Plans de recrutement pour PME | BDC.ca

Un plan de recrutement efficace pour les PME

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Lorsqu’une entreprise a un poste à combler, elle veut trouver le meilleur candidat pour le poste, celui dont les compétences et les connaissances contribueront à sa croissance. Le recrutement de la mauvaise personne peut faire perdre à une entreprise des milliers de dollars  en coûts directs et en revenus.

On croit souvent que l'entrevue constitue le moment décisif pour choisir le meilleur candidat. En fait, faire le bon choix est un processus qui débute bien avant l'entrevue. Le succès de vos efforts de recrutement dépend du soin que vous mettez à préparer l'offre d'emploi, à annoncer le poste à combler et à présélectionner les candidats. Si vous suivez ces différentes étapes, vous vous assurez de n'interviewer en fin de compte que les candidats les plus prometteurs.

Préparer une annonce de recrutement gagnante

Il est important de s'assurer que tous les candidats comprennent parfaitement la nature de l'emploi. Plus vous décrirez clairement les exigences, les tâches, les conditions de travail et les avantages, moins vous perdrez de temps à étudier et rejeter les candidatures qui ne conviennent pas.

Une offre d'emploi efficace devrait contenir les renseignements suivants:

1. Titre du poste:

Assurez-vous qu'il est compris de toutes les personnes qui recherchent un emploi dans votre secteur d'activité; évitez toute désignation propre à votre entreprise.

2. Renseignements sur votre entreprise:

Décrivez, en quelques lignes, ce qui fait de votre entreprise un bon lieu de travail (valeurs, mission ou distinctions récentes).

3. Description des responsabilités:

Résumez les tâches les plus importantes que le candidat retenu devra effectuer. Soulignez ce qui rend ce poste unique et stimulant et précisez la contribution qu'apportera son titulaire.

4. Exigences:

Avant de rédiger cette section, posez-vous la question suivante et soulevez-la auprès des autres personnes clés de votre entreprise: «Qui serait la personne idéale pour occuper ce poste?» Énumérez les principaux attributs et qualités nécessaires, par ordre de priorité.

5. Comment postuler:

Précisez clairement quels documents doivent accompagner la demande (p. ex., CV, références et autres) et si les candidatures doivent être soumises en personne, par la poste, par télécopieur ou par courriel. Si vous ne souhaitez pas recevoir d'appels téléphoniques, indiquez-le clairement. Précisez la date et l'heure limite pour la soumission des candidatures.

Choisir les bons instruments de recrutement

Une fois votre offre d'emploi rédigée, vous devez trouver le meilleur média pour la diffuser. Deux éléments viendront déterminer le meilleur choix: le budget dont votre entreprise dispose et le genre de candidat que vous recherchez. N'oubliez pas qu'utiliser plus d'un support vous permettra d’attirer davantage l’attention.

Il est important de faire le suivi des résultats. (Il peut s’agir simplement de demander aux candidats comment ils ont entendu parler de votre entreprise.) À la longue, cette méthode vous aidera à déterminer les instruments de recrutement les plus efficaces pour votre entreprise.

Faire paraître une annonce peut être une stratégie efficace si vous choisissez une publication qui cible le genre de candidat que vous recherchez. Si vous cherchez quelqu'un possédant des compétences très pointues, ou si vous ne pensez pas pouvoir trouver de candidats qualifiés au sein de votre collectivité, il pourrait être indiqué de passer une annonce dans un journal national ou international. Une offre d'emploi publiée dans des revues spécialisées ou dans les bulletins d'information de groupes professionnels peut aussi s'avérer une bonne stratégie. Assurez-vous dans ce cas de tenir compte du temps qu'il faudra pour évaluer un grand nombre de CV.

Les agences de placement coûtent plus cher, mais elles fournissent généralement un éventail intéressant de candidats. Elles peuvent vous faire gagner un temps précieux en s'occupant de l'affichage de l'offre d'emploi, de la présélection et de la vérification des références et en ne vous transmettant que les candidatures qui répondent à vos exigences. Elles peuvent même s'occuper des entrevues. Certaines tiennent de plus des banques de CV de spécialistes dans différents domaines. Souvenez-vous que les agences de placement se spécialisent souvent dans des domaines précis et que les plus grandes agences n'offrent pas nécessairement le meilleur choix de candidats.

Le recrutement en ligne vous permet d’avoir accès, à peu de frais, à d’éventuels employés. Toutefois, comme il s'adresse uniquement à des personnes qui disposent d’un ordinateur et de connaissances en informatique, cet outil de recrutement est plus approprié pour certains types d'emploi. Il est fort probable également que vous ayez à trier un nombre impressionnant de candidatures.

Il existe plusieurs modes de recrutement en ligne.

Les sites d’emplois généralistes s’adressent à un vaste public et couvrent un large éventail de compétences. Pour en obtenir une liste détaillée, visitez le Guichet Emplois de Service Canada. Le coût varie selon le site, tout comme les outils mis à la disposition des usagers pour les aider à gérer le processus de sélection.

Les sites d’emplois spécialisés ciblent des secteurs d'activité (p. ex., marketing ou génie chimique) ou des lieux particuliers, et peuvent être très utiles. Les sites d'emplois des universités, des collèges et des cégeps offrent une option intéressante, car ils donnent accès à des candidats instruits qui démarrent leur carrière, ainsi qu'à une main-d'œuvre saisonnière.

Les listes de messagerie et les forums de discussion vous permettent de mettre des groupes de travailleurs très spécialisés au courant des possibilités d'emploi au sein de votre entreprise.

Les services de CV peuvent vous faire épargner du temps en vous permettant de consulter des banques de CV déjà constituées. Certains trient les CV selon le genre d'emploi. D'autres offrent aussi différents services de recrutement: ils se chargent notamment de présélectionner les candidats et vous mettent en rapport uniquement avec ceux qui répondent à vos critères. L'ennui, c'est que certains services de CV ne mettent pas leurs banques à jour, ce qui signifie qu'elles contiennent également les CV de gens qui ne sont plus à la recherche d'un emploi. Le gouvernement fédéral offre un Guichet Emplois où vous pouvez afficher vos offres d'emploi partout au Canada. Les provinces offrent elles aussi leur propre version, comme Emploi-Québec et EmploisNB.

S'il génère un volume notable de trafic, votre site Web peut aussi servir d'outil de recrutement permanent. Vous pouvez créer à cette fin une section «Possibilités d'emploi» ou «Carrières» ou encore afficher les postes vacants sur votre page d'accueil. Cette méthode a en outre l'avantage de permettre aux personnes intéressées d'en savoir plus sur votre entreprise avant de postuler.

Le bouche-à-oreille – c'est-à-dire informer simplement vos employés, vos amis et vos collègues qu'un poste est à pourvoir dans votre entreprise – est une stratégie éprouvée qui est bien souvent efficace même si elle ne vous apporte généralement qu’un nombre limité de candidats. L'avantage, c'est que vous savez à quoi vous en tenir avec vos recruteurs puisque vous connaissez leurs habiletés, leurs connaissances et leurs réalisations. Certaines entreprises versent une prime aux employés qui recrutent une personne dont la candidature est retenue (ce qui revient quand même moins cher que de faire affaire avec une agence de placement).

Présélectionner les candidats

Même si vous devez pourvoir un poste de toute urgence, il est important de prendre le temps de présélectionner les candidats. Plus vous vous acquitterez de cette étape avec rigueur, moins vous risquerez d'embaucher la mauvaise personne. Vous pouvez vous y prendre de plusieurs façons pour faire la présélection.

Communiquer avec les postulants par courriel ou par téléphone pour obtenir un complément d'information et voir s'il vaut vraiment la peine de leur accorder une entrevue.

L'administration de tests diagnostiques peut vous aider à repérer les candidats dont les compétences, les talents ou les valeurs se rapprochent le plus de votre idéal. Ces tests peuvent évaluer les habiletés cognitives, le quotient émotionnel, la personnalité, les préférences quant au travail, etc. Ils devraient être administrés et interprétés par des professionnels externes ou internes agréés et peuvent être offerts par des entreprises spécialisées (qui peuvent aussi fournir des tests en ligne). Service Canada donne des renseignements utiles sur les tests diagnostiques, y compris des suggestions sur les fournisseurs auprès desquels vous pouvez vous les procurer.

La vérification des références est essentielle. Vous devez vous assurer que l'information fournie dans le CV (dates d'emploi, postes occupés et responsabilités) est exacte. Lorsque vous parlez à l'ancien employeur d'un postulant, accordez davantage d'attention aux réponses évasives et aux commentaires neutres ou négatifs qu'aux commentaires favorables (qui sont de mise en pareil cas).

La vérification du casier judiciaire se fait généralement après que vous ayez offert un poste à un candidat, et ce, uniquement si la nature de l'emploi l'exige (p. ex., responsabilités financières, travail auprès de personnes vulnérables).

N’interviewer que les meilleurs candidats

Après avoir très soigneusement évalué les candidats, vous êtes finalement prêt à interviewer les plus prometteurs. Vous pourrez alors confirmer leurs titres et qualités, déterminer si le poste les intéresse vraiment et voir s'ils cadrent avec la culture de votre entreprise. Pour exploiter au maximum le temps que vous passerez avec le candidat, préparez vos questions. Il existe différents types de questions.

Les questions comportementales permettent de prévoir les comportements futurs du candidat en l'interrogeant sur ses comportements passés. Elles peuvent vous aider à évaluer des éléments tels que son assurance, sa créativité et son aptitude à résoudre les problèmes.

Les questions situationnelles portent sur des situations hypothétiques auxquelles le candidat pourrait devoir faire face dans le cadre de ses fonctions. Elles peuvent vous aider à évaluer les connaissances, les compétences et les méthodes de travail de la personne. Utilisez des questions du genre «Que feriez-vous…?» ou «Comment vous y prendriez-vous…?».

Les questions descriptives vous aident à obtenir des renseignements précis sur le candidat. Demander aux gens de parler d'eux et de leurs projets peut également vous aider à évaluer leur compatibilité avec les valeurs et la culture de votre entreprise.

Gardez-vous de poser des questions sur les intérêts personnels des candidats. Elles risquent de faire dévier l'entrevue ou de contrarier les personnes qui ne souhaitent pas mêler leur travail et leur vie privée.

L'entrevue est aussi l'occasion de faire valoir au candidat les avantages qu'offre votre entreprise. Vous pouvez amorcer l'entrevue en parlant du poste, de l'entreprise et de son orientation future. L'employé potentiel pourra ainsi se faire sa propre idée et décider si un poste chez vous lui convient. Vous pouvez aussi lui remettre un dépliant ou une pochette d'information sur l'entreprise.

Vous devriez être prêt à répondre aux questions du candidat à propos du poste et de l'entreprise. Ne donnez que les renseignements dont vous êtes sûr. Si vous ignorez la réponse, dites à la personne que vous vous renseignerez et que vous lui reviendrez à ce sujet.

Pour vous aider à prendre une décision, vous pouvez créer un système de notation ou une grille d'analyse aux fins de comparaison et de classement des forces et des faiblesses des aspirants au poste. Le guide de recrutement Finders Keepers (en anglais) publié par le gouvernement de l'Alberta fournit une grille d'évaluation des candidats qui pourrait vous être utile.

Se renseigner sur le salaire

Les attentes salariales du postulant sont généralement abordées à la fin de l'entrevue, voire à la deuxième ou troisième entrevue, le cas échéant. Bien que le salaire soit important, souvenez-vous que le respect, un travail intéressant et satisfaisant et la communication avec les collègues de travail sont eux aussi cruciaux. Assurez-vous de bien démontrer au candidat tous les avantages dont il bénéficierait en devenant un employé de votre entreprise.

Faire une offre d’emploi

Une fois votre choix arrêté, téléphonez au candidat retenu pour lui proposer le poste. Au besoin, accordez-lui quelques jours pour réfléchir à votre proposition. Après qu'il vous a fait part de son acceptation, il est d'usage de faire parvenir au nouvel employé une lettre confirmant l'offre d'emploi faite au cours de l'entretien téléphonique que vous avez eu avec lui.

N'oubliez pas d'envoyer aussi une courte lettre à tous les candidats qui n'ont pas été retenus pour les remercier de leur intérêt et du temps qu'ils vous ont consacré. S'il y a lieu, vous pourriez conserver dans vos dossiers les noms des autres candidats intéressants dans l'éventualité où un autre poste serait à pourvoir.

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