Conseils pour améliorer vos communications internes

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Il est indispensable de bien communiquer avec votre équipe pour conserver votre personnel, favoriser la collaboration et relever les défis liés au changement.

Cependant, peu de propriétaires d’entreprise ont un talent naturel pour la communication. Pour instaurer un dialogue constructif, vous devez faire des efforts, établir un climat de confiance et savoir écouter. Si vous ne soignez pas vos communications, les membres de votre personnel risquent d’éprouver un sentiment d’insatisfaction, de perdre leur motivation ou de s’inquiéter pour leur avenir.

«L’art de la communication est une compétence essentielle d’un leadership efficace», affirme Vicki Towriss, une consultante de BDC qui conseille les propriétaires d’entreprise en matière de gestion des ressources humaines. «Les personnes douées en communication réussissent à rallier les membres de leur personnel autour de la vision de l’entreprise et à instaurer une culture fondée sur la collaboration et le respect.»

Voici les conseils de Vicky Towriss pour mieux communiquer avec les membres de votre personnel.

1. Commencez tôt, et faites preuve de cohérence

Une communication interne efficace permet d’établir un climat de confiance et de collaboration, propice à la motivation des membres du personnel et à leur adhésion à votre vision.

Assurez-vous de bien communiquer avec les nouvelles personnes de votre équipe. Veillez à les jumeler avec une mentore ou un mentor ou encore une ou un collègue pour faciliter leur intégration, et contactez-les souvent pendant les premiers jours et les premières semaines.

Vous devriez discuter régulièrement avec votre personnel établi, par exemple lors d’un «caucus» le matin et en fin de journée.

«Une discussion de 30 secondes peut suffire pour faire le point et voir si votre personnel établi a besoin de quoi que ce soit», explique Vicki Towriss.

Il est aussi utile que les gestionnaires aient chaque semaine une réunion avec l’ensemble de leurs subordonnées et subordonnés directs afin de parler des projets, de résoudre les problèmes, le cas échéant, et de prévoir la suite des choses.

2. Soyez à l’écoute

Pour être efficace, la communication doit aller dans les deux sens. Ne vous contentez pas de parler; écoutez.

«Les propriétaires d’entreprise pensent souvent qu’elles et ils doivent constamment parler», fait remarquer Vicki Towriss. «Mais la meilleure stratégie de communication repose sur l’écoute. Par exemple, plutôt que d’expliquer votre vision aux membres de votre personnel, laissez-les vous dire en quoi elle concorde avec leurs aspirations.»

L’écoute peut également permettre de désamorcer les conflits et de donner l’occasion à chacun d’apprendre et d’évoluer.

3. Donnez une rétroaction efficace

La rétroaction est un exercice parfois délicat, mais la plupart des membres du personnel ont vraiment envie de savoir ce que vous pensez de leur travail. Vous avez tout intérêt à mettre en place un processus régulier de rétroaction au moyen de réunions officielles et informelles. Les réunions quotidiennes et hebdomadaires sont une occasion idéale de souligner les réussites et les réalisations des membres de votre personnel.

Lors des réunions officielles d’évaluation du rendement, faites le point avec les membres de votre personnel sur leurs tâches et leurs comportements: indiquez-leur ce qu’elles et ils devraient continuer ou arrêter de faire et ce qu’elles et ils devraient commencer à faire. Cherchez aussi à connaître les aspects de leur travail qu’elles et ils aimeraient changer, notamment les nouvelles responsabilités qu’elles et ils aimeraient assumer, et traitez de la formation ou du soutien dont elles et ils auraient besoin.

4. Annoncez le changement de manière transparente

Le changement peut être une source de stress intense pour les membres du personnel. Que le changement porte sur un nouveau processus, un nouveau produit ou les membres de la direction de l’entreprise, une communication efficace contribue à rassurer les membres du personnel et à obtenir leur adhésion.

Il faut donc présenter clairement la nature du changement, les raisons qui le justifient et les risques associés à l’inaction. Vous devez communiquer de manière franche, directe et, idéalement, en personne.

5. Créez un sentiment d’appartenance

Une communication interne efficace aide à instaurer chez les membres du personnel un sentiment d’appartenance et de loyauté. Vous pouvez organiser des événements d’entreprise, comme un repas-partage ou une journée sportive. Vous pouvez également souligner les anniversaires, les naissances, les mariages ou les réalisations personnelles.