6 étapes pour congédier un employé

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Il n’est jamais facile de congédier un employé, mais la plupart des entrepreneurs doivent faire face à cette obligation tôt ou tard.

Lorsque vous congédiez un employé, vous voulez éviter toute répercussion – comme une poursuite pour congédiement injustifié – qui vous forcerait à réembaucher l’employé ou à lui payer des dommages-intérêts.

«Les cas qui aboutissent à des litiges découlent habituellement de problèmes non résolus et de l’absence de documents justificatifs, affirme Geneviève Desmarais, vice-présidente adjointe, Affaires juridiques à BDC. Sans la documentation appropriée pour appuyer une décision de congédiement, c’est la parole de l’un contre celle de l’autre… et il appartient alors à l’employeur de démontrer que le renvoi est justifié et qu’il a été fait correctement.»

Pour assurer une cessation d’emploi harmonieuse, suivez les étapes ci-après:

1. Faites savoir aux employés où ils en sont

Aucun employé; ne devrait être surpris d'apprendre son congédiement. Qu'il s'agisse d'un problème de sous-performance ou de fonctionnement dans l'équipe, vous devez mettre les choses au clair sans tarder.

Prenez des notes pour être en mesure de fournir des détails précis sur les problèmes: plaintes de clients, comportements inappropriés lors des réunions, échéances non respectées, objectifs de vente non atteints, etc. Rencontrez l'employé et donnez-lui des exemples de problèmes de rendement ou de comportement.

Rangez vos notes dans le dossier de l'employé.

2. Élaborez un plan d’amélioration et un échéancier connexe

Mme Desmarais recommande d'élaborer, dans la mesure du possible, un plan d'amélioration avec l'employé et d'indiquer clairement à ce dernier quand vous vous attendez à voir des changements. Fixez des objectifs réalistes et mesurables.

«Après chaque discussion de ce genre avec un employé, explique Mme Desmarais, faites un suivi par écrit, que ce soit sur papier ou par courriel. Indiquez vos attentes à l'égard de l'employé et quand elles doivent se concrétiser. Montrez-vous encourageant. Mentionnez à l'employé que vous avez la conviction qu'il saura apporter les améliorations nécessaires, mais énoncez clairement les conséquences possibles auxquelles il s'expose s'il ne s'améliore pas.»

3. Préparez la documentation requise

Si l'employé n'a pas amélioré son rendement et que vous vous apprêtez à le congédier, ayez la documentation nécessaire à portée de main. Préparez un avis de cessation d'emploi et déterminez si une indemnité de départ s'impose.

Calculez l'indemnité appropriée en vous basant sur la rémunération totale de l'employé au moment de la cessation d'emploi. S'il y a un contrat de travail, il est bon de vérifier si une clause de résiliation traite de la question de l'indemnité.

«L'indemnité dépend de nombreux critères, affirme Mme Desmarais, notamment des circonstances entourant l'embauche et le congédiement, de l'âge et de l'expérience de l'employé, de son poste et de ses années de service au sein de l'organisation. L'indemnité ne peut jamais être inférieure au minimum prévu par la législation sur l'emploi. Il est toujours préférable de consulter un avocat ou un spécialiste des ressources humaines.»

4. Organisez une rencontre en personne

«Ne congédiez jamais un employé au téléphone ou par courriel, dit-elle. Ayez plutôt un entretien bref et direct, en personne.»

Selon la situation, la présence d’un témoin peut être requise. Mais ne faites pas intervenir les collègues de l’employé. Faites appel à une personne neutre, comme le responsable des ressources humaines.

5. Permettez à l’employé de partir avec dignité

Après l’annonce de son congédiement, selon la situation, l’employé peut être contraint de quitter son emploi immédiatement ou de continuer de travailler pendant une certaine période.

Assurez-vous que tout employé congédié a la possibilité de partir avec dignité. Par exemple, il n’y a habituellement aucune raison d’empêcher un employé congédié de récupérer lui-même ses effets personnels et de dire au revoir à ses collègues. Et il n’est certainement pas nécessaire, dans des circonstances normales, de faire escorter la personne jusqu’à la porte par un gardien de sécurité ou un superviseur.

De plus, si vous avez offert une indemnité de départ à l’employé, accordez-lui le temps nécessaire pour passer en revue l’information que vous lui avez fournie. «Ne vous attendez pas à ce qu’il vous réponde immédiatement, dit Mme Desmarais. Donnez-lui plutôt quelques jours pour prendre connaissance des détails, consulter ses conseillers et vous recontacter.»

6. Partez du bon pied pour faciliter la suite des choses

Mme Desmarais recommande aux entrepreneurs de faire signer aux employés un contrat de travail lors de leur embauche. Ce contrat doit préciser les conditions de travail et l'indemnité prévue en cas de congédiement.

«Un contrat de travail permet de mettre les choses au clair dès le départ et d'éviter les problèmes en aval. Consultez un spécialiste des ressources humaines ou un avocat pour vous assurer que votre contrat est valide et respecte les lois applicables.»

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