Gestion des stocks: conseils à suivre et pièges à éviter
Comme d’autres propriétaires d’entreprise, vous trouvez peut-être difficile de bien gérer vos stocks. C’est d’ailleurs l’un des pires casse-têtes pour nombre d’entreprises: avoir un nombre suffisant de produits en stock pour répondre aux besoins de production et à la demande de la clientèle , tout en évitant des surplus qui immobiliseraient trop de liquidités.
Cela se complique encore davantage lorsqu’on ne sait pas précisément ce que l’on a en stock.
Voici quelques conseils à suivre et pièges à éviter pour une gestion efficace de vos stocks.
Conseils à suivre
1. Surveillez vos stocks
Une bonne gestion des stocks commence par un suivi efficace de vos produits. En d’autres termes, vous devez disposer d’un système fiable pour enregistrer le niveau de vos stocks ainsi que le lieu d’entreposage et la date de réception de chaque produit. Pour vérifier l’exactitude de vos données, vous devez procéder, à intervalles réguliers, à un inventaire physique des produits que vous avez réellement en stock.
La plupart des entreprises finissent par se tourner vers un logiciel de gestion des stocks afin d’assurer le suivi des articles aux étapes de l’achat, de la réception, des processus de production et des ventes. Les systèmes de gestion de l’entrepôt constituent une technologie connexe qui permet de faire le suivi de toutes les opérations relatives aux stocks, de la réception à l’expédition, en passant par la préparation.
Ces technologies vous indiqueront ce que vous avez en stock, ce qui a été vendu ou envoyé en production, et ce qui a été commandé. Elles s’intègrent également à d’autres systèmes, y compris à des logiciels de comptabilité et de point de vente, afin d’offrir une perspective en temps réel aux équipes de vente, de production et de finances.
2. Évaluez le rendement
Il est important d’évaluer périodiquement l’efficacité de votre gestion des stocks. Choisissez les indicateurs de rendement qui sont les plus pertinents pour votre entreprise.
Les indicateurs de rendement clés (IRC) des stocks les plus commun mesurent différents secteurs prioritaires:
- le niveau de service
- les niveaux de stocks
- l’exactitude des stocks.
Nous suggérons généralement de surveiller au moins un IRC pour chaque secteur prioritaire afin d’assurer un juste équilibre entre les efforts déployés.
IRC communs de la gestion des stocks
Niveau de service
Le ratio du taux de remplissage mesure le pourcentage des commandes des clients qui ont été exécutées au cours d’une période donnée avec des stocks disponibles, sans commandes en attente, sans ruptures de stock ou sans ventes perdues.
Taux de remplissage
Commandes expédiées en entier
Commandes passées par les clients
ou
Le ratio du niveau de service mesure le pourcentage auquel les objectifs définis du niveau de service à la clientèle sont atteints.
Niveau de service
Demande à laquelle vous avez répondu à temps
Demande totale
Niveau des stocks
Le ratio de rotation des stocks mesure le nombre de fois que les stocks réalisent une rotation (sont vendus et remplacés) au cours d’une année.
Rotation des stocks
Coût des produits vendus
Valeur moyenne des stocks
ou
Le nombre de jours de conservation des stocks mesure l’efficacité de la gestion de vos stocks et aide à coordonner les équipes d’achat, de production et de vente.
Durée de conservation des stocks
Valeur moyenne des stocks
Coût des produits vendus
X 365
Précision des stocks
Le ratio de précision des stocks mesure la précision des données relatives aux stocks en comparant les stocks réels sur les tablettes avec ce qui est enregistré dans votre base de données.
Précision des stocks
Dénombrement réel des stocks
Dénombrement enregistré des stocks
ou
Le ratio d’utilisation de l’espace d’entreposage constitue un autre ratio couramment utilisé qui mesure l’efficacité avec laquelle vous utilisez la capacité de votre entrepôt ainsi que l’espace qu’il vous reste pour l’entreposage.
Utilisation de l’espace d’entreposage
Espace utilisé
Espace total disponible
3. Adaptez votre gestion des stocks aux autres processus
Lorsque vous commandez de nouveaux articles, tenez compte de la demande, des prévisions des ventes, des facteurs financiers, de vos besoins de production et de vos capacités de distribution.
Des entreprises commandent parfois un chargement complet de produits offerts à rabais sans tenir compte des coûts d’entreposage ou de la possibilité que les produits arrivent à expiration avant d’avoir pu être utilisés.
Vous voudrez peut-être adopter un processus de planification industrielle et commerciale (SOP). Il s’agit d’une méthode structurée de coordination des activités de l’entreprise, englobant la gestion des stocks. Vous pouvez acheter des logiciels spécialisés pour vous aider à organiser ce processus.
Pièges à éviter
1. Se servir des stocks comme solution temporaire
N’utilisez pas les stocks comme solution temporaire à vos problèmes opérationnels ou d’approvisionnement. Demandez-vous plutôt pourquoi vous avez autant de produits en stock et cherchez des solutions à vos problèmes.
Par exemple, si vous finissez toujours par avoir beaucoup de stocks tampons, cherchez à savoir si c’est en raison de délais d’approvisionnement trop longs ou de problèmes de livraison. Ou bien ces stocks vous servent-ils à compenser de fréquents retards de production?
Régler ces problèmes vous permettra de réduire la quantité de stocks dont vous avez besoin et vous permettra de réaliser des économies. Il existe des spécialistes en efficacité opérationnelle qui peuvent vous aider à améliorer vos processus et à éliminer le gaspillage.
2. Éliminer les stocks sans planification
Si vous avez beaucoup de stocks excédentaires ou d’articles de fin de série qui prennent la poussière, vous pouvez prendre la décision de vous en débarrasser ou de les écouler. Pour minimiser les pertes financières, établissez un plan d’action.
D’abord, déterminez ce que vous considérez comme étant des stocks excédentaires et à quel moment il est nécessaire d’arrêter la commercialisation d’un produit. Ensuite, dressez la liste des produits dont vous devez vous départir. Finalement, définissez les méthodes à employer pour la gestion des stocks excédentaires ou vieillissants. Plusieurs possibilités s’offrent à vous:
- demander si vous pouvez retourner les produits;
- offrir des primes d’encouragement à vos représentantes et représentants pour les vendre;
- les liquider;
- en faire don;
- les détruire.
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