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10 conseils pour choisir un système ERP pour votre petite entreprise

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Jack McDonald et Mark Hanna, son partenaire d’affaires, savaient qu’ils avaient besoin d’un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) plus évolué pour remplacer leur logiciel de comptabilité périmé et répondre à d’autres besoins commerciaux.

Ce qu’ils ne savaient pas, c’est que cette tâche deviendrait un véritable casse-tête pour leur entreprise, Leeza Distribution.

L’entreprise de Montréal, qui distribue des matériaux de surfaçage de marque (notamment des carreaux pour la cuisine et des comptoirs en tuiles de quartz), a finalement dépensé cinq fois plus que ce qu’ils avaient budgété pour son système ERP.

Et le pire, c’est que ce système ne répondait pas à leurs besoins et que, cinq ans plus tard, il provoquait encore des frustrations!

Besoin de plus d’investissement

L’expérience de M. McDonald est révélatrice de ce que vivent les entrepreneurs qui cherchent de nouveaux systèmes technologiques. Ce type d’expériences décevantes explique en partie pourquoi la plupart des sociétés canadiennes n’investissent pas assez en technologie.

Beaucoup d’entrepreneurs qui ont eu une mauvaise expérience retardent leurs investissements dans le matériel informatique et les logiciels et finissent par se priver de systèmes qui les rendraient plus compétitifs.

Pourtant, avec un peu de planification, l’achat d’un système ERP peut faire bien plus que combler les besoins de base d’une entreprise. Il peut devenir un outil essentiel pour améliorer la compétitivité, rendre les employés moins stressés et accroître les bénéfices.

Le secret est de suivre un plan d’achat détaillé, conforme à la stratégie de l’entreprise.

10 étapes pour acheter la technologie qui vous convient

Pour éviter les pièges de toutes sortes, voici 10 étapes pour acheter le bon système ERP ou d’autres technologies convenant à votre entreprise.

  1. Élaborez un plan d’entreprise stratégique, comprenant une vision d’avenir et un plan d’action. Celui-ci vous permettra de comprendre quels sont vos besoins technologiques et de déterminer quel montant vous devrez investir pour les satisfaire.
  2. Faites l’inventaire de vos technologies, puis dressez la liste des problèmes qu’ils vous causent et des occasions d’amélioration. Il suffirait peut-être de reconfigurer votre système ou d’en effectuer une mise à niveau pour répondre à vos besoins.
  3. Dressez une liste exhaustive de vos exigences en matière de technologie; cette « évaluation des besoins » doit être effectuée conformément à votre plan stratégique. Pondérez chaque exigence en fonction de son importance. Assurez-vous d’inclure les exigences de mise en œuvre des technologies, y compris la formation des employés et la restructuration des processus d’affaires, le cas échéant. Au besoin, demandez l’aide d’un consultant externe.
  4. Évaluez les coûts potentiels ainsi que les ressources financières et humaines dont vous disposez.
  5. Demandez aux éventuels fournisseurs de soumettre des propositions conformes à votre évaluation des besoins. Envisagez de faire affaire avec de petits fournisseurs, non uniquement de grandes sociétés.
  6. Évaluez comment les fournisseurs répondent à chacune de vos exigences, puis déterminez le coût total de possession de chaque proposition, en incluant les droits d’utilisation, les coûts des services professionnels et les frais de maintenance.
  7. Invitez vos « premiers choix » à venir présenter leur produit. Fournissez-leur un scénario décrivant précisément les exigences dont vous souhaitez qu’ils parlent durant leur présentation.
  8. Faites participer les employés tout au long du processus afin de vous assurer que leurs besoins seront satisfaits et qu’ils s’approprieront le nouveau système.
  9. Avec l’aide de vos employés, élaborez un plan de mise en œuvre de votre système.
  10. Suivez la mise en œuvre et ses incidences.

Une démarche plus systématique

Lorsque M. McDonald a décidé de mettre à jour son système ERP, il a opté pour une démarche plus systématique que celle qu’il avait adoptée la première fois. Il s’est rapidement aperçu qu’il avait besoin d’une aide externe.

Il a appelé BDC et retenu les services d’un consultant. Ce dernier a réalisé une évaluation approfondie des besoins de Leeza Distribution en fonction de son plan stratégique.

Une demande de propositions très détaillée comprenant près d’un millier d’exigences a ainsi été rédigée.

Les quatre fournisseurs retenus ont été invités à donner une présentation d’une demi-journée axée précisément sur les besoins de Leeza Distribution, ce qui a facilité leur comparaison. « Nous avons pu comparer des pommes avec des pommes, résume M. McDonald, et non des pommes avec des oranges. »

Les deux « finalistes » sont ensuite revenus pour une présentation d’une journée, puis une séance de questions-réponses d’une demi-journée.

Pour effectuer son choix, M. McDonald a disposé d’un maximum de renseignements, et l’entreprise pourra s’appuyer sur son nouveau système pour réaliser ses ambitieux plans de croissance.

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