5 étapes pour optimiser la gestion des stocks
Vos stocks constituent probablement l’un des actifs les plus importants de votre entreprise. Ils peuvent aussi constituer l’un de ses gouffres financiers les plus importants… et les plus négligés.
Si on tient compte, entre autres, des frais relatifs à l’espace de stockage et au personnel de l’entrepôt, les coûts d’entreposage peuvent représenter jusqu’à 30 % ou 40 % du prix d’achat d’un article. De plus, ce calcul ne tient pas compte du coût d’opportunité relatif au capital improductif.
«Cela surprend souvent les gens», explique Glenn Yonemitsu, qui travaille dans le cadre du Programme direction croissance de BDC à titre de directeur général des conseillères exécutives et conseillers exécutifs de l’Ontario. Ce programme sert à donner aux entreprises à impact élevé des conseils en matière de croissance.
«Les stocks représentent de l’argent qui ne peut pas être utilisé ailleurs. Leur acquisition nécessite une ressource rare. Trop de propriétaires d’entreprise ne tiennent pas compte des sommes à consacrer à la gestion de stocks. Pour renouveler leurs stocks, elles et ils se fient simplement à leur instinct.»
Heureusement, l’optimisation de la gestion des stocks peut permettre de réduire énormément les coûts. Selon Glenn Yonemitsu, il suffit de suivre les cinq étapes suivantes.
1. Engagez la bonne personne responsable
Pour la gestion des stocks, il est essentiel de faire appel à la bonne personne. Il arrive trop souvent que cette tâche d’une importance vitale soit reléguée à une personne dont la formation laisse à désirer ou qui ne met pas l’accent sur la réduction des coûts.
Si, par exemple, une vendeuse ou un vendeur a la tâche de renouveler les stocks, elle ou il veillera probablement à ce que l’entreprise ne se trouve jamais en rupture de stock. Les coûts pourraient devenir secondaires et votre entreprise pourrait accumuler trop de stocks.
«La plupart des gens qui sont responsables des commandes ne se rendent pas compte des coûts que cela représente, explique Glenn Yonemitsu. Dans plusieurs entreprises, personne ne s’intéresse à la gestion des stocks. L’idéal, pour de nombreuses entreprises, c’est que la personne responsable de la gestion des stocks soit en mesure de trouver un point d’équilibre entre la nécessité d’avoir des produits en stock pour servir la clientèle et les coûts relatifs à l’entreposage.»
2. Déterminez le niveau de service
Déterminez ensuite le niveau de service que vous souhaitez offrir pour différents articles conservés en stock. Le produit doit-il être disponible immédiatement ou la livraison peut-elle attendre? Chaque produit peut être associé à un niveau de service différent. Pour chaque produit, déterminez également les éléments suivants:
- La marge
- Les coûts d’entreposage (espace d’entreposage, services publics, assurances, freinte, financement, personnel de l’entrepôt, inventaires, obsolescence)
- Les frais relatifs aux commandes (expédition, rabais, tarifs, approvisionnement, administration, biens endommagés)
- Le coût de rupture de stock (coût potentiel relatif aux ventes non effectuées à cause d’une rupture de stock)
- Le délai de renouvellement des stocks
Utilisez ces renseignements pour mieux planifier le renouvellement des stocks et déterminer si la marge relative à chaque produit justifie ses coûts d’entreposage. Votre objectif est de trouver un point d’équilibre entre le niveau de service que vous souhaitez offrir et vos objectifs financiers.
Les stocks représentent de l’argent qui ne peut être utilisé ailleurs. Leur acquisition nécessite une ressource rare.
Glenn Yonemitsu
Directeur général, conseillers exécutifs, Entreprises à impact élevé, BDC
3. Classez vos stocks
Les gestionnaires de stocks parlent souvent de la règle des 80/20, selon laquelle en général, 80 pour cent des ventes d’une entreprise proviennent de 20 pour cent de ses produits. En d’autres termes, la plus grande part de l’espace d’entreposage est occupée par des articles qui ne se vendent pas beaucoup.
Que faire? Examinez vos stocks et classez tous les articles en fonction des ventes effectuées en un an ou au cours d’une autre période de référence. La méthode de l’analyse ABC permet de classer facilement les stocks:
- Catégorie A – articles que vous devez absolument toujours avoir en stock
- Catégorie B – articles qui se vendent peu, mais que vous devez tout de même avoir en stock
- Catégorie C – articles qui se vendent peu, dont le coût d’entreposage est élevé et que vous n’avez pas besoin de conserver en stock
Cherchez maintenant des moyens de réduire vos stocks. «Votre objectif, c’est que 80 % de vos stocks soient constitués d’articles de catégorie A», explique Glenn Yonemitsu.
Le prix des articles de catégorie B doit, de façon générale, permettre de dégager une marge supérieure (on peut, par exemple, établir leur prix en fonction de la vitesse de rotation des stocks) pour faire en sorte que les profits couvrent les frais d’entreposage. Les articles de catégorie C ne devraient pas êtes conservés en stock. Vous pouvez offrir ces articles en livraison différée ou proposer à votre clientèle des produits de substitution.
4. Choisissez un système de gestion des stocks
La méthode mini-maxi est l’une des plus simples pour gérer les stocks. Vous établissez la quantité maximale et la quantité minimale d’articles qu’il vous faut et vous renouvelez vos stocks en fonction de ces critères. Vous pouvez, par exemple, établir un maximum de 10 articles et un minimum de deux, et renouveler vos stocks lorsque vous n’avez plus que trois articles pour tenir compte du délai d’une semaine nécessaire au renouvellement.
De nombreuses entreprises, particulièrement les plus petites, établissent des quantités minimales et maximales pour tous les articles qu’elles ont en stock. On qualifie ce type de système de «statique», car les quantités ne varient pas.
«Les techniques statiques de gestion des stocks peuvent causer beaucoup d’ennuis», souligne Glenn Yonemitsu.
Certaines entreprises renouvellent leurs stocks en fonction des ristournes relatives à la quantité commandée, sans tenir compte de leurs coûts d’entreposage. «Vous pouvez penser faire une bonne affaire en achetant de grandes quantités d’articles pour profiter de ristournes, mais vous pourriez finir par entreposer ces articles pendant fort longtemps», ajoute-t-il.
Il conseille plutôt à sa clientèle d’utiliser un système dynamique pour gérer leurs stocks. Lorsqu’on utilise un système dynamique, la quantité d’articles commandés et le moment où les commandes sont effectuées varient, pour chaque produit, en fonction de son volume de vente, du délai de renouvellement des stocks et du niveau de stock sécuritaire (une marge de manœuvre qui vous aide à ne pas tomber en rupture de stock).
5. Utilisez un logiciel
Pour bien gérer les stocks, il est essentiel d’utiliser un logiciel. On peut utiliser n’importe quoi, d’une simple feuille de calcul Excel à un logiciel de comptabilité, un système de planification des ressources de l’entreprise ou un logiciel de planification des besoins en matériaux. «Le fait de ne pas utiliser un logiciel pourrait vous coûter très cher», affirme Glenn Yonemitsu.
Il est aussi important de personnaliser votre logiciel en fonction des besoins particuliers de votre entreprise. «Il arrive souvent que les entreprises ne sachent pas comment programmer leur logiciel, poursuit l’expert. Elles n’utilisent qu’une petite partie des capacités de celui-ci.»