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Soutien pour les entreprises touchées par la COVID-19.

COVID-19: Gestion et planification des opérations

La planification de vos activités pendant la pandémie de COVID-19 doit porter sur des éléments cruciaux de votre entreprise. L’objectif est de protéger votre trésorerie et vos employés. Mais c’est aussi l’occasion d’envisager des innovations et des façons de travailler inédites.

Selon l’adage, la nécessité est la mère de l’invention. Vous pourriez être surpris des nouvelles occasions qui se présentent à votre entreprise au cours de cette période de perturbation. En ajoutant l’expérimentation et l’innovation dans la planification de vos opérations, vous pourrez sortir de la crise plus fort qu’avant.

Adoptez une approche étape par étape pour créer un plan d’action détaillé qui porte sur des activités précises pour votre entreprise et votre main-d’œuvre.

Votre plan de gestion des opérations en cinq étapes

L’outil de gestion des opérations présenté sur une seule page, offre un moyen visuel d’identifier les éléments de votre plan et de les classer dans l’ordre approprié. Il s’agit de suivre les cinq étapes suivantes:

1. Décisions en matière de production

  • Déterminer les produits et services que vous pouvez offrir maintenant. Tenez compte de la demande pour vos produits ou services actuels, pensez à la façon dont ils peuvent être adaptés ou à la façon dont vous pouvez créer de nouvelles sources de revenus.
  • Définir les critères de mesure. Commencez par établir la disponibilité de votre main-d’œuvre, notamment les personnes disponibles et la meilleure façon de tirer parti de leurs compétences. Examinez les flux de trésorerie et les marges variables et privilégiez les produits ou services qui contribuent à dégager une marge brute positive. Recherchez de nouvelles sources de revenus ou des moyens de servir de nouveaux marchés. Si vous modifiez les activités, incluez les coûts associés à la santé et à la sécurité.

Créez des outils de mesure. Déterminez des mesures quantifiables qui vous permettront de maintenir le cap, par exemple le nombre d’unités produites, les quantités expédiées, le nombre de clients que vous avez gardés ou l’incidence sur les flux de trésorerie.

2. Analyse et atténuation du risque

  • Définir les ressources essentielles. Cela comprend les principales matières premières, les employés et compétences essentiels ainsi que l’équipement essentiel.
  • Définir comment mesurer et atténuer le risque. Évaluez les fournisseurs et cherchez des solutions de rechange. Envisagez la formation polyvalente des employés pour perfectionner les compétences essentielles et des plans d’urgence si les employés tombent malades. Établissez un plan d’urgence pour l’équipement et la technologie essentiels (particulièrement si vous avez des employés qui travaillent à distance ou si vous faites du commerce électronique). Établissez les priorités relatives aux politiques, procédures et équipements de santé et sécurité dont vos employés ont besoin pour faire leur travail en toute sécurité.

3. Établissement d’un ordre de priorité et création de votre plan

Incluez plusieurs domaines et fonctions dans votre plan.

  • Prévoir la demande et déterminer les ressources à court terme et pendant la période de reprise. Incluez les matériaux et la main-d’œuvre nécessaires (tenez compte des changements apportés aux quarts et aux heures de travail), les flux de trésorerie et la consommation de trésorerie, les comptes clients et les comptes fournisseurs.
  • Définir les mesures à prendre. Cela peut comprendre la formation ou l’embauche d’employés, la commande de matériel ou d’équipement technologique ou l’aménagement d’horaires de travail flexibles.

Outil de planification des mesures

Un outil compatible avec Excel pour élaborer un plan détaillé.

4. Exécution et suivi

À mesure que vous mettez votre plan en œuvre, établissez les priorités en matière de ressources humaines et matérielles. La sécurité et la qualité des produits et services devraient être les priorités absolues. Ayez une idée claire de la façon dont vous allez gérer les problèmes et sachez qui sont les principales personnes responsables. Quelques éléments à considérer:

Assurez un suivi au moyen des critères de mesure établis afin de savoir si vous êtes sur la bonne voie ou si votre plan doit être adapté.

5. Répétition et adaptation

Une fois votre plan en place, veillez à le revoir à intervalles réguliers pour vous assurer de rester sur la bonne voie. Vous devrez peut-être envisager d’adapter votre plan selon les risques et les possibilités qui se présentent en fonction de l’évolution de la conjoncture économique.

Vous devrez peut-être modifier vos prévisions en ce qui a trait à la demande de produits ou services ou vos plans de main-d’œuvre et d’approvisionnement ou encore adapter les ressources (personnes et fournitures) pour la période suivante.

Le plan de gestion des opérations est un outil visuel facile à lire qui vous aide à organiser et à affiner les prochaines étapes et mesures à prendre.

Plan de gestion des opérations

Un plan d’action en 5 étapes sur une seule page.

Les incontournables de la planification de la main-d’œuvre

Les interruptions de travail auront des répercussions sur les employés et nécessiteront un plan d’action spécial. Bien que le contexte actuel soit incertain et que certaines entreprises réduisent leurs effectifs, gardez les yeux ouverts aux possibilités de croissance également.

Pour établir votre plan de planification de la main-d’œuvre, tenez compte des éléments suivants:

  • Quels employés sont essentiels aux priorités de l’entreprise?
  • Qui est directement lié aux produits et services essentiels à la mission?
  • Y a-t-il des employés qui ont établi des relations cruciales avec des fournisseurs ou des clients?
  • pourrait-il y avoir une augmentation des activités qui pourrait exiger plus d’attention de la part des employés?

Pensez à la façon dont les employés travaillent actuellement et aux changements éventuels. Recherchez des occasions de solidifier votre effectif:

  • Occasions pour les gens de faire du télétravail ou de travailler en rotation, ce qui permet d’assurer une distanciation physique.
  • Possibilités de partage de poste ou de quarts de travail variables pour accommoder le personnel ayant des responsabilités familiales.
  • Formation polyvalente comme stratégie importante d’atténuation des risques liés à la main-d’œuvre. Pouvez-vous jumeler des employés pour les aider à assumer des tâches et des responsabilités en dehors de leurs tâches normales?

En gardant votre personnel et ses compétences, votre entreprise pourra reprendre ses activités plus rapidement une fois la crise terminée.

Le tableau de planification de la main-d’œuvre peut vous aider à consigner rapidement les employés, leurs tâches, leur lien avec les activités essentielles de l’entreprise et tout changement nécessaire à apporter à l’effectif ou au milieu de travail.

Tableau de planification de la main-d’œuvre

Un tableau qui recense les employés, les fonctions et les changements dans les tâches ou l’effectif.


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