Stocks
Les stocks représentent souvent l’un des actifs les plus précieux d’une entreprise. Ils sont constitués d’articles à différents stades de la production, de produits finis et de fournitures utilisées pour soutenir les opérations.
La gestion des stocks est essentielle pour la satisfaction de la clientèle et le bon déroulement de la production. «Vous devez avoir suffisamment de stocks pour être en mesure d’offrir ce que vous avez promis à votre clientèle», explique Patrick Choquette, conseiller principal d’affaires, BDC Services-conseils, qui conseille les propriétaires d’entreprises en matière d’efficacité opérationnelle.
Toutefois, le maintien des stocks revient cher, le montant des coûts annuels de possession représentant 20 à 30 % de leur valeur. «Vous ne devez pas avoir de stocks excédentaires de quelque nature que ce soit sur vos étagères, déclare Éric Trudeau, CPA, conseiller d’affaires principal, BDC Services-conseils. Le maintien d’un million de dollars de stocks excédentaires vous coûtera à lui seul de 200 000 $ à 300 000 $ par année.»
Les meilleurs stocks sont ceux que vous n’avez pas. Si vous avez vraiment besoin de garder certains articles en stock, moins vous en avez, mieux c’est.
Éric Trudeau
Conseiller d’affaires principal, BDC Services-conseils
Quels sont les quatre principaux types de stocks?
Les quatre principaux types de stocks se classent en deux grandes catégories. La première catégorie englobe les articles nécessaires à différents stades de la production:
1) Matières premières – Articles qui feront partie du produit final. Les matières premières comprennent les produits qui requièrent un traitement supplémentaire (comme l’acier et les produits chimiques) et les produits finis (tels que les boucles, le matériel d’expédition).
2) Produits en cours – Articles partiellement achevés qui sont en cours de production.
3) Produits finis – Articles qui ont atteint un stade d’achèvement définitif dans le cycle de production, mais qui ne sont pas encore vendus.
La deuxième catégorie de stocks couvre les biens qui sont utilisés dans le processus de production:
4) Fournitures pour l’entretien, la réparation et le fonctionnement – Biens utilisés pour appuyer tout processus opérationnel, par exemple les lubrifiants, les fournitures de bureau et l’équipement de protection.
Dans chacun de ces quatre types d’articles, on trouve une certaine quantité d’articles, qu’on appelle également «stock en stagnation», pour lesquels il n’existe aucune demande. Il s’agit de biens qui ne peuvent pas être vendus ou qui ne sont pas nécessaires à la production, mais qui figurent tout de même au bilan et se trouvent dans l’atelier de production (ou sur les étagères).
Prévoir la demande avec un certain niveau de précision est essentiel à une bonne gestion des stocks.
Éric Trudeau
Conseiller d’affaires principal, BDC Services-conseils
Comment gérer les stocks
Une gestion optimale des stocks vous permet de maintenir les stocks, et donc les coûts de possession, au minimum, tout en atteignant les niveaux de service souhaités et en répondant aux besoins de production.
«Les meilleurs stocks sont ceux que vous n’avez pas, déclare Éric Trudeau. Si vous avez vraiment besoin de garder certains articles en stock, moins vous en avez, mieux c’est. Il n’y a aucun risque ou coût lié à l’absence de stocks, surtout si vous pouvez obtenir des articles suffisamment rapidement auprès des fournisseuses et fournisseurs pour ne manquer aucune occasion.»
Voici cinq étapes qui vous aideront à gérer judicieusement vos stocks:
1. Établissez un processus de responsabilisation
Désignez une personne chargée de gérer les stocks. Cette personne devrait avoir les responsabilités suivantes:
- veiller à ce que les stocks soient maintenus à des niveaux optimaux pour atteindre vos objectifs en matière de production et de niveaux de service
- mettre en place de bons contrôles des niveaux de stocks pour s’assurer que les stocks sont correctement consignés et protéger l’entreprise contre les pertes
- tenir des réunions régulières avec vos équipes de vente, de marketing, de production et de finances pour examiner les niveaux de stocks, le réapprovisionnement, les prévisions des ventes et les besoins opérationnels
- définir des indicateurs de rendement clé, en faire le suivi et en rendre compte pour assurer l’amélioration continue de la gestion des stocks
2. Établissez vos objectifs et déterminez vos niveaux de service
Assurez-vous de disposer d’un modèle d’affaires correctement défini et de bien comprendre vos objectifs, votre clientèle et votre proposition de valeur. Vous pourrez ainsi déterminer les niveaux de service pour les différents segments de clientèle. Le produit doit-il être disponible immédiatement, ou la livraison peut-elle attendre?
«Vous devez d’abord déterminer ce que vous voulez accomplir auprès de votre clientèle, affirme Éric Trudeau. Vous pourrez alors mettre en place le processus approprié pour la servir correctement et efficacement.»
Revoyez régulièrement vos objectifs et niveaux de service avec votre équipe pour vous assurer qu’ils sont en phase avec l’évolution des circonstances.
Une petite amélioration de votre niveau de service peut représenter une forte augmentation des coûts
Les entreprises doivent souvent faire un compromis entre le niveau de service et le coût des stocks.
3. Classez vos stocks
Ensuite, classez tous les articles en stock en fonction de leur ratio de rotation et de la valeur qu’ils représentent pour votre entreprise. «Il est important de comprendre la façon dont les stocks sont vendus ou utilisés afin de pouvoir les gérer correctement», explique Éric Trudeau.
La méthode de l’analyse ABC est une approche courante de classement des stocks:
- Catégorie A: articles associés à un ratio de rotation élevé, qui génèrent de bonnes marges et que vous devez absolument avoir toujours en stock.
- Catégorie B: articles qui se vendent peu, mais que vous devez tout de même avoir en stock.
- Catégorie C: articles qui se vendent peu, que vous pouvez entreposer en petites quantités ou offrir uniquement à la demande.
Il est important de mettre régulièrement vos catégories à jour. Il se peut que vous deviez changer un article de catégorie en fonction de l’évolution des tendances d’achat et de la conjoncture. «Ce n’est pas parce que vous avez vendu 1 000 unités par jour que vous allez continuer ainsi», indique Patrick Choquette.
Exemple d’une analyse ABC pour déterminer l’utilisation des stocks
4. Choisissez un système de gestion des stocks
À ce stade-là, il ne vous reste plus qu’à mettre en place un système de gestion des stocks. Vous devez établir la quantité maximale et la quantité minimale pour chaque article que vous avez en stock, puis créer un plan de renouvellement.
«Pour chaque article, vos stocks minimums doivent être fondés sur la quantité que vous vendez ou que votre équipe utilise pour la production, explique Éric Trudeau. En connaissant la catégorie de chaque UGS (unité de gestion de stock), vous pouvez mieux planifier votre nouveau système.»
Pour déterminer les niveaux appropriés pour chaque article, il faut également tenir compte de ce qui suit:
- coûts d’entreposage de l’article (p. ex. espace d’entreposage, services publics, assurance, freinte, financement, obsolescence)
- frais relatifs aux commandes (p. ex. expédition, tarifs, approvisionnement)
- coût de rupture de stock (coût potentiel relatif aux ventes non effectuées ou à un retard de production à cause d’une rupture de stock)
- délai de renouvellement des stocks
Les prévisions des ventes sont un autre élément crucial à prendre en compte pour savoir quelle quantité des différents articles vous devez commander. «Prévoir la demande avec un certain degré de précision est la clé d’une bonne gestion des stocks, ajoute Éric Trudeau. Sans cela, vous risquez d’avoir une grande quantité de stocks en stagnation qui immobilisera beaucoup d’argent. Il est très important que les prévisions soient établies aussi précisément que possible et revues fréquemment.»
Il arrive souvent que les gens des différents services travaillent chacun de leur côté, alors qu’ils doivent tous avoir leur mot à dire dans la gestion des stocks.
Patrick Choquette
Conseiller d’affaires principal, BDC Services-conseils
Il y a tant d’éléments à suivre qu’il sera judicieux d’investir dans la technologie numérique pour vous aider à gérer vos stocks. Les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) comprennent généralement un module de gestion des stocks. Vous pouvez également acheter un logiciel de gestion des stocks autonome.
Toutefois, aussi utiles que soient ces systèmes, vous ne devez pas vous contenter d’appliquer leurs recommandations d’achat ou de production sans procéder à une certaine analyse. «Il est important que vous fassiez vos propres prévisions et que vous teniez la discussion qui convient sur vos activités, conseille Patrick Choquette. Trop souvent, les gens suivent aveuglément les recommandations du système. Celui-ci doit être considéré comme étant un outil qui vous aide à prendre des décisions et non comme une machine de prise décisionnelle artificielle pour laquelle vous devenez un preneur d’ordres.»
Éric Trudeau ajoute qu’une autre erreur fréquente consiste à passer des commandes en gros juste pour obtenir les rabais correspondants, sans tenir compte des coûts d’entreposage supplémentaires. «Si vous obtenez une remise de 10 %, mais que vous devez conserver des stocks excédentaires pendant un an, vous perdez de l’argent.»
5. Établissez de solides mécanismes de contrôle des stocks
Il est important de mettre en place de solides mécanismes pour contrôler ce qui se trouve dans vos stocks. Il vous faut donc des systèmes qui connaissent vos stocks de façon fiable et précise et les protègent contre les pertes.
6. Optimisez vos efforts
L’optimisation de la gestion des stocks n’est pas une activité ponctuelle. C’est un processus continu. Patrick Choquette recommande aux équipes de se réunir au moins une fois par mois et idéalement toutes les semaines afin de passer en revue l’état des articles en transit, les éventuels retards d’expédition et les changements dans les prévisions des ventes.
«Il arrive souvent que, parmi les différents services, les gens travaillent en vase clos, alors qu’ils doivent tous avoir leur mot à dire dans la gestion des stocks», dit-il.
Le fait de tenir des discussions sur la gestion des stocks peut même inspirer des initiatives visant à améliorer les processus dans d’autres secteurs de votre entreprise. Par exemple, des initiatives d’amélioration des relations avec vos fournisseuses et fournisseurs ou de planification de la production peuvent vous permettre de conserver moins de matières premières ou de produits en cours. «Plus vos processus seront rigoureux, moins vous aurez besoin de stocker», mentionne Éric Trudeau.
Il est important d’utiliser des indicateurs de rendement clés (IRC) pour évaluer votre gestion des stocks et envisager une quelconque amélioration. Voici quelques indicateurs de rendement clés (IRC) des stocks les plus communs:
- ratio du niveau de service: le pourcentage de commandes de la clientèle exécutées à temps
- ratio de rotation des stocks: coût des marchandises vendues en tant que portion de la valeur moyenne des stocks au cours d’une période donnée
- ratio de précision des stocks: stock réel figurant à l’inventaire en tant que portion des quantités de stocks enregistrées
Les stocks sont-ils des actifs ou un passif?
En termes comptables, les stocks sont considérés comme des actifs. Dans le bilan, ils sont enregistrés comme des actifs à court terme parce que les entreprises les utilisent, les vendent ou s’en réapprovisionnent en moins de 12 mois.
Les stocks dans le bilan
N’oubliez pas que les stocks figurant au bilan peuvent être surévalués, car ils comprennent souvent des articles qui ont entretemps été démarqués ou radiés.
Qu’entend-on par «contrôle des stocks»?
Le contrôle des stocks nécessite l’utilisation de systèmes permettant de déterminer avec précision ce qui est en stock et de le protéger contre les dommages, le vol ou d’autres pertes.
«La plupart des entreprises présentent des écarts entre ce qui se trouve dans leur système et ce qui se trouve sur les étagères», affirme Éric Trudeau. Comme vous devez être en mesure de prendre des décisions basées sur des faits, il est essentiel que les chiffres relatifs aux stocks soient précis.»
Le contrôle des stocks nécessite de prendre les mesures suivantes:
1. Organisez physiquement vos stocks
Étiquetez ou marquez les articles en stock en utilisant des descriptions, une numérotation et des unités de mesure qui sont claires et cohérentes.
2. Créez un système d’enregistrement des stocks
Vous devez disposer d’un système d’enregistrement de vos stocks actuels et le mettre à jour régulièrement. Votre système devrait également ventiler les stocks par catégorie et indiquer à quel moment vous avez acheté chaque article, où il se trouve dans votre entrepôt et quand vous devriez en renouveler la commande.
Il est important de s’assurer que les transactions d’inventaire sont saisies dans le système de manière fiable et précise et en temps voulu.
Vous devez savoir où se trouvent tous les articles et en quelle quantité; cela réduira considérablement le temps perdu à les chercher.
3. Faites des prises d’inventaire régulières
Procédez régulièrement à un comptage physique de vos stocks afin de vous assurer que les quantités réelles correspondent à ce qui est enregistré dans votre système.
Un inventaire mensuel convient à la plupart des entreprises, mais certaines peuvent avoir besoin de le faire plus fréquemment, notamment pour les articles qui se vendent beaucoup. «Certaines entreprises peuvent compter les articles de catégorie A tous les jours, et les articles de catégorie B et C toutes les semaines», dit Patrick Choquette.
4. Protégez physiquement vos stocks
Les stocks étant l’un des actifs les plus précieux de votre entreprise, il est important de les maintenir en sécurité. Cela implique la mise en place de contrôles pour les protéger contre les risques suivants:
- vol
- mauvais emplacement
- endommagement pendant la manipulation ou le transport
- dommages causés par le feu, l’eau, les infestations, la chaleur, le froid et l’humidité
Vous devrez peut-être aussi tenir compte des risques que peuvent présenter certains types de stocks pour votre personnel, comme les produits chimiques et les objets lourds ou tranchants.
Qu’en est-il des stocks excédentaires?
Les stocks excédentaires, ou stocks en stagnation, peuvent accaparer beaucoup de capitaux et d’espace d’entreposage. «Les stocks en stagnation épuisent la trésorerie en raison de leurs coûts d’entreposage, faussent la valeur de l’entreprise et font manquer des occasions, car le capital est immobilisé et ne peut être utilisé pour d’autres activités qui génèrent des revenus», explique Patrick Choquette.
Que faire des stocks en stagnation? Voici les trois étapes à suivre:
1. Les repérer rapidement
Si vous passez régulièrement vos stocks en revue, vous repérerez sûrement les articles qui stagnent. Déterminez combien de temps les différents articles peuvent rester sur les étagères avant d’être considérés comme étant des stocks en stagnation.
2. Élaborer une stratégie de liquidation
Trouvez des moyens de tirer de l’argent ou des bénéfices des stocks en stagnation. Vous pouvez les vendre à votre clientèle ou aux membres de votre personnel à un prix réduit, encourager le personnel de vente à les vendre en lui offrant des incitatifs supplémentaires, ou les donner à une œuvre de bienfaisance ou au personnel en guise d’avantage.
3. S’attaquer aux causes
Cherchez à savoir pourquoi vous avez ces stocks en stagnation. «Recherchez les causes profondes, conseille Éric Trudeau. Peut-être qu’un processus n’a pas été suivi ou aurait dû être créé, ou encore que quelqu’un n’a pas reçu la formation adéquate. Il se pourrait aussi que le marché ait évolué. Plus vos prévisions seront précises, plus vite vous repérerez les stocks excédentaires que et mieux vous serez en mesure de les liquider.»
En quoi les stocks sont-ils liés à la gestion de la chaîne d’approvisionnement?
La gestion des stocks et la gestion des chaînes d’approvisionnement sont étroitement liées. Si votre chaîne d’approvisionnement est souple et fiable, vous aurez probablement moins de stocks sans que les niveaux de service en soient compromis. «Si vos processus sont en phase, vous pouvez minimiser la quantité de stocks dont vous avez besoin», explique Patrick Choquette.
Éric Trudeau ajoute: «La gestion de votre chaîne d’approvisionnement est le premier élément sur lequel vous devriez travailler pour vous assurer que vous n’avez pas de stocks excédentaires, avant même de parler de gestion ou de contrôle des stocks.»
Il recommande également d’avoir plus d’une fournisseuse ou d’un fournisseur, surtout pour les UGS essentielles.
Comment optimiser votre entrepôt?
Votre entrepôt doit être organisé de manière à minimiser les déplacements des personnes, de l’équipement et du matériel. Cela vous évitera de gaspiller du temps et des efforts.
Une ou un spécialiste en efficacité peut vous aider à réorganiser vos installations pour en optimiser l’aménagement. Cela consiste généralement à dresser un plan de vos installations, et à rationaliser les flux de personnes, de produits et d’informations.
Par exemple, dans un entrepôt optimisé, les articles qui se vendent beaucoup devraient être facilement accessibles. «Pour bien organiser un entrepôt, vous devez savoir exactement ce que vous vendez, explique Éric Trudeau. Les articles qui se vendent le plus doivent être à l’avant plutôt que quelque part au fond ou sur une étagère en hauteur.»
Comment calculer la valeur moyenne des stocks?
La valeur moyenne des stocks est calculée sur une période comptable selon la formule suivante:
Prochaine étape
Découvrez comment définir des indicateurs de rendement clés (IRC) et vous assurer que vous avez toujours la bonne quantité de stocks à votre disposition en téléchargeant le guide gratuit intitulé Comment gérer les stocks de votre entreprise.