Préparer votre personnel à un retour au travail

Voici trois étapes pour créer et communiquer un plan de retour au travail
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Les propriétaires d’entreprise qui envisagent de rouvrir leurs bureaux après des mois de télétravail doivent penser à beaucoup de choses. Un plan bien réfléchi et des communications claires avec les membres de votre personnel peuvent faciliter une transition en douceur et réussie.

Bien qu’on appelle cela un «retour au travail», vous ne reviendrez pas à la situation d’avant la pandémie. Vous allez devoir changer «comment» et «où» le travail est accompli.

Nous recommandons les trois étapes suivantes aux propriétaires qui veulent réussir le retour au travail dans leur entreprise.

1. Créer un plan de retour au travail

La première étape – qui est essentielle – consiste à documenter formellement les mesures et les protocoles de retour au travail du personnel, avec la santé et la sécurité comme priorités absolues.

Au moment de créer ce plan, vous devriez d’abord tenir compte des lignes directrices pertinentes fournies par leur gouvernement provincial. Par exemple, celui de l’Ontario a publié en juin 2020 des lignes directrices sur l’évaluation de l’état de santé des employé.es, le nettoyage et la désinfection des surfaces, l’utilisation des masques en milieu de travail, et plus encore.

Vous devriez surveiller aussi les statistiques locales sur la pandémie afin de déterminer si des mesures de santé et de sécurité spéciales sont exigées dans votre collectivité. De plus, certains secteurs peuvent avoir des exigences particulières.

Les employé.es des commerces de détail, par exemple, interagissent avec des membres du grand public qui ne suivent pas toujours les règles de la même façon; ces employé.es pourraient devoir prendre des précautions supplémentaires. Les travailleur.euses de la construction pourraient aussi devoir être plus vigilants parce que les outils sont souvent partagés et que la distanciation physique sur un chantier peut être difficile.

Il est important de demander aux membres de votre personnel quels éléments devraient être inclus dans le plan de retour au travail. Vos employé.es ont peut-être de très bonnes suggestions auxquelles vous n’aviez pas pensé. Leurs commentaires vous donneront une idée des mesures qui les aideront à se sentir à l’aise de revenir.

2. Évaluer le degré de préparation de votre équipe

Certain.es de vos employé.es ne seront pas prêt.es ou disposé.es à retourner au bureau. Prenez un peu de recul et tentez de comprendre ce qui cause leur réticence.

Vous devrez peut-être mieux comprendre la situation personnelle de vos employé.es. Peut-être qu’ils et elles ont des inquiétudes pour leur propre santé ou leur sécurité ou craignent que des collègues ne suivent pas les règles. Peut-être que certain.es employé.es préfèrent leur nouvelle routine ou doivent demeurer à la maison pendant la journée pour rester avec de jeunes enfants.

En comprenant mieux les enjeux sous-jacents, vous pourrez déterminer si un.e employé.e a besoin d’être présent.e au bureau ou s’il ou elle peut poursuivre le télétravail jusqu’à ce qu’il ou elle soit prêt.e à revenir.

3. Communiquer et mettre votre plan à exécution

Une fois le plan établi, la prochaine étape consiste à le communiquer de manière à ce que le personnel le comprenne et l’applique bien. Nous recommandons de suivre le modèle ADKAR créé par les consultants en gestion du changement de la firme Prosci. En vertu de ce modèle, le processus de changement est structuré en cinq étapes: sensibilisation (awareness), désir (desire), connaissance (knowledge), capacité (d’appliquer de nouvelles compétences), et renforcement (reinforcement).

À l’étape de la sensibilisation, les propriétaires d’entreprise doivent faire un réel effort pour mobiliser leurs équipes. Il ne suffit pas d’envoyer seulement un message par courriel à tous les membres du personnel, mais plutôt de prendre le temps d’expliquer ce que le plan signifie d’un point de vue pratico-pratique et la façon dont il s’applique au travail courant.

Cela peut nécessiter plusieurs séances de formation et réunions d’équipe, mais vous devez investir le temps et les efforts nécessaires pour susciter l’adhésion de vos employé.es.

Au moment de mettre le plan à exécution, il est important de bien faire comprendre qu’il est non négociable. Les principes et les politiques de base nécessiteront du renforcement régulier et cohérent, surtout en ce qui a trait à leur application concrète et à la façon dont ils façonnent les tâches et le travail courants des membres du personnel. Récompensez les employé.es qui les suivent bien, et n’hésitez pas à réprimander les employé.es qui essaient de contourner les règles.

Une attitude ferme donnera confiance aux employé.es qui éprouvent de l’anxiété. Vous démontrerez ainsi que vous agissez de cette façon non seulement parce que le gouvernement l’a ordonné, mais aussi parce que vous voulez réellement préserver la sécurité de vos équipes.

Certains de vos employés ne seront pas prêts ou disposés à retourner au bureau. Prenez un peu de recul et tentez de comprendre ce qui cause leur réticence.

Un seul plan n’est pas suffisant

Avec le retour au travail de leurs équipes, les propriétaires d’entreprise devraient prévoir un deuxième plan, qui décrit le processus qui sera suivi si une nouvelle fermeture devient nécessaire à cause d’une nouvelle vague.

De nouvelles vagues de la COVID se produiront. Réfléchissez aux leçons apprises depuis le début de la pandémie, et à ce que vous pouvez faire pour que les choses se passent beaucoup mieux s’il faut tout recommencer.

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