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Suivi des stocks: 4 conseils pour économiser

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Les stocks peuvent immobiliser une grande partie de votre fonds de roulement. Pourtant, bien des entrepreneurs ignorent s’ils les gèrent correctement et n’ont parfois aucune idée de ce qu’ils comprennent. Une solution consiste à assurer le suivi de vos stocks.

«Les stocks existent fondamentalement en raison d’un déséquilibre entre l’offre et la demande, et de toute l’incertitude qui y est associée», dit Ashay Gude, conseiller d’affaires de BDC. Il conseille les entreprises relativement à l’efficacité opérationnelle. «En surveillant vos stocks, vous êtes en mesure d’économiser en les gérant plus efficacement. Or, la plupart des entreprises n’assurent pas de suivi.»

Voici quatre conseils de M. Gude que chaque entreprise devrait suivre pour effectuer le suivi de ses stocks.

1) Étiquetez et organisez les articles qui composent vos stocks – Il est utile d’étiqueter clairement les articles en stock afin de pouvoir les retrouver facilement. Les étiquettes doivent avoir des numéros ou des descriptions d’articles faciles à lire. Veillez également à toujours utiliser les mêmes unités de mesure pour réduire au minimum le risque de confusions ou d’erreurs.

2) Créez un système d’enregistrement des stocks – La deuxième étape consiste à créer un système d’enregistrement de vos stocks actuels. Il peut s’agir d’une base de données ou d’un document, ainsi que d’une façon d’effectuer des mises à jour.

«Un système de suivi de vos stocks est important pour que vous sachiez exactement ce que vous avez sous la main, combien vous en avez et à quel moment commander des articles supplémentaires afin de toujours pouvoir répondre à la demande des clients,» explique M. Gude. «Les entreprises gèrent souvent leurs stocks de manière réactive et précipitée en essayant de suivre le rythme des commandes.»

Gardez la trace de vos matières premières, de vos travaux en cours et des produits finis. Votre système devrait également enregistrer à quel moment vous avez acheté un article, où il se trouve dans votre établissement et quand vous devriez en commander d’autres. Toutes ces informations doivent être régulièrement mises à jour.

Envisagez d’acheter un logiciel de gestion des stocks pour vous aider à mieux organiser vos informations.

3) Passez en revue vos stocks – Comptez régulièrement vos stocks pour vous assurer qu’ils concordent avec ce qui est enregistré dans votre système.

«Votre système peut indiquer que vous avez quatre exemplaires, alors que vous en avez un seul», illustre M Gude. «Une incohérence de ce genre peut vous coûter des commandes. Compter vos stocks peut vous éviter des erreurs.»

Vous pouvez vérifier vos stocks en utilisant l’une des deux méthodes courantes. L’une d’elles est l’«inventaire tournant». Vous dénombrez un petit échantillon de vos stocks pour vous assurer que les informations contenues dans votre système sont exactes. Cela se fait généralement de façon quotidienne ou hebdomadaire.

La deuxième approche est celle du dénombrement; elle requiert plus de temps. Vous comptez un par un chaque article de vos stocks afin de les comparer à ce qui est enregistré dans votre système. Un dénombrement est généralement effectué une ou deux fois par an.

La bonne approche pour votre entreprise dépend notamment de vos ressources et de la complexité de vos produits. De nombreuses entreprises combinent les deux méthodes et effectuent à la fois des inventaires tournants et des dénombrements.

4) Repérez les mesures – Vous avez avantage à surveiller les diverses mesures de vos stocks afin de repérer les problèmes et de déterminer les façons d’améliorer la gestion et de réduire les coûts. Parmi les différentes mesures pratiques, mentionnons:

  • La précision du dénombrement des stocks (l’exactitude de votre système d’enregistrement de vos stocks est comparée aux stocks réels).
  • La rotation des stocks (le nombre de fois que vous vendez vos stocks dans une période de temps déterminée; par exemple, dans une année).

Vous pouvez effectuer un suivi de ces chiffres pour des produits spécifiques ou pour l’ensemble de vos stocks. Le suivi des données permettra à votre équipe de penser à des améliorations et vous permettra d’évaluer vos progrès.

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