faible, moyenne ou élevée).

Des descriptions plus détaillées des mesures figurent habituellement ailleurs dans le plan stratégique. Le plan d’action est un résumé facile à lire de ces initiatives, que votre équipe peut utiliser comme fiche de consultation rapide pour suivre les progrès.

3. Établissez un échéancier

Les plans d’action couvrent généralement 12 mois. Pour chaque initiative, la feuille de calcul comprend une colonne pour chaque mois dans laquelle on voit ce qui doit être fait tout au long de l’année. Des colonnes supplémentaires sont incluses pour chaque trimestre des autres années du plan stratégique (les plans stratégiques couvrent généralement deux ou trois ans).

4. Affectez les ressources

De nombreux plans d’action échouent parce qu’on ne consacre pas les ressources humaines et financières adéquates à la réalisation des initiatives. Veillez à allouer suffisamment de temps, de soutien, de formation et de ressources budgétaires.

Le plan d’action doit indiquer clairement les responsabilités du personnel pour chaque initiative. Cela peut prendre la forme d’une matrice RASCI :

• Responsabilité – la personne qui exécute la mesure.
• Approbation – la personne qui supervise la mesure, habituellement la cheffe ou le chef d’équipe («R» et «A» peuvent être la même personne, surtout dans une petite entreprise).
• Soutien – la personne qui fournit du soutien.
• Consultation – la personne qui doit être consultée pendant l’exécution. Par exemple, la directrice ou le directeur des finances pourrait devoir fournir des renseignements financiers.
• Information – la personne qui devrait être informée des progrès ou des décisions, comme une cadre supérieure ou un cadre supérieur ou encore la cheffe ou le chef d’un service touché.

5. Instaurez un processus de suivi et d’évaluation

Le plan d’action doit préciser les mesures permettant de suivre la mise en œuvre. Il peut s’agir d’étapes clés (comme la réalisation d’une tâche) ou de mesures quantifiables (comme les revenus, la marge ou la part de marché).

Décidez également de la manière dont vous allez suivre le plan d’action pour vous assurer que les étapes sont réalisées. Cela peut comprendre des rapports internes et des réunions régulières pour discuter des progrès. Les réunions ont habituellement lieu tous les mois, avec un examen plus approfondi chaque trimestre. Les réunions vous permettent de reconnaître les réussites des membres du personnel et de les récompenser, de déterminer où vous avez pris du retard et de déterminer les mesures correctives à prendre le cas échéant.

6. Communiquez votre plan

Assurez-vous que tout le monde connait le plan d’action et le rôle qu’il ou elle jouera dans sa mise en œuvre. Expliquez-en les avantages pour le personnel et l’organisation.

«Il est important que votre équipe sache que le plan d’action est la composante tactique de votre stratégie d’affaires globale, qui vise à améliorer le rendement de l’entreprise», souligne Nyron Drepaul. La direction doit présenter le plan d’action à l’équipe, et celle-ci doit être en mesure de voir les liens. Les gens peuvent être réticents au changement, mais il faut leur dire qu’il est inévitable et nécessaire à la survie et à la prospérité de l’entreprise. Ils et elles doivent comprendre que le plan n’entraînera pas un bouleversement total et qu’il se déroulera étape par étape. Vous devez répondre aux préoccupations des gens et les rassurer au sujet des changements. »

7. Entretenez votre plan

Un plan d’action n’est pas coulé dans le béton. Il doit être agile et souple et s’adapter aux enjeux qui se présentent lors de la mise en œuvre et aux changements dans l’environnement externe et interne. Vous devrez peut-être revoir vos mesures, vos priorités ou même vos objectifs généraux. Demandez régulièrement la rétroaction de votre équipe.

«Aucun plan ne survit au premier contact avec la réalité, affirme le conseiller d’affaires principal. Le plan d’action doit être continuellement mis à jour. Ne continuez pas à travailler sur un plan qui est dépassé par les événements.»

Quand l’année tire à sa fin, commencez à discuter avec votre équipe de l’élaboration d’un nouveau plan d’action pour les 12 prochains mois, en vous appuyant sur ce que vous avez appris.

«Discuter régulièrement du plan d’action est une bonne façon de garder votre plan stratégique vivant et au cœur des préoccupations de chacun, explique Nyron Drepaul. Parlez-en à chaque occasion que vous avez. Tenez chaque membre de l’équipe responsable des mesures qu’elle ou il s’est engagé à prendre. Le plan doit faire partie du quotidien de tout le monde et ne pas être perçu comme un projet spécial à exécuter à temps perdu.»