Conseils pour déménager votre entreprise vers un nouvel espace | BDC.ca

11 conseils pour déménager votre entreprise vers un nouvel espace

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Les entrepreneurs qui déménagent leur entreprise pour assurer sa croissance traversent souvent une période de chaos, de perturbations et de perte de productivité. Voici 11 conseils pratiques de Michael Poynton, directeur, Comptes majeurs à BDC, pour réduire les répercussions sur vos activités et votre rentabilité durant cette période difficile.

1. Soyez proactif

De nombreux entrepreneurs tardent trop à déménager leur entreprise. Si vos employés se marchent sur les pieds et ne parviennent pas à trouver un endroit tranquille pour se réunir, c’est que vous avez attendu trop longtemps. À ce stade, il sera difficile d’éviter certains problèmes lors de la transition vers un nouveau site. N’attendez pas que vos employés soient obligés de travailler dans les couloirs et que vos stocks s’empilent dans les bureaux.

«Si vous attendez trop longtemps pour régler vos problèmes d’espace, vous vous exposez à des erreurs de production, à une baisse de qualité de votre service à la clientèle et à un roulement élevé du personnel, soutient M. Poynton. Il vaut mieux réfléchir de façon proactive à votre espace pour qu’il réponde à vos besoins actuels et à vos plans de croissance.»

Évaluez régulièrement vos besoins en matière d’espace, surtout s’ils évoluent rapidement – par exemple lorsque votre entreprise prend de l’expansion ou lorsque vous lancez de nouvelles gammes de produits. Commencez dès maintenant à réfléchir à ce que vous devrez faire. N’attendez pas que le manque d’espace perturbe vos activités.

2. Analysez votre espace

Lorsque vous commencez à vous sentir à l’étroit dans vos locaux, examinez votre espace de travail actuel pour voir s’il est possible de le réaménager de manière plus efficace. Un expert en efficacité opérationnelle peut vous aider à trouver un meilleur aménagement qui pourrait vous faire gagner de l’espace – et économiser beaucoup d’argent.

«Au lieu de payer 5 millions de dollars pour acquérir un nouvel immeuble, vous pourriez dépenser seulement 20 000 $ pour un exercice d’efficacité visant à réorganiser les lieux», observe M. Poynton.

3. Établissez votre budget

Prévoyez un budget pour vos besoins immobiliers. Le montant que vous pouvez vous permettre est probablement le facteur le plus important pour délimiter les options qui s’offrent à vous.

Que vous décidiez d’acheter ou de louer de nouveaux locaux, vous devrez réserver une part importante de votre budget aux coûts supplémentaires qui s’ajouteront au loyer de base ou au prix d’achat de l’immeuble. Ces coûts supplémentaires peuvent inclure les frais accessoires de location (services publics, assurances et entretien), le coût des rénovations et les frais de déménagement. Découvrez comment établir un budget efficace pour votre projet immobilier commercial, qui tient compte de tous les coûts potentiels et cachés.

4. Voyez s’il est préférable pour vous d’acheter ou de louer

Déterminez ce qui convient le mieux à votre entreprise, la location ou l’achat. Il est important de prendre cette décision avant de vous lancer à la recherche d’un nouvel emplacement.

Vous devez tenir compte de plusieurs facteurs mais, de façon générale, si vous exploitez une jeune entreprise qui n’a pas un fonds de roulement suffisant ou une entreprise qui connaît une croissance rapide, mais dont les futurs besoins d’espace sont incertains, la location est probablement l’option qui vous convient.

L’achat d’un immeuble, en revanche, revient bien souvent moins cher que la location. Ce peut être une option particulièrement intéressante pour les entreprises bien établies qui disposent d’un bon fonds de roulement et pour celles dont les besoins particuliers en matière d’espace nécessiteraient d’importants travaux pour réaménager leurs locaux actuels.

5. Recherchez l’emplacement qui vous convient

Votre budget vous aidera à délimiter les options qui s’offrent à vous en matière d’emplacement. Lorsque vous examinez un site, tenez compte de son accessibilité pour les clients et les fournisseurs, du stationnement, des transports en commun, de la commodité d’expédition et de réception des marchandises, des services à proximité, des enjeux de zonage et de l’espace disponible pour la croissance de votre entreprise.

Les entrepreneurs font souvent l’erreur de négliger les besoins de leur personnel. Demandez l’opinion de vos employés sur les emplacements potentiels. Invitez-les à les visiter et voyez s’ils leur conviennent.

6. Négociez efficacement

Il est important de négocier efficacement afin d’obtenir des conditions de bail ou un contrat d’achat avantageux. Veillez également à vous entourer d’une bonne équipe de conseillers en immobilier commercial. Il est particulièrement indispensable de faire appel à un bon avocat en droit immobilier commercial.

Dans le cas d’une location, vous ne devriez pas signer aveuglément tous les documents que le propriétaire vous remet. Examinez soigneusement l’ensemble des frais accessoires et vos responsabilités, notamment en ce qui a trait aux services publics, à l’impôt foncier, aux assurances et à l’entretien de la propriété.

Dans le cas d’un achat, procédez à une diligence raisonnable approfondie. Celle-ci pourrait comprendre une évaluation environnementale et une inspection de l’état de l’immeuble, une évaluation de la valeur de la propriété, une recherche de titres et l’examen des documents remis par le vendeur, comme les factures de services publics et de réparation.

Veuillez également laisser à la banque suffisamment de temps pour examiner la transaction avant qu’elle accepte de vous financer; cela peut souvent prendre six semaines ou plus.

7. Créez un calendrier

Avec vos employés, établissez un calendrier pour la transition. Pensez à y inclure le temps nécessaire pour les rénovations, le déménagement des actifs, le branchement du téléphone et d’Internet, l’achat de mobilier et de nouveaux équipements, la fabrication d’enseignes et d’affiches ainsi que l’annonce de votre changement d’adresse. Déterminez également qui sera responsable de chaque tâche. Il peut s’avérer utile de nommer une personne chargée de coordonner la transition.

8. Constituez vos stocks

Vous pourriez décider d’augmenter vos stocks avant le déménagement afin de garantir un approvisionnement ininterrompu pour les besoins de production et ceux des clients.

9. Accordez-vous plus de temps

Les transitions sont souvent plus longues que prévu. Les entrepreneurs ont tendance à sous-estimer le temps d’arrêt de la production durant le déménagement, et les rénovations dépassent bien souvent ce qui était prévu au budget.

«Souvent, les entrepreneurs ne réalisent pas à quel point un déménagement peut être perturbateur, souligne M. Poynton. Pour certains, il faut des semaines avant que tout revienne à la normale. Pour d’autres, la transition peut durer des mois.»

10. Voyez si vous pouvez effectuer votre déménagement par étape

Une approche qui semble avoir été fructueuse pour de nombreuses entreprises consiste à conserver le site actuel pendant un certain temps et à déménager graduellement les machines et les stocks vers le nouveau site pour réduire au minimum l’impact sur les activités de l’entreprise.

11. Communiquez

Tout au long de la transition, il est essentiel de communiquer efficacement avec vos employés, vos clients et vos fournisseurs. «Avisez-les sans tarder du déménagement afin de prévoir tous les problèmes qui pourraient nuire à vos activités», conseille M. Poynton. Faites-leur régulièrement part de vos plans et expliquez-leur clairement comment se déroulera la transition.

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