7 astuces pour organiser votre journée

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Vous êtes toujours à la course et devez travailler tard pour réussir à tout faire? Vous êtes dans le même bateau que la plupart des entrepreneurs. En vous organisant mieux, vous éviterez des erreurs et projetterez une image plus professionnelle, ce qui se répercutera sur votre entreprise et motivera vos employés.

Quelques astuces simples peuvent vous aider à mieux organiser votre journée, à simplifier votre vie et à gérer le chaos.

«La plupart des entrepreneurs ont de la difficulté à gérer leur horaire», souligne Rony Israel, conseiller d’affaires principal à BDC, qui offre du coaching aux entrepreneurs en matière de compétences en leadership. «Or, vous êtes un modèle pour votre équipe. Si vos employés voient que vous êtes organisé, cela se répercutera sur eux et tout le monde en sortira plus productif.»

Suivez les sept conseils de Rony Israel pour organiser votre journée.

1) Donnez-vous une marge de manœuvre – Ne surchargez pas votre horaire de réunions et de rendez-vous qui s’enchaînent l’un à la suite de l’autre. Il se pourrait fort bien que certaines activités prennent plus de temps que prévu ou que vous deviez répondre à un courriel ou à un appel urgent. Cela signifie que vous serez souvent en retard et qu’il en ira probablement de même pour vos employés.

«Être constamment en retard, c’est manquer de professionnalisme et de respect envers les autres», prévient M. Israel.

Dotez-vous plutôt d’une marge de manœuvre dans votre horaire. Par exemple, prévoyez 15 minutes avant une réunion pour vous installer ou encore avoir des conversations informelles, ainsi que 15 minutes à la fin de celle-ci au cas où la discussion se prolongerait ou que vous deviez boire de l’eau, prendre un appel ou aller aux toilettes.

2) Détachez-vous des courriels et des appels – Ne soyez pas un esclave des appels et des courriels. Répondre constamment à ceux-ci au courant de la journée perturbe grandement votre concentration. Songez plutôt à prévoir des périodes précises de votre journée pendant lesquelles vous répondrez aux messages – par exemple, une heure en matinée et une heure en après-midi.

3) Soyez stratégique – Votre horaire ne devrait pas comprendre des réunions d’affaires dont vos employés peuvent s’occuper sans vous. Faites-leur confiance. «Si vous participez aux décisions de routine, vous perdez votre temps», affirme M. Israel.

Vous devriez mettre l’accent sur la situation dans son ensemble – les questions stratégiques, les problèmes avec le personnel ou avec les clients, le développement des produits, etc. «Votre journée devrait être structurée de sorte que vous ayez du temps pour réfléchir, planifier et apprendre», poursuit M. Israel.

4) Remerciez un employé – Chaque jour, prenez le temps de remercier un employé qui a contribué de façon particulièrement importante à l’entreprise. Cette reconnaissance devrait être informelle, mais assurez-vous de faire les remerciements en personne, et lorsque d’autres employés sont présents.

5) Rencontrez les clients – Votre horaire devrait comprendre au moins une rencontre en personne ou au téléphone avec un client, et ce, chaque jour. Vous devriez planifier régulièrement des réunions avec vos partenaires, y compris votre comptable, votre avocat, vos fournisseurs et les personnes qui vous adressent des clients.

6) Favorisez les dîners d’affaires – Évitez de dîner seul. Faites de l’heure du lunch une occasion de rencontrer un employé, un client ou un partenaire d’affaires. «Il s’agit d’un bon moment pour discuter, mais aussi pour apprendre», souligne M. Israel. Nul besoin d’aller dans un restaurant haut de gamme pour y passer deux heures et y dépenser 200 $. «Une aire de restauration suffit amplement.»

7) Rencontrez votre équipe – À la fin de chaque semaine, planifiez une rencontre en personne avec toute votre équipe pour souligner la contribution précieuse de certains employés (ceux à qui vous avez dit merci pendant la semaine), présenter les réalisations, traiter des défis qui ont été relevés, expliquer ce que vous avez appris pendant la semaine et répondre aux questions.

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