Les bases des retenues à la source sur la paie
Vous versez des salaires, des primes, des commissions, une paie de vacances ou des pourboires aux membres de votre personnel. Vous leur offrez certains avantages imposables, comme l’usage à des fins personnelles d’une automobile ou des allocations. Dans ce cas, vous avez l’obligation de faire et de verser des retenues sur la paie.
Il incombe en effet à l’employeuse ou employeur de prélever sur la paie ces quatre montants:
- cotisations au Régime de pensions du Canada
- cotisations à l’assurance-emploi
- impôt fédéral sur le revenu
- impôt provincial et territorial sur le revenu
L’employeuse ou employeur doit remettre ces sommes à l’Agence du revenu du Canada (ARC), en plus de sa propre part du Régime de pensions du Canada et de l’assurance-emploi.
Vous pourriez aussi avoir l’obligation d’effectuer d’autres retenues sur la paie, telles que les cotisations à un régime de retraite privé ou les cotisations syndicales. Cependant, ces retenues sont basées sur des contrats et des conditions de travail préalablement négociés et ne sont pas versées aux différents gouvernements.
Les montants des retenues à la source dépendent de la province ou du territoire d’emploi
Si l’impôt fédéral sur le revenu est le même partout au Canada, les taux d’imposition provinciaux et territoriaux, eux, varient.
Il est donc important d’établir la province ou le territoire d’emploi d’une personne afin de pouvoir effectuer les bonnes retenues. Si, par exemple, votre employée ou employé habite en Ontario, mais qu’elle ou il travaille dans votre établissement du Nouveau-Brunswick, vous devez alors utiliser les tables de retenues sur la paie du Nouveau-Brunswick.
Au Québec, qui administre son propre régime de rentes, la situation est quelque peu différente pour l’entreprise.
- Le Régime de rentes du Québec remplace le Régime de pensions du Canada.
- L’employeuse ou employeur doit cotiser au Régime québécois d’assurance parentale.
- L’impôt sur le revenu de la province de Québec est versé à Revenu Québec.
- Les cotisations d’assurance-emploi sont retenues à un taux réduit.
Vous pouvez trouver les tables de retenues sur la paie par province sur le site de l’ARC.
Que doivent faire les nouveaux employeurs et employeuses?
Les nouveaux employeurs et employeuses doivent d’abord ouvrir un compte de programme de retenues sur la paie pour pouvoir faire leurs versements à l’ARC.
L’employeuse ou employeur devra ensuite demander à l’employée ou employé de lui fournir son numéro d’assurance sociale et de remplir le formulaire TD1, Déclaration de crédits d’impôt personnels.
Les retenues appartiennent à l’État et les sommes ainsi recueillies doivent être séparées des fonds d’exploitation de votre entreprise. Elles ne doivent pas faire partie de biens faisant l’objet d’une liquidation, d’une cession, d’une mise sous séquestre ou d’une faillite. Il est fortement recommandé de placer toutes les sommes retenues dans un compte bancaire distinct jusqu’au moment du versement.
À la fin de l’année, vous devez produire un sommaire du revenu et des retenues pour chaque membre de votre personnel. Les revenus et les retenues doivent être déclarés sur un feuillet T4 ou T4A. Vous devez en remettre deux copies à l’employée ou employé, en garder une pour vos dossiers et envoyer une copie des feuillets T4/T4A de l’ensemble des membres de votre personnel à l’ARC. Les copies doivent être reçues au plus tard le dernier jour de février de l’année suivante pour éviter les pénalités.
Combien d’argent dois-je retenir?
Les retenues sont calculées pour chaque période de paie. Pour vous aider, le site Web de l’ARC fournit un calculateur en ligne qui peut être utilisé pour déterminer les retenues sur la paie fédérales, provinciales et territoriales. Il peut aussi servir à calculer les retenues requises au Québec, comme le Régime des rentes du Québec et l’assurance-emploi, aux taux prescrits pour cette province.
Voici par exemple les taux de retenues à la source qui étaient en vigueur en 2021.
| Taux de retenues à la source en 2021 | |
|---|---|
| Programme | Taux payé par l’employeuse ou employeur |
| Régime de pensions du Canada | 5,45 % |
| Assurance-emploi | 2,21 % (1,68 % au Québec) |
| Régime de rentes du Québec | 5,9 % |
| Régime québécois d’assurance parentale | 0,692 % |
Des seuils maximums sont applicables. Par exemple, la cotisation annuelle maximale de l’employeuse ou employeur à l’assurance-emploi était de 1 245,36 $ en 2021, sauf au Québec, où elle s’établissait à 930,08 $.
À quelle fréquence se font les versements aux gouvernements?
La fréquence des versements aux gouvernements varie. Ils peuvent être transmis sur une base mensuelle (le 15e jour du mois suivant) ou trimestrielle (les 15 janvier, avril, juillet et octobre). L’employeuse ou employeur peut aussi faire des versements accélérés, jusqu’à deux ou quatre fois par mois.
Est-ce que je dois faire les retenues si je me verse un salaire?
Si l’entreprise est une entreprise individuelle ou une société de personnes, les retenues ne seront pas envoyées à l’ARC par l’intermédiaire du compte de paie. Dans ce cas, les paiements se font lors de la déclaration de revenus et de prestations (formulaire T1), sauf si la ou le propriétaire unique ou la ou le partenaire a l’obligation de verser des acomptes provisionnels.
Dans le cas des entrepreneures et entrepreneurs employés par leur entreprise constituée en société, le salaire sera traité comme un revenu d’emploi et des retenues seront nécessaires. Si l’entrepreneure ou entrepreneur contrôle plus de 40 % des actions ordinaires (avec droit de vote), elle ou il est exempté des cotisations à l’assurance-emploi et ne bénéficiera pas des prestations de l’assurance-emploi. Il existe cependant des prestations spéciales de l’assurance-emploi pour les travailleurs autonomes.
Quelles sont les conséquences si je ne respecte pas les obligations liées aux retenues à la source?
Gare à l’employeuse ou employeur qui ne retient pas les montants requis de cotisations ou qui omet de verser les sommes qu’elle ou il a retenues sur la paie des membres de son personnel.
L’ARC pourrait alors lui imposer une pénalité égale à 10 % du montant requis de cotisations au Régime de pensions du Canada ou à l’assurance-emploi, ou de l’impôt sur le revenu qui aurait dû être retenu.
Si vous recevez une pénalité pour défaut de retenir plus d’une fois au cours de la même année civile, l’ARC vous imposera une pénalité de 20 % si la faute a été commise volontairement ou dans des circonstances équivalant à une faute lourde. Une employeuse ou un employeur qui n’effectue pas les retenues, ou qui les effectue mais ne les remet pas, devient alors responsable du montant qui aurait dû être versé.
L’ARC peut aller jusqu’à prendre des mesures légales, comme mettre une saisie-arrêt sur votre salaire ou vos autres sources de revenus, ou encore saisir et vendre des biens.
Vous trouverez plus de renseignements sur ce sujet sur le site Web de l’ARC. L’Agence offre aussi un service d’agents de liaison pour aider les employeuses et employeurs à mieux comprendre les retenues sur la paie et leurs obligations en matière d’impôt sur le revenu.