Comment tirer parti de vos relations avec vos fournisseuses et fournisseurs

La gestion des relations: un effort continu

Maintenir d’excellentes relations avec les fournisseuses et fournisseurs exige un effort à long terme soutenu, qui commence avec l’identification des quelques fournisseuses et fournisseurs essentiels qui contribuent à l’avantage concurrentiel de votre entreprise. Votre succès est lié au leur. Employez-vous à établir et à maintenir des partenariats avec ces parties prenantes.

Comment gérer la relation avec les fournisseuses et fournisseurs?

Ces quatre étapes vous aideront à nouer des liens plus solides:

1. Évaluez chaque fournisseuse et fournisseur

Assurez-vous que l’organisation constitue le meilleur choix pour votre entreprise et que ses produits ou services satisfont vos besoins.

Cette évaluation peut être faite à partir du modèle des 10 C, qui inventorie 10 critères pour évaluer les fournisseuses et fournisseurs:

• Les compétences: l’entreprise a-t-elle les compétences pour délivrer les services et produits que vous souhaitez obtenir?
• La capacité: peut-elle livrer le volume demandé à temps et est-elle capable de s’ajuster?
• L’engagement (commitment): peut-elle s’engager à respecter ses délais et à offrir la qualité des produits ou services à laquelle vous vous attendez?
• Le contrôle qualité: quels sont leurs processus et les pratiques de contrôle de qualité?
• Les finances (cash): l’entreprise a-t-elle les reins solides financièrement et peut-elle survivre à des périodes plus difficiles?
• Les coûts: les prix sont-ils compétitifs par rapport à ce qui se fait ailleurs?
• La constance: quelles sont les mesures mises en place afin de s’assurer que le produit ou le service délivré est toujours de la qualité désirée?
• La culture: est-ce que la fournisseuse ou le fournisseur possède une culture d’entreprise qui se rapproche de la vôtre?
• La responsabilité sociale (clean): l’entreprise est-elle conforme ou dépasse-t-elle vos attentes par rapport aux normes environnementales et éthiques en vigueur dans son secteur?
• La communication: quels sont les moyens de communication privilégiés de l’entreprise et y a-t-il quelqu’un à qui vous pouvez vous adresser dans des cas plus délicats ou urgents?

Pour vérifier ces critères concernant des fournisseuses ou des fournisseurs potentiels, n’hésitez pas à demander des preuves, à vous rendre à leurs installations ou à exiger des engagements par écrit. Vous pouvez également demander des références et consulter d’autres entreprises qui font déjà affaire avec cette fournisseuse ou ce fournisseur.

Pensez également à privilégier des entreprises locales. Cela augmentera vos chances de créer des liens plus étroits et facilitera le transport si elles doivent vous fournir des produits.

Pensez pendant ce processus de sélection ou d’évaluation à informer vos fournisseuses et fournisseurs de vos exigences et de vous assurer qu’elles ou ils sont en accord avec votre stratégie. En faisant des choix judicieux de fournisseuses ou fournisseurs dès le départ, vous mettez les chances de votre côté pour forger de meilleures relations.

2. Intégrez les fournisseuses et fournisseurs clés à votre entreprise

Apprenez leur fonctionnement et veillez à ce que vos systèmes respectifs–facturation, traitement des commandes et autres–soient parfaitement compatibles.

Pour que l’intégration soit optimale, il est conseillé d’établir un processus d’accueil et intégration pour les fournisseuses et fournisseurs. En prenant davantage connaissance de leurs pratiques, vous risquez d’avoir moins de surprises par rapport à des enjeux de sécurité ou de gouvernance par exemple.

Si vous devez partager des informations importantes avec des fournisseuses et fournisseurs, il est aussi recommandé de signer des clauses de confidentialité.

3. Collaborez pour améliorer la qualité de part et d’autre, résoudre les problèmes et développer des produits

Commencez à travailler ensemble pour accroître vos capacités respectives et adoptez des pratiques exemplaires.

Assurez-vous par exemple de payer à temps vos factures, notamment en les anticipant ou en les automatisant.

Vous pouvez également intégrer les fournisseuses ou fournisseurs clés à votre stratégie. Pour ce faire, commencez à les impliquer dans des décisions importantes de votre entreprise. Vous pourrez aussi voir quels objectifs vous partagez et comment vos valeurs communes peuvent vous permettre d’établir une stratégie collective.

Ce genre de comportement permettra à votre fournisseuse ou fournisseur d’établir un lien de confiance avec vous. Non seulement cette relation peut vous permettre d’obtenir certains traitements de faveur, mais elle pourrait vous amener à innover. La fournisseuse ou fournisseur pourrait partager une expertise ou des technologies que vous ne connaissiez pas. Vous pourrez atteindre des objectifs en commun et former un partenariat durable.

4. Mesurez constamment le rendement

Ayez régulièrement des discussions structurées pour aborder les questions de rendement. Planifiez à cet effet des rencontres avec votre fournisseuse ou fournisseur pour discuter de ce qui va bien et de ce qui pourrait être amélioré.

Assurez-vous à cette fin de disposer de canaux de communication qui vous permettent de partager votre évaluation de leur laisser l’occasion de s’exprimer et de partager leur vision de votre relation.

Plusieurs propriétaires d’entreprises ne savent pas comment évaluer le rendement de leur fournisseuse ou fournisseur ou ne prennent pas le temps de le faire. Pourtant, il peut être assez simple et rapide de le faire.

Le meilleur moyen de procéder est d’utiliser une grille avec des critères précis. Utilisez également des pointages (par exemple de 1 à 5 selon les performances de l’entreprise) pour chacun de ces critères. Prenez la peine de décrire au moins minimalement la signification de la notation.

Avec ce processus, vous pourrez comparer le rendement par rapport aux autres qui ont été effectués dans le passé. Vous montrez également à la fournisseuse ou au fournisseur que vous effectuez des suivis sérieux et systématiques et qu’autant les efforts que les relâchements sont remarqués.

Même si tout se passe bien avec vos partenaires, ce moment d’échange peut permettre de les rassurer par rapport à leurs services.

Le but ultime est de travailler en partenariat, dans l’intérêt des deux parties. Parfois, les entreprises sont axées sur le court terme et se contentent de demander des réductions de prix, au lieu d’adopter une pensée stratégique. Ce n’est pas gagnant à long terme.

5 choses à faire et à éviter dans vos relations avec les fournisseuses et fournisseurs

1. À FAIRE – Envisagez ces relations dans une perspective de prospérité partagée et de développement mutuel à long terme. Aidez-les à accroître leurs capacités techniques et de résolution de problèmes.

2. À FAIRE – Sachez exactement comment vos fournisseuses et fournisseurs clés travaillent. Familiarisez-vous avec leur fonctionnement et leur culture pour favoriser la confiance mutuelle et des partenariats solides.

3. À FAIRE – Évaluez périodiquement la performance des fournisseuses et fournisseurs clés au moyen de cartes de pointage et sondez régulièrement le marché pour trouver des solutions plus efficaces ou plus rentables. Nourrir des relations solides avec les fournisseuses et fournisseurs ne veut pas dire que vous ne pouvez pas chercher d’autres partenariats. Un logiciel de gestion des stocks peut vous aider à assurer un bon suivi.

4. À ÉVITER – Ne vous concentrez pas seulement sur les objectifs à court terme, comme la réduction des coûts. N’exigez pas des modalités de paiement déraisonnables ou d’assumer les coûts et les risques liés à la détention de la majeure partie de vos stocks.

5. À ÉVITER – N’éparpillez pas vos efforts. Réservez un traitement spécial à une poignée seulement de partenaires stratégiques clés. Au-delà, ce serait ingérable.