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Un plan de recrutement en cinq étapes pour les petites entreprises

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Lorsque vous avez un poste à combler, vous voulez trouver le meilleur candidat, celui dont les compétences et les connaissances contribueront à la croissance de votre entreprise.

On croit souvent que l’entrevue constitue le moment décisif pour choisir le meilleur candidat. En fait, faire le bon choix est un processus qui débute bien avant l’entrevue.

Le succès de vos efforts de recrutement dépend du soin que vous mettez à préparer l’offre d’emploi, à annoncer le poste vacant et à présélectionner les candidats. Ce faisant, vous vous assurez de n’interviewer que les candidats les plus prometteurs, ceux dont les qualités se rapprochent le plus de celles que vous recherchez.

Voici un plan de recrutement en cinq étapes que vous pouvez suivre pour améliorer vos chances de dénicher le bon candidat.

Étape 1: Préparer une description de poste efficace

Pour attirer les bons candidats, la première étape consiste à rédiger une description de poste efficace. Plus vous décrirez clairement les exigences, les tâches, les conditions de travail et les avantages liés au poste, moins vous perdrez de temps à étudier et rejeter les candidatures qui ne conviennent pas.

Une description de poste efficace doit contenir les éléments ci-dessous.

  • Titre du poste: Évitez toute désignation propre à votre entreprise. Assurez-vous que le titre du poste est compris de toutes les personnes qui recherchent un emploi dans votre secteur d’activité.
  • Renseignements sur votre entreprise: Décrivez, en quelques lignes, votre entreprise et ce qui en fait un bon lieu de travail (mission, valeurs, distinctions récentes, etc.).
  • Description de poste: Précisez la contribution qu’apportera le titulaire du poste en résumant les tâches les plus importantes que le candidat retenu devra effectuer. Soulignez ce qui rend ce poste unique et stimulant.
  • Exigences: Avant de rédiger cette section, demandez-vous, ainsi qu’aux autres personnes clés de votre entreprise: «Qui serait la personne idéale pour occuper ce poste?» Énumérez les principaux attributs et qualités nécessaires, par ordre de priorité.
  • Comment postuler: Indiquez bien quels documents doivent accompagner la demande (p. ex., curriculum vitæ, références et autres) et si les candidatures doivent être soumises en personne, par la poste, par télécopieur ou par courriel. Si vous ne souhaitez pas recevoir d’appels téléphoniques, indiquez-le clairement. Précisez la date et l’heure limites pour la soumission des candidatures.

Étape 2: Utiliser les bons outils de recrutement

Une fois votre offre d’emploi rédigée, vous devez trouver le meilleur média pour la diffuser. Deux éléments viendront déterminer le meilleur choix: le budget dont votre entreprise dispose et le genre de candidat que vous recherchez. N’oubliez pas qu’utiliser plus d’un support vous permettra d’attirer davantage l’attention.

Il est important de faire le suivi des résultats. (Il peut s’agir simplement de demander aux candidats comment ils ont entendu parler de votre entreprise.) À la longue, cette méthode vous aidera à déterminer les outils de recrutement les plus efficaces pour votre entreprise.

Voici une liste d’outils que vous pouvez utiliser pour annoncer le poste et attirer des candidats.

  • Sites d’emploi: Les sites d’emploi sont la façon la plus simple et la plus rentable d’atteindre les chercheurs d’emploi. Vous devez toutefois faire en sorte que votre annonce se distingue du lot, compte tenu du nombre impressionnant d’annonces qui figurent sur ces sites. Parmi les sites d’emploi généraux, citons Craigslist, Guichet-Emplois (gouvernement du Canada), Indeed, Jobboom, Kijiji, Monster Canada et Workopolis.
  • Médias sociaux: Les sites de médias sociaux, comme LinkedIn, sont devenus de puissants outils pour les recruteurs. Ils vous permettent non seulement d’afficher des annonces sur vos comptes, mais peuvent aussi servir à trouver et à recruter des candidats qui ont des compétences précises.
  • Annonces: Faire paraître une annonce dans les médias conventionnels peut être une stratégie efficace si vous choisissez une publication qui cible le genre de candidat que vous recherchez. Une offre d’emploi publiée dans des revues spécialisées ou dans les bulletins d’information de groupes professionnels, par exemple, peut aussi s’avérer une bonne stratégie.
  • Agences de placement: Les agences de placement coûtent généralement cher, mais elles peuvent vous faire gagner un temps précieux en s’occupant de l’affichage de l’offre d’emploi, de la présélection et de la vérification des références et en ne vous transmettant que les candidatures qui répondent à vos exigences. Elles peuvent même s’occuper des entrevues.
  • Votre site Web: S’il génère suffisamment de trafic, votre site Web peut aussi servir d’outil de recrutement permanent. Vous pouvez créer à cette fin une section «Carrières» ou encore afficher les postes vacants sur votre page d’accueil.
  • Bouche-à-oreille: Le bouche-à-oreille – c’est-à-dire informer simplement vos employés, vos amis et vos collègues qu’il y a un emploi disponible dans votre entreprise – est une stratégie de recrutement éprouvée qui s’avère souvent efficace. Certaines entreprises versent une prime aux employés qui recrutent une personne dont la candidature est retenue (ce qui revient quand même moins cher que de faire affaire avec une agence de placement).

Étape 3: Présélectionner les candidats

Lorsque vous avez reçu les curriculum vitæ et que vous avez fait un premier tri pour garder uniquement les candidats intéressants, l’étape suivante consiste à effectuer une présélection. Plus vous vous acquitterez de cette étape avec rigueur, moins vous perdrez de temps à l’étape de l’entrevue.

Voici comment vous pouvez présélectionner les candidats avant l’entrevue.

  • Courriel ou téléphone: Communiquez avec les postulants pour obtenir un complément d’information et voir s’il vaut vraiment la peine de leur accorder une entrevue. Vous pourrez également vérifier s’ils sont véritablement intéressés par le poste.
  • Tests normalisés: L’administration de tests peut vous aider à repérer les candidats dont les compétences, les talents ou les valeurs se rapprochent le plus de votre idéal. Ces tests peuvent évaluer les habiletés cognitives, l’intelligence émotionnelle, la personnalité, les préférences quant au travail, etc. Ils devraient être administrés et interprétés par des professionnels externes ou internes agréés et peuvent être offerts par des entreprises spécialisées (qui peuvent aussi fournir des tests en ligne). Service Canada donne des renseignements utiles sur les outils d’évaluation des travailleurs.
  • Portfolio: Un examen préliminaire des réalisations antérieures des candidats peut être une excellente façon d’évaluer leurs compétences et de déterminer s’ils cadrent avec votre entreprise. Demandez aux candidats de vous transmettre leur portfolio pour vous faire une idée de ce qu’ils sont capables de faire.

Étape 4: Rencontrer les meilleurs candidats en entrevue

L’entrevue est l’occasion pour vous de confirmer les titres et qualités des candidats, de déterminer si le poste répond vraiment à leurs attentes et de voir s’ils cadrent avec la culture de votre entreprise.

Il existe deux types courants de questions d’entrevue:

Questions comportementales

Ces questions permettent de prévoir les comportements futurs du candidat en l’interrogeant sur ses comportements passés. Elles peuvent vous aider à évaluer des éléments tels que sa confiance en soi, sa créativité et ses aptitudes en résolution de problèmes.

Questions situationnelles

Ces questions portent sur des situations hypothétiques auxquelles le candidat pourrait devoir faire face dans le cadre de ses fonctions. Elles peuvent vous aider à évaluer les connaissances, les compétences et les méthodes de travail de la personne. Utilisez des questions du genre «Que feriez-vous si...?» ou «Comment vous y prendriez-vous...?».

Gardez-vous de poser des questions sur les intérêts personnels des candidats. Elles risquent de faire dévier l’entrevue ou de contrarier les personnes qui ne souhaitent pas mêler leur travail et leur vie privée.

Pour vous aider à prendre une décision, vous pouvez créer un système de notation ou une grille d’analyse aux fins de comparaison et de classement des forces et des faiblesses des aspirants au poste. Consultez le site Web de MaRS pour apprendre comment concevoir un modèle d’évaluation d’entrevue.

Étape 5: Offrir l’emploi

Une fois votre choix arrêté, téléphonez au candidat retenu pour lui proposer le poste. Au besoin, accordez-lui quelques jours pour réfléchir à votre proposition. Une fois l’offre acceptée, il est d’usage d’envoyer au candidat retenu une lettre de confirmation d’emploi qui fait état des conditions discutées au téléphone.

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