Quand les chaînes d'approvisionnement font déborder la tasse

Jen et Wes Farnell, de Eight Ounce Coffee, étaient ravis de trouver des moyens d’économiser dans leur entrepôt.

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Jennifer and Wes Farnell - Co-owners of Eight Ounce Coffee

Wes Farnell et Jennifer (Jen) Farnell, copropriétaires, Eight Ounce Coffee

Jennifer (Jen) et Wes Farnell avaient passé des années à travailler dans des sociétés au Royaume-Uni, mais voulaient avoir la liberté de prendre leurs propres décisions et ne pas être des rouages dans une machine. À Londres, l’une de leurs activités de fin de semaine préférées consistait à se plonger dans la culture des cafés de la ville.

De retour à Calgary en 2011, Jen et Wes se sont mis en tête d’ouvrir un nouveau café. Toutefois, le couple a rapidement remarqué qu’une grande partie de l’équipement en vente dans les cafés de Londres ne pouvait pas être achetée au Canada. Jen et Wes avaient l’intuition que les personnes ayant une passion pour le café, de plus en plus nombreuses, auraient bientôt soif de tous ces nouveaux produits qui moulent, infusent, font mousser et filtrent.

«Nous savions qu’il existait une occasion d’affaires et nous voulions rendre l’accès à ces produits plus facile pour les cafés et les entreprises de torréfaction», affirme Wes, originaire d’Angleterre. Il avait auparavant travaillé dans le domaine de la finance au sein de Barclays et, avant cela, de Starbucks, où il s’occupait d’ouvrir des magasins et de résoudre des problèmes.

«Les personnes ayant une passion pour le café et les propriétaires de cafés avaient entendu parler de tous ces produits, mais ne pouvaient pas vraiment les obtenir au Canada», explique Jen, qui travaillait auparavant dans le domaine du développement Web à la BBC.

Le couple a modifié son projet de café et a lancé une plateforme en ligne afin de vendre les nouveaux équipements pour le café, qui gagnaient en popularité. La nouvelle entreprise s’appelle Eight Ounce Coffee.

L’intuition de Jen et Wes a été bonne. Aujourd’hui, Eight Ounce Coffee détient des accords de distribution exclusifs au Canada auprès de 37 entreprises internationales de fabrication d’équipement pour le café, ainsi que certains droits sur le territoire des États-Unis. L’entreprise est également la plus grande revendeuse d’AeroPress, la populaire cafetière à immersion, au Canada.

Les chaînes d’approvisionnement causent des ennuis

Les avantages de la gestion d’une entreprise étaient évidents au début, lorsque les activités se déroulaient à domicile et que les marchandises étaient livrées depuis le coffre d’une voiture. Cependant, à mesure que l’entreprise prenait de l’expansion (elle employait plus de 40 personnes en 2022), le couple a commencé à ressentir une pression concernant la logistique, l’augmentation du coût des fournitures et les maillons faibles dans les chaînes d’approvisionnement. L’entrepôt d’expédition était un élément particulièrement problématique.

Jen et Wes, qui n’avait aucune expérience en optimisation d’entrepôt, se rappellent de leur désarroi quant à la manière d’améliorer leurs délais de traitement. «Nous sommes arrivés à un point où nous déléguions de plus en plus de personnes à la résolution du problème, dit Jen. Nous étions constamment en retard, et notre service d’expédition ne pouvait pas suivre le rythme.»

Nous étions constamment en retard, et notre service d’expédition ne pouvait pas suivre le rythme.

Elle et Wes plaisantent en disant que la désignation rouge qu’ils utilisaient pour une commande en retard perdait sa signification et devenait simplement une couleur.

Le couple s’est finalement tourné vers BDC Services-conseils pour l’aider à éliminer les manques d’efficacité et à améliorer l’organisation de ses activités.

«Nous avons dû faire appel à des spécialistes parce que nous avions atteint la limite de ce que nous pouvions faire par nous-mêmes», dit Wes.

L’entrepôt a été organisé par fréquence au lieu d’être organisé par marque

Wes, Jen et leur équipe de spécialistes de BDC ont commencé par se concentrer sur une carte thermique, qui illustrait les endroits les plus actifs de l’entrepôt.

«Nous avions tout regroupé par marque», se souvient Wes, qui explique que les personnes chargées de la préparation des commandes marchaient jusqu’au bout de l’entrepôt pour récupérer un article d’une marque donnée située au fond.

La carte thermique a permis de corriger cela en indiquant les produits les plus populaires, qui pouvaient alors être placés près du poste d’emballage.

«Nous avions hésité à le faire. Nous avons dû changer notre mentalité», déclare Jen.

«Le trajet est beaucoup plus court pour aller chercher les choses que nous devons constamment aller chercher», ajoute Wes.

Coffee grinders

Des exemples ont aidé les gens à accepter le changement

Un autre problème dans l’entrepôt était la répartition des tâches. Avant, une personne devait aller chercher un article commandé, l’étiqueter et l’emballer.

Les conseillères et conseillers de BDC ont constaté qu’il était possible de gagner du temps en séparant la préparation et l’emballage, tout en effectuant une rotation des postes pour éviter l’ennui.

«Ainsi, vous pouvez préparer les produits toute la matinée, puis les emballer l’après-midi, explique Wes. Votre séquence de travail n’est pas constamment interrompue. Vous faites juste quelque chose en continu. Cela a vraiment simplifié les choses.»

Les délais de livraison de nos commandes de gros plus importantes pouvaient atteindre trois semaines. Désormais, les commandes sont expédiées dans les 48 heures. 

Jen dit qu’au début, les personnes chargées de ces tâches étaient sceptiques. «Une personne de l’extérieur venait leur dire comment les choses devaient être faites.» Cependant, elle affirme que les preuves vidéo et les résultats en matière de délais fournis par BDC ont contribué à changer cette situation. «Dès que nous avons pu prouver que c’était plus rapide et voir combien de commandes supplémentaires nous pouvions effectuer en une journée, tout le monde s’est rallié.»

Wes Farnell - Co-owner of Eight Ounce Coffee

Contrôler ce qu’on peut contrôler

Au cours des deux dernières années mouvementées, Wes et Jen ont fini par accepter que les problèmes extérieurs, comme le prix d’un conteneur d’expédition, sont difficiles à contrôler. Le couple a choisi de concentrer ses efforts sur les éléments qu’il peut contrôler et a donc pu réaliser des économies importantes en améliorant l’efficacité de son entrepôt.

De plus, le couple dit que les équipements pour le café parviennent désormais plus rapidement à la clientèle.

«Les délais de livraison de nos commandes de gros plus importantes pouvaient atteindre trois semaines. Aujourd’hui, les commandes sont expédiées dans les 48 heures», affirme Wes.

Il en va de même pour les commandes de la clientèle de détail, qu’il fallait au moins une semaine pour remplir. «Nous expédions maintenant dans un délai maximal de 24 heures», ajoute-t-il.

La capacité de l’entreprise a également augmenté. Auparavant, le nombre moyen de commandes expédiées se situait entre 40 et 70 par jour. Aujourd’hui, il se situe entre 150 et 250, et l’entreprise est capable d’expédier jusqu’à 450 commandes.

Jen et Wes ont créé le nom Eight Ounce Coffee en rappel de la taille d’un café permettant d’obtenir un équilibre parfait entre l’expresso et le lait. En se concentrant sur l’amélioration de son efficacité, l’entreprise a également trouvé un équilibre; elle est arrivée aux meilleurs délais de livraison et à la bonne quantité de stocks afin de fournir l’équipement le plus récent aux personnes qui partagent la passion du couple pour le café parfait.