6 étapes pour procéder à un congédiement

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Il n’est jamais facile de procéder à un congédiement, mais la plupart des propriétaires d’entreprise doivent faire face à cette obligation tôt ou tard.

Lorsque vous congédiez une personne, vous voulez éviter toute répercussion – comme une poursuite pour congédiement injustifié – qui vous forcerait à réembaucher la personne ou à lui payer des dommages-intérêts.

«Les cas qui aboutissent à des litiges découlent habituellement de problèmes non résolus et de l’absence de documents justificatifs, affirme Geneviève Desmarais, vice-présidente adjointe, Affaires juridiques à BDC. Sans la documentation appropriée pour appuyer une décision de congédiement, c’est la parole d’une personne contre celle de l’autre… et il appartient alors à l’employeuse ou employeur de démontrer que le renvoi est justifié et qu’il a été fait correctement.»

Pour assurer une cessation d’emploi harmonieuse, suivez les étapes ci-après:

1. Faites savoir aux membres du personnel où elles et ils en sont

Aucune personne ne devrait être surprise d'apprendre son congédiement. Qu'il s'agisse d'un problème de sous-performance ou de fonctionnement dans l'équipe, vous devez mettre les choses au clair sans tarder.

Prenez des notes pour être en mesure de fournir des détails précis sur les problèmes: plaintes de la clientèle, comportements inappropriés lors des réunions, échéances non respectées, objectifs de vente non atteints, etc. Rencontrez la personne et donnez-lui des exemples de problèmes de rendement ou de comportement.

Rangez vos notes dans le dossier de l'employée ou employé.

2. Élaborez un plan d’amélioration et un échéancier connexe

Geneviève Desmarais recommande d'élaborer, dans la mesure du possible, un plan d'amélioration avec l’employée ou employé et de lui indiquer clairement quand vous vous attendez à voir des changements. Fixez des objectifs réalistes et mesurables.

«Après chaque discussion de ce genre avec une employée ou un employé, explique Geneviève Desmarais, faites un suivi par écrit, que ce soit sur papier ou par courriel. Indiquez vos attentes à l'égard de cette personne et quand elles doivent se concrétiser. Encouragez-la. Mentionnez lui que vous avez la conviction qu'elle saura apporter les améliorations nécessaires, mais énoncez clairement les conséquences possibles auxquelles elle s'expose si elle ne s'améliore pas.»

3. Préparez la documentation requise

Si l'employée ou employé n'a pas amélioré son rendement et que vous vous apprêtez à procéder au congédiement, ayez la documentation nécessaire à portée de main. Préparez un avis de cessation d'emploi et déterminez si une indemnité de départ s'impose.

Calculez l'indemnité appropriée en vous basant sur la rémunération totale de la personne au moment de la cessation d'emploi. S'il y a un contrat de travail, il est bon de vérifier si une clause de résiliation traite de la question de l'indemnité.

«L'indemnité dépend de nombreux critères, affirme Geneviève Desmarais, notamment des circonstances entourant l'embauche et le congédiement, de l'âge et de l'expérience de l'employée ou employé, de son poste et de ses années de service au sein de l'organisation. L'indemnité ne peut jamais être inférieure au minimum prévu par la législation sur l'emploi. Il est toujours préférable de consulter une ou un spécialiste du droit ou des ressources humaines.»

4. Organisez une rencontre en personne

«Ne procéder jamais à un congédiement au téléphone ou par courriel, dit-elle. Ayez plutôt un entretien bref et direct, en personne.»

Selon la situation, la présence d’une ou un témoin peut être requise. Mais ne faites pas intervenir les collègues de la personne. Faites appel à une personne neutre, comme le responsable des ressources humaines.

5. Permettez à la personne de partir avec dignité

Après l’annonce de son congédiement, selon la situation, la personne peut être contrainte de quitter son emploi immédiatement ou de continuer de travailler pendant une certaine période.

Assurez-vous que toute personne congédiée a la possibilité de partir avec dignité. Par exemple, il n’y a habituellement aucune raison d’empêcher une personne congédiée de récupérer elle-même ses effets personnels et de dire au revoir à ses collègues. Et il n’est certainement pas nécessaire, dans des circonstances normales, de faire escorter la personne jusqu’à la porte par une gardienne ou un gardien de sécurité ou une superviseure ou un superviseur.

De plus, si vous avez offert une indemnité de départ à la personne, accordez-lui le temps nécessaire pour passer en revue l’information que vous lui avez fournie. «Ne vous attendez pas à ce qu’elle vous réponde immédiatement, dit Geneviève Desmarais. Donnez-lui plutôt quelques jours pour prendre connaissance des détails, consulter ses conseillères et conseillers et vous recontacter.»

6. Partez du bon pied pour faciliter la suite des choses

Geneviève Desmarais recommande aux propriétaires d’entreprise de faire signer aux membres du personnel un contrat de travail lors de leur embauche. Ce contrat doit préciser les conditions de travail et l'indemnité prévue en cas de congédiement.

«Un contrat de travail permet de mettre les choses au clair dès le départ et d'éviter les problèmes en aval. Consultez une ou un spécialiste des ressources humaines ou du droit pour vous assurer que votre contrat est valide et respecte les lois applicables.»