Comment reprendre le dessus lorsqu’un sinistre frappe

En cas de catastrophe, un bon plan aidera votre entreprise à se remettre sur pied plus rapidement

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Une catastrophe naturelle, des conditions météorologiques extrêmes, un incendie, une inondation, une explosion ou encore une cyberattaque peuvent perturber vos activités quotidiennes. Un acte criminel ou la maladie grave d’une ou un membre clé du personnel peuvent aussi nuire à votre entreprise.

Pour que votre entreprise survive, les affaires doivent reprendre rapidement.

Comment remettre votre entreprise sur pied? Mieux vaut avoir un plan de reprise après sinistre bien conçu pour vous aider à réduire le risque pour votre personnel, votre clientèle et vous fournisseuses et fournisseurs, assurer la continuité de vos activités et protéger vos résultats financiers.

«Il s’agit d’être prêt en cas d’interruption de vos activités commerciales», explique David Rowland, analyste principal, Gestion du risque opérationnel à BDC.

Déterminez ce qui est essentiel au fonctionnement de votre entreprise

Que vous ayez un plan de reprise après sinistre ou un plan de continuité des activités, tout le personnel devrait en être informé. «Vous devrez aussi les consulter lors de la création de votre plan», souligne David Rowland. Celui-ci doit prévoir différents types de sinistres.

«Concentrez-vous sur les activités vraiment essentielles à la prestation de vos produits et services. Vous réduirez ainsi grandement le temps d’arrêt», poursuit David Rowland.

Par exemple, David Rowland précise que votre personnel devrait pouvoir travailler à distance, si c’est possible, afin que votre entreprise continue de fonctionner.

5 conseils pour se remettre d’une catastrophe

Dans tous les cas, la première étape de votre plan devrait être d’appeler les services d’urgence et de faire en sorte que votre personnel est en sécurité.

Pour la suite, David Rowland conseille aux entreprises d’examiner les 5 éléments suivants lors de l’élaboration de leur plan post-sinistre.

1. Assurez-vous qu’on peut facilement accéder à votre plan en cas d’urgence

Assurez-vous d’avoir une version électronique de votre plan et que le personnel peut y accéder par l’entremise d’un service infonuagique, peu importe ce qu’il est en train de faire et d’où il travaille, explique David Rowland. Si vous n’êtes pas sur place, votre personnel doit savoir quoi faire.

Pour le rendre plus simple à suivre, vous pouvez rédiger votre plan sous forme de liste de vérification.

De plus, gardez à jour les copies de documents comme les polices d’assurance et les documents juridiques au moyen d’un service infonuagique afin de pouvoir y accéder à tout moment.

2. Faites une liste des solutions qui vous permettront de poursuivre vos activités

Lors de l’élaboration de votre plan, pensez à la façon dont vous continuerez à exploiter votre entreprise après une situation d’urgence. Si vous offrez un service, par exemple, votre plan devrait prévoir la location d’un espace de bureau temporaire et une estimation des coûts qui y sont associés.

Si vous ne pouvez pas expédier vos produits, vous devez pouvoir compter sur une entreprise qui prendra la relève. Examinez votre chaîne d’approvisionnement et déterminez où des solutions peuvent être mises en œuvre pour assurer la livraison de vos produits.

Si la clientèle ne peut ni vous joindre ni obtenir ce qu’elle attend de vous, elle ira voir ailleurs.

De plus, il est important d’informer immédiatement votre clientèle de la situation afin qu’elle comprenne s’il y a des retards ou d’autres problèmes relativement à la réception de vos produits.

«Si la clientèle ne peut ni vous joindre ni obtenir ce qu’elle attend de vous, elle ira voir ailleurs», explique David Rowland.

Si vous êtes une entreprise de fabrication et que votre usine brûle, par exemple, votre production sera retardée. Vous devrez reconstruire votre usine ou trouver d’autres locaux.

3. Gardez un inventaire à jour de vos actifs

La gestion des demandes de règlement auprès de votre assureure ou assureur après un sinistre peut être grandement simplifiée si vous avez à une liste à jour de vos stocks et de vos actifs.

David Rowland rappelle que les propriétaires d’entreprise doivent avoir une liste détaillée de leurs actifs, ce qui comprend tout immeuble, équipement, logiciel, stock et ameublement.

L’inventaire peut comprendre des photos, des numéros de série de pièces d’équipement et d’autres renseignements qui permettront de repérer facilement un actif en particulier.

Vous devriez communiquer avec votre assureure ou assureur dès que possible afin d’amorcer le processus de règlement. Vous devriez connaître la valeur de vos actifs et savoir ce qui a été perdu ou endommagé. Veillez à ce que votre entreprise ne soit pas sous-assurée.

«C’est une bonne idée de faire appel à une ou un spécialiste qui sait quels sont les documents dont vous avez besoin lorsque vous communiquez avec votre assureure ou assureur après un sinistre, explique David Rowland. Vous devriez aussi vérifier si vous êtes admissible à une aide de l’administration municipale ou du gouvernement provincial ou fédéral en cas de catastrophe.»

4. Protégez votre flux de trésorerie

Il devrait être prioritaire de protéger votre flux de trésorerie à la suite d’une catastrophe, car vos dépenses vont probablement augmenter alors que vos revenus pourraient diminuer en raison de la perturbation de vos activités.

Communiquez rapidement avec votre banque pour l’informer que votre entreprise a été touchée par un sinistre. Vous pourriez devoir augmenter votre marge de crédit pour couvrir les dépenses. Un prêt à terme assorti de modalités souples peut aussi vous aider à protéger votre flux de trésorerie le temps que vous remettiez votre entreprise sur pied.

David Rowland ajoute que c’est une bonne idée de communiquer avec vos fournisseuses et fournisseurs pour obtenir une prolongation des délais de paiement, au besoin, afin de maintenir le roulement de votre entreprise.

5. Testez et mettez à jour votre plan une fois par année

Un test annuel de votre plan vous permet de vous assurer que chaque membre de votre équipe comprend son rôle en cas d’urgence.

De plus, vous pourrez vérifier que votre plan répond aux besoins actuels de votre entreprise, corriger tout problème ou apporter des modifications, au besoin.

«Il faut que tout soit parfaitement clair afin que quiconque prend votre plan en charge puisse le suivre et comprendre ce qui doit être fait, et selon quel ordre de priorité», explique David Rowland.

Une situation hautement stressante

Des communications rapides, claires et efficaces sont la clé de la gestion d’une crise ou d’une catastrophe. Votre personnel doit rapidement être mis au courant de la situation. Il vous faudra peut-être aussi désigner un porte-parole pour gérer les demandes des médias, poursuit David Rowland.

Une catastrophe peut être une situation hautement stressante. Vous serez en mesure de relever le défi si vous avez un plan.

«Les catastrophes peuvent prendre plusieurs formes, conclut David Rowland. Les conséquences, et les mesures à prendre, dépendront de la situation. Il est donc crucial de parer à toute éventualité.»

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