7 astuces pour organiser votre journée

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Vous êtes toujours à la course et devez travailler tard pour réussir à tout faire? Vous êtes dans le même bateau que la plupart des propriétaires d’entreprise. En vous organisant mieux, vous éviterez des erreurs et projetterez une image plus professionnelle, ce qui se répercutera sur votre entreprise et motivera les membres de votre personnel.

Quelques astuces simples peuvent vous aider à mieux organiser votre journée, à simplifier votre vie et à gérer le chaos.

«La plupart des propriétaires d’entreprise ont de la difficulté à gérer leur horaire», souligne Rony Israel, conseiller d’affaires principal à BDC, qui offre du coaching aux propriétaires d’entreprise en matière de compétences en leadership. «Or, vous êtes un modèle pour votre équipe. Si les membres de votre personnel voient que vous avez une bonne organisation, cela se répercutera sur votre équipe et tout le monde en sortira plus productif.»

Suivez les sept conseils de Rony Israel pour organiser votre journée.

1) Donnez-vous une marge de manœuvre – Ne surchargez pas votre horaire de réunions et de rendez-vous qui s’enchaînent l’un à la suite de l’autre. Il se pourrait fort bien que certaines activités prennent plus de temps que prévu ou que vous deviez répondre à un courriel ou à un appel urgent. Cela signifie que vous serez souvent en retard et qu’il en ira probablement de même pour les membres de votre personnel.

«Être constamment en retard, c’est manquer de professionnalisme et de respect envers les autres», prévient Rony Israel.

Dotez-vous plutôt d’une marge de manœuvre dans votre horaire. Par exemple, prévoyez 15 minutes avant une réunion pour vous installer ou encore avoir des conversations informelles, ainsi que 15 minutes à la fin de celle-ci au cas où la discussion se prolongerait ou que vous deviez boire de l’eau, prendre un appel ou aller aux toilettes.

2) Détachez-vous des courriels et des appels – Ne soyez pas esclave des appels et des courriels. Répondre constamment à ceux-ci au courant de la journée perturbe grandement votre concentration. Songez plutôt à prévoir des périodes précises de votre journée pendant lesquelles vous répondrez aux messages – par exemple, une heure en matinée et une heure en après-midi.

3) Soyez stratégique – Votre horaire ne devrait pas comprendre des réunions d’affaires dont les membres de votre personnel peuvent s’occuper sans vous. Faites-leur confiance. «Si vous participez aux décisions de routine, vous perdez votre temps», affirme Rony Israel.

Vous devriez mettre l’accent sur la situation dans son ensemble – les questions stratégiques, les problèmes avec le personnel ou avec la clientèle, le développement des produits, etc. «Votre journée devrait être structurée de sorte que vous ayez du temps pour réfléchir, planifier et apprendre», poursuit Rony Israel.

4) Remerciez une personne de votre équipe – Chaque jour, prenez le temps de remercier une personne de votre équipe qui a contribué de façon particulièrement importante à l’entreprise. Cette reconnaissance devrait être informelle, mais assurez-vous de faire les remerciements en personne, et lorsque d’autres personnes de l’équipe sont présentes.

5) Rencontrez la clientèle – Votre horaire devrait comprendre au moins une rencontre en personne ou au téléphone avec une cliente ou un client, et ce, chaque jour. Vous devriez planifier régulièrement des réunions avec vos partenaires, y compris votre comptable, votre avocate ou avocat, vos fournisseuses et fournisseurs ainsi qu’avec les personnes qui vous adressent des clientes et clients.

6) Favorisez les dîners d’affaires – Évitez de dîner sans compagnie. Faites de l’heure du lunch une occasion de rencontrer une ou un membre du personnel, une cliente ou un client ou encore une ou un partenaire d’affaires. «Il s’agit d’un bon moment pour discuter, mais aussi pour apprendre», souligne Rony Israel. Nul besoin d’aller dans un restaurant haut de gamme pour y passer deux heures et y dépenser 200 $. «Une aire de restauration suffit amplement.»

7) Rencontrez votre équipe – À la fin de chaque semaine, planifiez une rencontre en personne avec toute votre équipe pour souligner la contribution précieuse de certains membres du personnel (celles et ceux à qui vous avez dit merci pendant la semaine), présenter les réalisations, traiter des défis qui ont été relevés, expliquer ce que vous avez appris pendant la semaine et répondre aux questions.