Unité de gestion de stock (UGS)

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Définition d'UGS (unité de gestion)

Une unité de gestion de stock est de code d'identification d'un produit. Les UGS uniques permettent aux personnes responsables de la vente de savoir ce qui est en stock et ce qui ne l'est pas, mais surtout, ce qui se vend.

Savez-vous quels sont les produits que vous avez en stock en ce moment? Sauriez-vous dire combien de t-shirts bleu marine à col ras du cou pour hommes, de taille petite, vous avez vendus le mois dernier? Savez-vous quels articles sont en vogue et lesquels doivent faire l’objet d’un rabais?

Pour analyser et améliorer vos ventes, vous devez bien évaluer l’état de vos stocks. Pour y arriver, vous avez besoin d’un système qui vous permet de déterminer tous les types d’articles que vous gardez en stock.

Qu’est-ce qu’une UGS?

«Une UGS est un code d’identification unique que vous attribuez à chaque article que vous vendez», explique Saibal Ray, directeur académique de la Bensadoun School of Retail Management de l’Université McGill.

Les entreprises attribuent généralement une UGS pour chaque marque, modèle, type, couleur et taille de produit. Vous pouvez également prendre en considération d’autres caractéristiques en fonction des produits que vous vendez.

«Chaque type de produit a son propre code UGS, dit-il. Tous les t-shirts blancs à manches trois quarts pour hommes, par exemple, auront un code UGS, tandis que les t-shirts bleus en auront un autre, et ainsi de suite, pour tout ce que vous vendez.»

Les consommateurs aiment la variété, mais tenir de nombreux articles en stock est également coûteux pour vous. Il est donc essentiel de trouver le nombre d’UGS qui permettra de maximiser vos revenus et vos profits.

Comment créer un code UGS?

«Il n’existe aucune méthode unique et fixe pour générer un code UGS», affirme le directeur académique. Selon lui, chaque entreprise a son propre système. Il existe néanmoins des meilleures pratiques à suivre lors de la création de vos propres codes UGS. Voici trois règles importantes à suivre:

1. Rendre le contenu lisible

Les codes UGS peuvent généralement être lus par des personnes, ce qui signifie que les membres du personnel doivent être en mesure de déterminer les caractéristiques du produit en lisant rapidement le code. Un détaillant de vêtements, par exemple, pourrait avoir un t-shirt blanc de petite taille fabriqué par la marque ACME pour sa collection d’automne 2022, dont le code UGS serait «ACME-A22-TS-BP».

2. Uniformiser les codes

Vos codes UGS doivent être créés selon une formule prédéterminée.

  1. Longueur
    Un code UGS peut être de n’importe quelle longueur, mais il comporte généralement entre huit et douze caractères alphanumériques. Les codes plus longs augmentent le risque d’erreur de saisie des données.
  2. Abréviations
    Les caractéristiques des produits sont généralement abrégées dans les codes UGS. On peut par exemple utiliser «TS» à la place de «t-shirt» et «B» à la place de «blanc», comme dans le code UGS ci-dessus («ACME-A22-TS-BP»). Il est surtout important que ces abréviations soient uniformes d’un article à l’autre aux fins de cohérence.
  3. Du général au spécifique
    Un code UGS commence souvent par la caractéristique la plus générale du produit et se termine par des attributs plus précis. Dans le code «ACME-A22-TS-BP», par exemple, le type de vêtement («TS», pour «t-shirt») précède sa couleur et sa taille («BP», pour «blanc, petit»).

Conseil: Utiliser un générateur de codes UGS

Il peut être fastidieux de générer des codes UGS manuellement. Si vous préférez automatiser ce processus, il peut être utile de vous pencher sur les générateurs de codes UGS. Il existe des options qui vous permettent de saisir les caractéristiques de votre produit, puis le générateur crée un code UGS.

Les plateformes de commerce électronique ont souvent leur propre générateur de codes UGS intégré. Il y a toutefois de nombreuses applications et plateformes qui peuvent accomplir cette tâche.

3. Prévenir les erreurs

Votre code UGS sera lu à la fois par des personnes et des machines. Suivez ces trois conseils pour éviter les erreurs:

  1. Ne commencez jamais un code par un zéro
    Lors de la lecture d’un code, les logiciels sautent parfois un zéro au début d’une chaîne de caractères. Il se peut que le code «011-ACME-CHA», utilisé pour les chapeaux ACME du modèle «011», soit lu comme étant «11-ACME-CHA», qui pourrait être un modèle entièrement différent.
  2. Évitez d’utiliser des caractères qui peuvent être confondus avec d’autres
    Comme les codes UGS sont généralement alphanumériques, une personne ou une machine peut se tromper en lisant certains chiffres: le zéro (0) peut être confondu avec la lettre «O», le huit (8) avec la lettre «B» et le un (1) avec la lettre «I». Évitez d’utiliser des lettres qui ressemblent à des chiffres.
  3. N’utilisez que des tirets comme séparateurs
    Si vous devez séparer les différentes parties de votre code UGS, servez-vous de tirets. N’utilisez jamais d’espace, ni d’astérisque, ni d’esperluette ou tout autre symbole ou caractère (par exemple, «ACME*A22*TS*BP»). Même si vous avez une petite entreprise qui offre peu de produits et que vous gérez vos codes UGS manuellement, il faut savoir que de nombreux systèmes ne reconnaissent pas ces caractères.

Quelle est la différence entre un UGS et le CUP?

Le code UGS est différent du CUP (code universel des produits), qui est composé de numéros qui se trouvent sous le code à barres d’un produit.

«Les CUP proviennent généralement du fabricant et sont utilisés par toutes les entreprises, tandis que les codes UGS sont propres à votre entreprise, indique Saibal Ray. En général, les deux sont reliés dans votre système de point de vente.»

Principales différences entre le code UGS et le CUP

Unité de gestion de stock (UGS) Code universel des produits (CUP)
De 8 à 12 caractères (mais n’importe quelle longueur est possible) alphanumériques 12 caractères numériques
Il se trouve au-dessus du code à barres Il se trouve sous le code à barres
Ce code est propre à chaque détaillant Ce code est le même pour tous les détaillants
Il peut être lu par des personnes Il peut être lu par des machines

Comment gérer vos codes UGS?

Il existe plusieurs façons de gérer vos codes UGS, c’est-à-dire d’assurer le suivi de vos stocks.

Pour les propriétaires d’une très petite entreprise offrant un nombre limité de produits, une simple feuille de calcul peut suffire. Il vaut mieux cependant numériser votre processus de gestion des stocks, pour gagner en efficacité et limiter le nombre d’erreurs.

«Il est possible, par exemple, de gérer vos codes UGS à l’aide d’un système ERP», poursuit Saibal Ray.

Quel est le bon nombre d’UGS à avoir dans une entreprise?

Le directeur académique explique qu’il peut parfois être problématique d’avoir un grand nombre d’UGS, car vos activités sont alors plus complexes. Il ne s’agit pas seulement de fixer le prix de chaque article, mais aussi de gérer un nombre croissant de commandes et de fournisseurs (ainsi que l’espace que les stocks représentent).

«Plus il y a d’UGS, plus il est difficile de gérer vos stocks. Il faut éviter que votre nombre d’UGS n’explose.»

Prenons l’exemple du dentifrice. De nos jours, on trouve une multitude de marques et de types de dentifrices; ceux-ci peuvent contenir ou non du fluor, des arômes, des agents de blanchiment ou être conçus pour les gencives sensibles.

«Une entreprise qui vend du dentifrice et qui ne fait pas attention peut se retrouver à vendre 40 différents types de dentifrice. C’est sans doute trop.»

Comment déterminer le bon nombre d’UGS?

Saibal Ray répond: «C’est une question d’équilibre. Il faut trouver le point où l’augmentation du nombre d’UGS entraînera une augmentation des coûts plus rapide que celle des revenus. C’est à ce moment-là qu’on a atteint le bon nombre.»

Qu’est-ce que la rationalisation des UGS?

La rationalisation des UGS est le processus qui consiste à réduire le nombre de vos produits. Pour être plus précis, il s’agit du processus d’analyse des articles que vous vendez actuellement afin de déterminer ceux qui sont les plus et les moins rentables, et ceux qui, le cas échéant, doivent être abandonnés.

Les entreprises prennent parfois conscience qu’elles n’ont pas vendu un certain produit, ou une certaine UGS, depuis cinq ans. Voilà pourquoi vous devez procéder régulièrement à une rationalisation des UGS, afin de déterminer quels articles sont encore nécessaires sur vos tablettes.

Il est parfois difficile de choisir les articles à conserver et ceux à abandonner. Le nombre approprié varie d’une entreprise à l’autre. Costco, par exemple, propose à la clientèle un petit nombre d’articles dans une catégorie donnée. Amazon adopte la stratégie inverse. Elle offre un éventail d’options dans chaque catégorie de produits.

«C’est votre modèle d’affaires qui détermine le nombre optimal, conclut Saibal Ray. Votre entreprise privilégie-t-elle la variété, la qualité ou encore le service à la clientèle? Voilà ce qui doit vous guider.»

Étape suivante

Pour savoir comment fixer des objectifs de rendement clés et trouver des moyens d’améliorer vos stratégies d’achat et d’approvisionnement, téléchargez ce guide gratuit pour les propriétaires d’entreprise: Comment gérer les stocks de votre entreprise.

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