Accroître l'efficacité de vos réunions

La discipline et la préparation peuvent être très profitables pour vous et votre équipe

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Ah, les réunions. Elles sont un moyen essentiel d’aligner les équipes et de faire avancer le travail – mais, trop souvent, elles sont aussi considérées comme un fléau par bien des gens.

«Nous avons tous déjà assisté à des mauvaises réunions, déclare Nyron Drepaul, conseiller d’affaires principal à BDC Services-conseils. Bien des gens considèrent les réunions comme du gaspillage de temps qu’elles et ils pourraient consacrer à des tâches plus productives.»

Assurez-vous que vos réunions sont nécessaires

Les membres du personnel ayant une expérience négative des réunions cherchent généralement des excuses pour ne pas y assister. Et si ces personnes se présentent, elles arrivent non préparées et, la plupart du temps, elles passent toute la réunion à s’occuper aussi «d’autres dossiers» sur leur téléphone.

Tout cela se traduit par un processus inefficace pour l’ensemble de l’équipe. Heureusement, il existe des moyens simples et éprouvés de changer la culture de vos réunions pour que celles-ci soient mieux organisées et respectent le temps des participantes et participants.

1. Déterminez un objectif clair pour chaque réunion.

Nyron Drepaul souligne que les réunions internes sont plus susceptibles de provoquer un «malaise», car les personnes ont tendance à prendre les réunions externes avec la clientèle et les partenaires plus au sérieux et à mieux s’y préparer.

Il indique que les réunions internes ont généralement l’un des trois objectifs suivants:

  • a. Communication – pour diffuser ou recevoir de l’information importante pour l’équipe
  • b. Résolution de problèmes – pour trouver des solutions à un défi précis
  • c. Prise de décision – pour faire avancer le travail en prenant des décisions clés en groupe

Si votre réunion vise à prendre des décisions, assurez-vous que celles-ci sont vraiment prises avant de mettre fin à la réunion.

2. Établissez et transmettez un ordre du jour.

Une fois que vous avez défini l’objectif de votre réunion, établissez un ordre du jour qui vous permettra de l’atteindre. Allez à l'essentiel: n’inscrivez que des points directement liés à l’objectif et, idéalement, ne dépassez pas cinq. Transmettez l’ordre du jour aux participantes et participants à l’avance afin qu’elles et ils sachent à quoi s’attendre et puissent se préparer.

3. Choisissez un moment approprié.

À la première heure le lundi matin, la plupart des gens ont des courriels à lire et d’autres tâches administratives à effectuer pour amorcer leur semaine. Et à la fin de la journée le vendredi, elles et ils pensent sans doute déjà à leur fin de semaine. Par conséquent, si vous souhaitez que votre personnel soit attentif, ne planifiez pas de réunions à ces moments. Si votre équipe est répartie sur plusieurs fuseaux horaires, il peut être difficile de trouver le moment idéal, mais essayez de respecter les horaires de travail habituels de tout le monde.

4. Sélectionnez les bonnes personnes à inviter.

Chaque réunion a des objectifs différents et, par conséquent, nécessite la participation de personnes différentes. Il est contre-productif d’inviter tout le monde à toutes les réunions; déterminez de qui la contribution est nécessaire et invitez seulement ces personnes. Communiquez les décisions prises et les autres renseignements par courriel aux autres membres de l’équipe plus tard au lieu de les forcer à se présenter à une réunion inutile pour elles et eux.

5. Insistez sur la préparation.

Si vous souhaitez que les participantes et participants présentent quelque chose, fassent part de leur opinion ou discutent activement d’un sujet, dites-le-leur à l’avance et expliquez-leur clairement vos attentes afin qu’elles et ils fassent la préparation nécessaire avec la réunion. Donnez l’exemple en vous préparant vous aussi.

6. Animez la réunion.

Dites aux participantes et participants que vous souhaitez que toute leur attention soit accordée à la réunion: pas de conversation avec sa voisine ou son voisin, pas de travail sur d’autres tâches et pas de téléphone cellulaire. Si les membres de l’équipe s’écartent du sujet, ramenez-les doucement, mais fermement, et établissez un protocole pour la prise de parole afin de réduire les interruptions au minimum. Veillez à ce que chaque personne ait possibilité de s'exprimer et évitez qu’une personne (y compris vous) ne prenne toute la place.

7. Documentez les décisions.

«Si votre réunion vise à prendre des décisions, assurez-vous que celles-ci sont vraiment prises avant de mettre fin à la réunion – et ne vous fiez pas uniquement à votre mémoire, explique Nyron Drepaul. Rien n’est plus frustrant que de rediscuter des mêmes sujets, une réunion après l’autre, sans aucun progrès apparent.»

Il suggère de consigner les décisions dans des procès-verbaux, de même que les mesures à prendre, les échéanciers et le nom de la personne chargée de s’en occuper. Ainsi, tous les participants et participantes auront une référence commune à laquelle se reporter.

8. Assurez-vous de la nécessité réelle d’une réunion.

Si vous avez simplement de l’information à transmettre, un simple courriel ou une note de service peut être plus efficace qu’un rassemblement dans une salle. Gardez les réunions pour les sujets qui pourraient susciter des questions ou pour des discussions sur une nouvelle en particulier. Nyron Drepaul ajoute qu’aujourd’hui, comme la technologie est essentielle à l’optimisation de la productivité, il importe de trouver un équilibre approprié entre les réunions en personne et les rencontres virtuelles.

9. Demandez de la rétroaction.

Selon Nyron Drepaul, même si vous appliquez toutes les meilleures pratiques mentionnées ci-dessus, chaque équipe est différente et a des besoins et des préférences qui lui sont propres.

«Après chaque réunion, demandez aux gens ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré, dit-il. Vous pourrez ainsi adapter vos réunions aux besoins de votre équipe et obtenir des résultats optimaux chaque fois.»