Logiciels d’approvisionnement numérique: 4 façons de rehausser l’efficacité et d’économiser de l’argent

Beaucoup d’entreprises en développement continuent d’utiliser des outils lents et inefficaces comme des documents papier, des courriels et des tableurs pour gérer leurs achats. Cela peut entraîner de graves problèmes, comme des surplus ou des insuffisances de stocks, des occasions manquées de réduire les coûts et des inefficiences frustrantes.

Il est préférable d’utiliser un logiciel d’approvisionnement numérique qui peut vous aider à gérer efficacement vos achats.

«Si vous ne gérez pas correctement votre système d’approvisionnement, les renseignements ne sont pas visibles pour les autres membres de l’entreprise qui en ont besoin», dit Jonathan Pastrikos, conseiller d’affaires principal à BDC.

Selon votre secteur d’activité, il existe une variété de systèmes infonuagiques permettant de planifier, de suivre et de gérer efficacement vos activités d’achat.

Jonathan Pastrikos, qui conseille les propriétaires d’entreprise sur les stratégies technologiques et le choix de systèmes dans la région de Toronto, a déterminé que l’approvisionnement numérique présente quatre façons de simplifier vos activités d’achat et de vous permettre d’économiser.

1. Gérer vos stocks

Lorsque vous songez à acheter des marchandises, la première chose à faire est de déterminer ce que vous avez en stock, les quantités engagées pour remplir des commandes, ainsi que les quantités commandées et (ou) en cours de route.

Un logiciel de gestion des stocks vous permet de faire tout cela et plus encore. Il vous donne la possibilité de suivre les quantités en stock à mesure que les marchandises sont reçues, stockées et utilisées. Les renseignements peuvent être saisis plus rapidement et plus efficacement à l’aide d’un scanner ou d’un téléphone intelligent doté d’une fonction de lecture de codes à barres, de la technologie CCP (communication en champ proche) ou de la technologie IRF (identification par radiofréquence). Un tel logiciel peut aussi être intégré à votre système de comptabilité afin de produire des rapports financiers en temps opportun.

«Lorsque tout est entré dans le système, celui-ci possède maintenant les données requises pour produire de l’information et éclairer les décisions», ajoute Jonathan Pastrikos.

2. Planifier vos achats

Une mauvaise planification des achats peut entraîner des stocks excédentaires, ou pire encore, des insuffisances de stocks qui retardent la production et l’exécution des commandes, ce qui frustre votre clientèle et nuit considérablement à vos activités. Les entreprises de fabrication qui suivent la méthode de gestion des stocks «juste-à-temps» sont celles qui sont le plus durement touchées par une mauvaise planification des achats.

Les systèmes d’approvisionnement numérique peuvent faire des suggestions d’achat basées sur les quantités en stock, sur des quantités minimales et maximales prédéfinies, sur les commandes déjà passées et même sur des prévisions de la demande des clientes et clients. Un tel système peut aussi analyser les données historiques pour ajuster vos activités d’achat en fonction de la variation de la demande d’une saison à l’autre et d’autres variables.

Par contre, les renseignements produits ne sont que des suggestions. Vous pourriez savoir des choses que votre logiciel ne sait pas, et qui vous poussent à prendre des décisions d’achat différentes. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de plus de fournitures pour une promotion spéciale, ou savoir que la livraison d’un certain produit prendra quatre semaines, car il provient d’un pays éloigné. Mais, au moins, les activités d’achat suivent un plan défini.

3. Gérer vos fournisseuses et fournisseurs

Les systèmes de gestion de fournisseuses et fournisseurs vous permettent de suivre les interactions avec les fournisseuses et fournisseurs, y compris les évaluations, les contrats, les prix et le rendement.

Un bon suivi vous permet de cerner qui sont les fournisseuses et fournisseurs de talent, de fournir de la rétroaction sur le rendement et de demander des ristournes basées sur le volume, entre autres avantages.

«Vous pouvez suivre l’historique des achats, la ponctualité des livraisons, ainsi que la qualité des marchandises reçues, dit Jonathan Pastrikos. C’est ce genre de mesures que vous voulez pour évaluer et gérer vos fournisseuses et fournisseurs.»

4. Effectuer vos achats

Vous connaissez vos quantités en stock, vous avez planifié vos achats et vous avez bien évalué vos fournisseuses et fournisseurs. Il est maintenant temps d’émettre des bons de commande pour les marchandises dont vous avez besoin.

Un système d’approvisionnement numérique fait le suivi de vos bons de commande, assure qu’ils sont envoyés à des fournisseuses et fournisseurs dont on a fait l’approbation, et facilite le processus d’autorisation. Lorsque les marchandises arrivent, les documents d’expédition peuvent être numérisés, les quantités et les prix peuvent être comparés avec ceux qui figurent sur le bon de commande pour s’assurer qu’ils concordent, la qualité est vérifiée et une confirmation de réception est produite.

«Votre service de comptabilité peut faire un rapprochement pour confirmer que vous avez reçu une facture d’une telle fournisseuse ou un tel fournisseur, que celle-ci correspond à tel bon de commande et à telle confirmation de réception, qu’il s’agit d’un achat autorisé, que vous avez reçu les bonnes quantités, que le prix figurant sur la facture est le bon et que, par conséquent, vous pouvez payer la facture.»

L’utilisation d’outils numériques pour optimiser vos activités d’achat peut présenter d’énormes avantages, mais Jonathan Pastrikos souligne que le rendement du système dépend de l’entrée rigoureuse de données par les membres de votre personnel. Pour ce faire, il faut communiquer avec votre personnel, le former, le surveiller et faire respecter les règles.

«C’est la clé pour tout système. Si vous ne lui donnez pas les bons renseignements, il ne peut pas les connaître.»