Comment élaborer un plan de ressources humaines qui soutient la croissance de votre entreprise

Qu’est-ce qu’un plan de ressources humaines?

À la base, un plan de ressources humaines est une stratégie qui englobe tout ce qui a trait au personnel d’une organisation, du recrutement à la rémunération en passant par le rendement et la formation. De la même manière qu’un plan d’affaires détaille les objectifs d’une entreprise et la façon dont elle compte les atteindre, un plan de ressources humaines décrit tout ce qu’une organisation fait pour gérer l’aspect humain de ses activités.

Faut-il des spécialistes des ressources humaines pour avoir un plan de ressources humaines?

La plupart des petites et moyennes entreprises n’ont pas de spécialiste ou de service des ressources humaines pour les aider à recruter et à gérer leur personnel.

«Dans les entreprises dont l’effectif compte 25 personnes ou moins, la gestion des ressources humaines relève généralement de la ou du propriétaire, d’une personne responsable de la comptabilité comme la contrôleuse ou le contrôleur ou la directrice financière ou le directeur financier, ou encore de la personne qui assure la gestion du bureau», explique Adam Nalepa.

S’il est utile qu’une personne ayant de l’expertise en matière de ressources humaines mette ses connaissances au service de l’entreprise, une ou plusieurs personnes peuvent prendre en charge les différents aspects des ressources humaines.

Adam Nalepa précise: «Il s’agit en fait de déterminer qui fait quoi. Qui gérera le recrutement, l’intégration, l’élaboration des politiques du milieu de travail, la gestion du rendement? Tout cela doit être consigné et communiqué, mais les gestionnaires peuvent prendre le contrôle de différents aspects. Et tout cela doit se faire en collaboration avec le personnel ou, du moins, être largement communiqué à toutes et à tous.»

Pourquoi un plan de ressources humaines est-il important?

Gérer une entreprise sans plan de ressources humaines, c’est comme investir dans une machine coûteuse et ne pas mettre en place des procédures opérationnelles normalisées. En plus de définir clairement les modalités de recrutement et de rémunération, il est essentiel de créer un milieu de travail où chaque personne comprend le fonctionnement de l’entreprise, ce que l’on attend de chaque employée et employé et la manière dont les fonctions de chaque personne s’inscrivent dans l’objectif général de l’organisation.

Adam Nalepa indique qu’une stratégie de ressources humaines comportant des politiques sur le milieu de travail qui sont claires et conformes à la réglementation provinciale et fédérale sert également à la gestion des risques pour les propriétaires d’entreprise.

«Nous constatons une augmentation des poursuites pour licenciement injustifié. De nombreuses organisations n’ont pas de politiques ni de documentation appropriée sur les normes du milieu de travail et les mesures disciplinaires. Vous ne pourrez pas vous défendre devant un tribunal si vous ne disposez pas d’un document indiquant ce que vous attendez de votre personnel et ce qui se passe lorsque celui-ci ne répond pas à vos attentes, y compris les mesures disciplinaires.»

Que doit contenir un plan de ressources humaines?

Un plan de ressources humaines complet couvre tous les aspects de l’embauche, de la gestion, de la formation et du licenciement des membres du personnel. Selon Adam Nalepa, un plan de ressources humaines comporte quatre niveaux.

Niveau 1

Manuel à l’intention du personnel

Ce document décrit ce que l’ensemble de votre effectif doit savoir sur son travail au sein de votre organisation, notamment:

• les politiques du milieu de travail
• les attentes à l’égard du personnel
• les heures de travail
• les politiques en matière de vacances, de congés de maladie et d’autres congés
• la rémunération et les avantages sociaux
• les procédures de gestion du rendement (par exemple, l’évaluation trimestrielle ou annuelle)
• le code vestimentaire

«Un manuel prépare le personnel à la réussite, démontre que vous le traitez de manière juste et équitable et libère la direction pour qu’elle puisse travailler sur des questions qui font avancer l’entreprise.»

Les renseignements qui devraient figurer dans le manuel peuvent varier selon le lieu de travail et le secteur d’activité. Certaines entreprises peuvent par exemple y intégrer leur énoncé de mission et leurs valeurs, ainsi que d’autres ressources relatives à la culture d’entreprise. Vous pouvez également choisir de documenter les politiques et procédures en matière de santé et de sécurité dans le manuel ou de créer un document distinct.

Descriptions des postes

Selon le conseiller d’affaires, chaque personne au sein d’une organisation a besoin d’une description de poste. «Une description définit les attentes et amène une responsabilisation afin que les membres du personnel et la direction sachent ce que les tâches et les responsabilités de chaque poste apportent à l’entreprise.»

«L’absence de description de poste entraîne un flou et un décalage entre les attentes. Il peut être éclairant de créer des descriptions de tous les postes, car vous constaterez rapidement où il y a des lacunes, de la surcharge de travail ou des possibilités d’évolution», ajoute Adam Nalepa.

Pour les petites entreprises qui commencent à embaucher, il s’agit d’un bon point de départ pour leur plan de ressources humaines, car il n’est pas possible de recruter sans descriptions des postes. Si vous disposez d’une petite équipe dont les membres ont progressé vers leurs fonctions actuelles, veillez à définir leurs rôles et responsabilités.

Organigramme

Un organigramme est une représentation visuelle de la structure interne d’une organisation. Il montre la hiérarchie et, plus important encore, le flux de communication.

«Dans beaucoup de petites entreprises où les membres du personnel sont en poste depuis longtemps, nous remarquons qu’ils empruntent généralement la voie de la facilité pour obtenir l’approbation de quelque chose. C’est un mauvais exemple pour le personnel qui entre en poste», affirme Adam Nalepa.

Il s’agit également d’un outil d’intégration pratique pour les nouveaux membres du personnel, car il offre une vue d’ensemble du fonctionnement de l’entreprise, depuis les postes individuels jusqu’aux équipes et aux services.

Niveau 2

Gestion des talents et stratégie de recrutement

Une fois que vous avez établi une base claire de politiques et de responsabilités sur le milieu de travail, vous pouvez la compléter par un plan d’accueil et d’intégration clair.

«Vous voulez que les nouveaux membres de l’équipe sentent qu’ils font partie de l’organisation dès le premier jour. Votre plan d’intégration doit être clair et concis et aider les nouveaux membres du personnel à s’adapter rapidement à leur poste», explique Adam Nalepa.

Un plan d’intégration doit comprendre ce qui suit:

• manuel du personnel
• description du poste
• organigramme
• tout l’équipement dont la personne a besoin pour faire son travail (ordinateur portable, identifiants, outils, etc.)
• mécanismes pour que la personne fasse connaissance avec sa ou son gestionnaire, les autres membres de l’équipe et les autres services afin qu’elle ait une bonne compréhension des écosystèmes au sein de l’organisation
• matériel ou plan de formation

Niveau 3

Gestion du rendement

Selon Adam Nalepa, la plupart des milieux de travail modernes où la fidélisation et la cohésion du personnel sont fortes comportent des stratégies de gestion du rendement.

«Il est important de s’assurer que les membres du personnel répondent aux attentes. Vous pouvez les aider en leur fournissant une rétroaction et des conseils constructifs.»

La gestion du rendement en tant que processus peut être aussi simple que de prendre la description de chaque poste et de définir ce qu’est le succès, y compris des objectifs particuliers. Pour commencer, vous pouvez utiliser l’outil gratuit de définition des objectifs du personnel proposé par BDC. La mesure dans laquelle ces objectifs sont atteints peut être évaluée par la supérieure ou le supérieur hiérarchique à intervalles réguliers (trimestriels, semestriels ou annuels). Certaines organisations lient l’augmentation de la rémunération au rendement; d’autres l’utilisent comme mesure de la croissance.

«Prenez votre stratégie organisationnelle et vos objectifs commerciaux et, poste par poste, définissez ce que chacun fait pour contribuer à la réalisation des objectifs globaux. Non seulement c’est bénéfique pour l’entreprise, mais cela permet aussi de créer un sentiment de travail d’équipe», affirme Adam Nalepa.

La gestion du rendement est également une bonne occasion de recevoir la rétroaction de la part des employées et employés et d’intégrer leurs idées dans les pratiques de l’entreprise.

Niveau 4

Développement de carrière

Selon Adam Nalepa, la principale tactique de fidélisation du personnel est le développement de carrière. «La plupart des gens veulent évoluer, acquérir de nouvelles compétences, se perfectionner et faire progresser leur carrière. C’est aux employeuses et employeurs de créer ces possibilités.»

En s’appuyant sur les critères de gestion du rendement, les leaders de votre organisation peuvent chercher à faire évoluer certains membres du personnel vers des postes qui leur permettent de s’épanouir davantage. Pour d’autres membres du personnel, il peut s’agir envisager d’ajuster les tâches pour créer une meilleure adéquation.

Un plan de ressources humaines solide tient compte de l’avenir de chaque personne au sein de l’organisation et de la manière dont elle peut donner le meilleur d’elle-même.

Quelles sont les étapes de l’élaboration d’un plan de ressources humaines?

La préparation d’un plan de ressources humaines peut sembler une tâche décourageante dans de nombreuses petites entreprises; c’est pourquoi il est important de commencer modestement et d’élaborer un plan de ressources humaines par étapes.

Adam Nalepa conseille de faire l’inventaire de ce que vous avez et de ce dont vous pourriez avoir besoin aux quatre niveaux du plan de ressources humaines.

«Il n’y a pas de mal à construire lentement votre plan de ressources humaines. Vous ne voulez pas accabler votre personnel avec un tas de nouvelles politiques et d’exigences. Progressez d’un niveau à l’autre en expliquant à votre équipe pourquoi vous élaborez un plan de ressources humaines et en quoi il sera utile à chaque membre du personnel.»

Comment définir vos besoins en matière de ressources humaines?

Une autre façon de faire le point sur vos besoins en matière de ressources humaines consiste à mener un sondage auprès de votre personnel pour prendre le pouls de ce qu’il souhaite.

«Il est utile de se faire une idée de ce que votre personnel pense que vous faites bien et de ce qu’il souhaite. Toutefois, si vous demandez une rétroaction, vous devez vouloir y donner suite. Si vous ne le faites pas, vous risquez de créer un environnement toxique», dit le conseiller d’affaires.

C’est là que des spécialistes externes comme les membres de BDC Services-conseils peuvent intervenir pour dresser un portrait impartial de l’expérience du personnel.

«Il s’agit vraiment de communiquer de la bonne façon lorsque vous posez ces questions. Par exemple, "Nous voulons créer un environnement qui vous soutient mieux et nous voulons connaître vos idées". La sincérité peut aider à jeter des ponts entre la direction et le personnel.»

Exemple de sondage auprès du personnel

En règle générale, un sondage auprès du personnel comporte des questions auxquelles on peut répondre sur une échelle de 1 (pas du tout d’accord) à 5 (tout à fait d’accord) et qui peuvent porter sur les points suivants:

• Est-ce que je comprends la vision et les valeurs de l’organisation?
• Est-ce que je partage les mêmes valeurs que la direction?
• Est-ce que mon organisation me procure un sentiment d’accueil et d’appréciation?
• Ai-je trop de travail?
• Est-ce que je me sens à l’aise de partager mes idées avec la direction?
• Est-ce que je sens que l’on me respecte au sein de l’organisation?
• Est-ce que je comprends de quelle manière mon travail contribue à la réalisation des objectifs de l’organisation?
• Mon environnement de travail est-il sûr?
• Notre entreprise applique-t-elle une politique de tolérance zéro à l’égard du harcèlement et de la discrimination?
• Est-ce que je dispose des outils et de l’équipement nécessaires pour effectuer mon travail de manière efficace?

Si vous réalisez un sondage auprès du personnel, il est important d’en communiquer les résultats et d’indiquer comment vous comptez y donner suite.

Comment pouvez-vous vous assurer que votre plan de ressources humaines évolue avec votre entreprise?

Comme de nombreux aspects de la gestion d’une entreprise, un plan de ressources humaines n’est pas une proposition statique. Votre plan doit être constamment adapté à l’évolution de votre entreprise et de votre personnel.

«Il est utile de procéder à un examen annuel de votre plan de ressources humaines, y compris de la performance et des objectifs de l’entreprise. Passez en revue chaque service pour voir dans quelle mesure le plan peut être adapté aux nouveaux besoins. Vous voulez vous assurer que vous soutenez votre personnel de la meilleure façon possible», déclare Adam Nalepa.

Dans l’ensemble, un plan de ressources humaines ne doit pas être considéré comme étant un fardeau ou une source de tracas au sein d’une organisation. Il s’agit d’un élément stratégique qui permet à une entreprise de se développer et de prospérer.

«Les propriétaires perçoivent certainement la gestion des ressources humaines d’une manière plus stratégique et plus positive. Nous n’en sommes plus à l’époque où les membres du service des RH pointaient une personne du doigt en lui disant: "Vous n’avez pas suivi la politique". C’est davantage un mécanisme de soutien pour une entreprise et un élément vraiment important pour le recrutement et la fidélisation.»

Prochaine étape

Découvrez comment BDC peut vous aider à élaborer votre plan de gestion des ressources humaines pour améliorer vos pratiques en matière de recrutement et de fidélisation et attirer le personnel qualifié dont vous avez besoin pour diriger une entreprise prospère.