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Comment réorganiser votre espace de travail pour stimuler la productivité

Temps de lecture: 4 minutes

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Un espace de travail mal organisé peut vous coûter très cher. Savez-vous combien de temps vos employés perdent simplement en se déplaçant d’un lieu à un autre? Ou encore quelle portion de vos installations n’est pas utilisée pour générer des profits pour votre entreprise?

Selon Patrick Choquette, conseiller d’affaires à BDC sur l’efficacité opérationnelle, peu d’entrepreneurs peuvent répondre à ces questions. Pourtant, les réponses peuvent s’avérer très révélatrices. «Dans la plupart des usines de fabrication, seule une petite portion de la superficie est consacrée aux activités à valeur ajoutée», indique M. Choquette, qui est ingénieur industriel.

Cela signifie qu’une partie de l’espace, des efforts et des fonds est gaspillée. Voici quelques étapes à suivre pour évaluer votre espace de travail et le réorganiser afin d’augmenter la productivité.

1) Dressez une carte de votre établissement – La première étape consiste à créer une carte illustrant vos activités. Pour commencer, demandez-vous quelles sont les activités qui créent de la valeur pour vos clients. Il s’agit des activités pour lesquelles les clients sont prêts à payer.

Créez ensuite une carte de votre établissement montrant uniquement les endroits dans lesquels ces activités à valeur ajoutée sont réalisées. Calculez également le pourcentage de ces superficies par rapport à l’ensemble de votre établissement. Les résultats pourraient vous surprendre. «La carte vous indique dans quelle mesure vous vous concentrez sur les activités qui génèrent des revenus», affirme M. Choquette.

2) Visualisez le mouvement – Créez une deuxième carte de votre espace de travail, montrant cette fois-ci le mouvement des gens, des produits et des documents. Une façon de procéder consiste à réaliser ce qu’on appelle un diagramme spaghetti.

Pour ce faire, vous devez observer les processus de travail et tracer des lignes sur la carte pour indiquer tous les déplacements physiques nécessaires à vos opérations. Chaque déplacement doit correspondre à une ligne distincte. Calculez également la distance et le temps de chaque déplacement, ainsi que le temps d’attente à chaque arrêt.

3) Observez l’espace de travail – Demandez aux gestionnaires de passer plus de temps dans l’espace de travail pour observer la configuration des lieux et le flux de travail. «La plupart des gestionnaires ne passent pas suffisamment de temps dans l’espace de travail, note M. Choquette. Une visite de cinq minutes n’est pas suffisante pour pouvoir prendre des décisions importantes de façon éclairée. Il faut prendre le temps d’observer et de comprendre.»

4) Optimisez votre espace de travail – Prenez compte de toutes vos observations pour trouver des façons de réaménager votre milieu de travail. Faites participer vos employés. Selon M. Choquette, votre objectif devrait être de libérer vos travailleurs et d’optimiser votre espace de travail pour obtenir un meilleur rendement. «Disposer de plus de temps et d’espace vous permettra d’en faire plus pour vos clients.»

En particulier, efforcez-vous d’éliminer les espaces dans lesquels aucune activité à valeur ajoutée n’est réalisée et de réduire les distances et les délais dans votre schéma du déroulement du travail.

Les conseils de M. Choquette ont été d’un grand secours pour l’entreprise de fabrication d’affiches de Craig McConnell, Miller McConnell Signs. Comme l’entreprise subissait de grandes pressions en raison d’une croissance rapide, M. McConnell embaucha M. Choquette pour trouver des solutions. Celui-ci remarqua que l’équipe des ventes surchargée était installée à un étage différent du département de la production, malgré le fait que leurs membres devaient constamment travailler ensemble.

La solution? Installer les deux départements au même étage. Ce changement, ainsi que d’autres modifications sur le plan de l’efficacité, augmenta la productivité et le moral de l’équipe. «L’évaluation nous a ouvert les yeux, raconte M. McConnell. Cela créa un environnement où nous posions des questions qui ne se posaient pas avant.»

5) Cherchez des solutions créatives – Des solutions allant au-delà d’une simple réorganisation des postes de travail pourraient apparaître. Envisagez d’apporter des changements en profondeur, comme la simplification du processus de production.

Par exemple, vous pourriez combiner deux départements et former les employés pour qu’ils réalisent l’ensemble des tâches. Cela vous permettrait de réduire les pertes de temps liées aux déplacements, en plus d’améliorer votre souplesse de production et de réduire le nombre d’erreurs commises.

Par ailleurs, plutôt que de transporter votre produit d’un poste de travail à un autre, vos travailleurs pourraient se déplacer autour du produit. M. Choquette cite l’exemple de Bombardier Aéronautique: «Les avions ne bougent pas. Ce sont les employés qui se déplacent.»

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