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L’après-COVID: préparer vos employés à un retour au travail

Voici trois étapes pour créer et communiquer un plan de retour au travail

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Les propriétaires d’entreprise qui envisagent de rouvrir leurs bureaux après des mois de télétravail doivent penser à beaucoup de choses. Un plan bien réfléchi et des communications claires avec les employés peuvent favoriser une transition en douceur.

«Bien qu’on appelle cela un “retour au travail”, vous ne reviendrez pas à la situation d’avant la pandémie», affirme Ewa Okon, conseillère d’affaires à BDC. «Vous allez devoir changer “comment” et “où” le travail est accompli.»

Mme Okon recommande les trois étapes suivantes aux entrepreneurs qui veulent réussir le retour au travail dans leur entreprise.

1. Créer un plan de retour au travail

La première étape – qui est essentielle – consiste à documenter formellement les mesures et les protocoles de retour au travail des employés, avec la santé et la sécurité comme priorités absolues.

Mme Okon explique qu’au moment de créer ce plan, les entrepreneurs doivent d’abord tenir compte des lignes directrices pertinentes fournies par leur gouvernement provincial. Par exemple, celui de l’Ontario a publié en juin 2020 des lignes directrices sur l’évaluation de l’état de santé des travailleurs, le nettoyage et la désinfection des surfaces, l’utilisation des masques en milieu de travail, et plus encore.

Mme Okon conseille aux propriétaires d’entreprise de surveiller aussi les statistiques locales sur la pandémie, afin de déterminer si des mesures de santé et de sécurité spéciales sont exigées dans leur collectivité. De plus, certains secteurs peuvent avoir des exigences particulières. «Étant donné qu’ils interagissent avec des membres du grand public qui ne suivent pas toujours les règles de la même façon, les employés des commerces de détail pourraient devoir prendre des précautions supplémentaires. Les employés de la construction pourraient pour leur part devoir être plus vigilants parce qu’ils partagent des outils et que la distanciation physique sur un chantier peut être difficile.»

Il est important de demander à vos employés quels éléments ils aimeraient voir inclus dans le plan de retour au travail, souligne Mme Okon. «Ils ont peut-être de très bonnes suggestions auxquelles vous n’aviez pas pensé, dit-elle. Leurs commentaires vous donneront une idée des mesures qui les aideront à se sentir à l’aise de revenir.»

2. Évaluer le degré de préparation de votre équipe

«Certains de vos employés ne seront pas prêts ou disposés à retourner au bureau, dit Mme Okon. Prenez un peu de recul et tentez de comprendre ce qui cause leur réticence.»

Souvent, cela implique de mieux comprendre la situation personnelle de vos employés, indique Mme Okon. Peut-être qu’ils sont inquiets pour leur propre santé ou leur sécurité ou qu’ils craignent que certains collègues ne suivent pas les règles. Peut-être préfèrent-ils leur nouvelle routine ou, s’ils ont de jeunes enfants, ont-ils besoin de rester à la maison pendant la journée.

En comprenant mieux les enjeux sous-jacents, l’entrepreneur pourra déterminer si un employé a besoin d’être présent au bureau ou s’il peut poursuivre le télétravail jusqu’à ce qu’il soit prêt à revenir.

3. Communiquer et mettre votre plan à exécution

Une fois le plan établi, la prochaine étape consiste à le communiquer de manière à ce que tous le comprennent et l’appliquent bien. Mme Okon recommande de suivre le modèle ADKAR créé par les consultants en gestion du changement de la firme Prosci. En vertu de ce modèle, le processus de changement est structuré en cinq étapes: sensibilisation (awareness), désir (desire), connaissance (knowledge), capacité (d’appliquer de nouvelles compétences), et renforcement (reinforcement).

À l’étape de la sensibilisation, explique Mme Okon, les propriétaires d’entreprise doivent faire un réel effort pour mobiliser leurs employés. Il ne suffit pas d’envoyer seulement un message par courriel à tous les employés, mais plutôt de prendre le temps d’expliquer ce que le plan signifie d’un point de vue pratico-pratique et la façon dont il s’applique au travail courant.

«Cela peut nécessiter plusieurs séances de formation et réunions d’équipe, dit Mme Okon, mais vous devez investir le temps et les efforts nécessaires pour susciter l’adhésion de vos employés.»

Au moment de mettre le plan à exécution, il est important de bien faire comprendre qu’il est non négociable, indique Mme Okon. Les principes et les politiques de base nécessiteront du renforcement régulier et cohérent, surtout en ce qui a trait à leur application concrète et à la façon dont ils façonnent les tâches et le travail courants des employés. Récompensez les employés qui les suivent bien, et n’hésitez pas à réprimander ceux qui essaient de contourner les règles, ajoute-t-elle.

«Une attitude ferme donnera confiance aux employés qui se sentent anxieux, dit Ewa Okon. Vous démontrerez ainsi que vous agissez de cette façon non seulement parce que le gouvernement l’a ordonné, mais parce que vous voulez réellement préserver la sécurité de vos employés.»

Certains de vos employés ne seront pas prêts ou disposés à retourner au bureau. Prenez un peu de recul et tentez de comprendre ce qui cause leur réticence.

Un seul plan n’est pas suffisant

Avec le retour au travail de leurs équipes, Mme Okon recommande aux entrepreneurs de prévoir un deuxième plan, qui décrit le processus qui sera suivi s’il se produit une deuxième vague de COVID-19 et qu’une nouvelle fermeture devient nécessaire.

«Une deuxième vague est vraiment du domaine du possible, dit-elle. Réfléchissez aux leçons apprises en mars 2020, et à ce que vous pouvez faire pour que les choses se passent beaucoup mieux s’il faut tout recommencer.»

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