Comment mettre en place la gestion des stocks juste-à-temps

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C’est l’un de vos pires cauchemars: manquer de stocks alors que vos clientes et clients s’arrachent vos produits.

Et même si accumuler des stocks pour répondre à coup sûr à la demande semble la meilleure idée, trop de stocks risquent de nuire à votre fonds de roulement et à vos profits.

Pour beaucoup d’entreprises, la solution est la gestion des stocks juste-à-temps, soit commander et recevoir des marchandises pratiquement au moment où on en a besoin. Vous pouvez ainsi réduire vos stocks et le coût de maintien et de stockage de vos marchandises.

La clé: faire le suivi de vos stocks

Pour Guy Chartrand, consultant de BDC spécialisé dans l’efficacité opérationnelle, la clé de la gestion des stocks juste-à-temps est de suivre rigoureusement l’utilisation de ses approvisionnements et de procéder à leur remplacement quand c’est nécessaire.

«C’est vraiment une question d’équilibre, explique le consultant qui conseille des clientes et clients dans la région d’Ottawa. Il faut éviter d’être à court de marchandises et donc de contrarier la clientèle, tout en minimisant les coûts des stocks.»

La technologie à votre service

Si vous gérez toujours vos stocks manuellement, les risques d’erreur sont importants, vos prévisions sont peu fiables et vous n’avez aucun moyen de mesurer l’offre et la demande. La bonne nouvelle, c’est que la technologie peut résoudre tous ces problèmes.

Pour vous aider à gérer les stocks, il existe toute une gamme d’options qui vont des systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) complètement intégrés à des logiciels plus abordables.

«S’il est préférable d’automatiser le plus possible, toutes les petites entreprises n’ont pas les moyens d’acheter une technologie de gestion des stocks de pointe, constate Guy Chartrand. Il vous faut au minimum un système qui vous alerte lorsque les niveaux des stocks sont trop bas et que vous devez les reconstituer.»

La plupart des entreprises utilisent maintenant un système d’unités de gestion des stocks ou UGS. Il s’agit de codes d’identification uniques que vous attribuez à chaque article en vente. Les UGS vous permettent de savoir ce qui est en stock et ce qui ne l’est pas, mais surtout, ce qui se vend.

Il est essentiel de réduire les erreurs d’inventaire

«Les erreurs dans le dénombrement des stocks sont également courantes à la réception et à l’étape du traitement des commandes, particulièrement si vous travaillez manuellement, indique Guy Chartrand. Grâce à l’échange de données informatisé (EDI) et au balayage des codes à barres, vous pouvez éliminer les erreurs d’entrée de données.»

Pour les entreprises plus grandes, il est souhaitable de synchroniser son système informatique avec celui des fournisseuses et fournisseurs, qui peuvent ainsi suivre les niveaux des stocks directement dans les usines, les centres de distribution ou les magasins.

Voici quelques autres conseils sur la manière de mettre en œuvre la gestion des stocks juste-à-temps.

1. Passez en revue votre chaîne d’approvisionnement

Établissez des relations solides et à long terme avec vos fournisseuses et fournisseurs. L’objectif est de travailler avec des entreprises sur lesquelles vous pouvez compter pour des livraisons en temps voulu et qui seront prêtes à faire des efforts supplémentaires pour respecter une échéance serrée.

«Il est aussi bon d’avoir plusieurs fournisseuses et fournisseurs à proximité afin de réduire les délais et les coûts d’expédition», précise Guy Chartrand.

2. Faites preuve de transparence avec votre clientèle

Soyez honnête sur la manière dont vous gérez vos stocks et sur les délais nécessaires pour traiter les commandes. «On croit parfois qu’on va perdre une cliente ou un client si on ne peut livrer la marchandise immédiatement. Mais si vous avez un produit de qualité et une bonne relation avec votre clientèle, elle vous sera fidèle.»

3. Obtenez de l’aide externe pour évaluer la gestion de votre chaîne d’approvisionnement

La gestion des stocks juste-à-temps ne constitue qu’une étape dans l’amélioration de l’efficacité opérationnelle de votre entreprise. Embauchez une ou un spécialiste pour analyser tous les aspects de la gestion de votre chaîne d’approvisionnement et de vos processus de production.

Pour Guy Chartrand, un point de vue extérieur peut aider à évaluer les processus de l’entreprise et à trouver des moyens d’éliminer les gaspillages et d’améliorer sa façon de faire des affaires.