Omicron: comment gérer l’absentéisme et les perturbations de la chaîne d’approvisionnement

Prenez les mesures adéquates pour protéger votre personnel, votre clientèle et votre fonds de roulement

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La plus récente vague de COVID-19 a mené à des fermetures d’entreprises de services, à un retour au télétravail pour le personnel de bureau et à des perturbations généralisées pour les entreprises qui ne peuvent pas exercer leurs activités à distance.

L’un des principaux problèmes qui touchent les entreprises (et surtout les entreprises dont les activités se déroulent sur place) est le taux élevé d’absences, car les membres du personnel touchés par le variant Omicron doivent s’isoler et se reposer. Cela peut retarder les projets ou la livraison des produits et aura probablement des répercussions dans la chaîne d’approvisionnement.

«Tout le monde sait comment ça se passe, souligne Brett Prikker, directeur du centre d’affaires de BDC à Kingston, en Ontario. Si deux personnes tombent malades dans une chaîne de production, toute la chaîne de production est touchée et l’usine doit fermer.»

«Certaines entreprises ont de bons plans de résilience et s’en sortent bien, mais de nombreuses petites entreprises ne peuvent pas se permettre de payer des charges indirectes pour embaucher du personnel supplémentaire, et nous sommes en pleine pénurie de main-d’œuvre. Cela peut être très difficile pour les propriétaires d’entreprise», dit Brett Prikker.

Brett Prikker donne les conseils suivants pour composer avec un nombre d’absence élevé ainsi qu’avec les défis liés à la chaîne d’approvisionnement et aux flux de trésorerie dans le contexte de la vague actuelle de COVID-19.

1. Diviser votre équipe en groupes indépendants

Une première ligne de défense consiste à diviser votre équipe en groupes indépendants (ou bulles) qui n’ont aucun contact entre eux. Limiter le nombre de contacts entre les membres du personnel diminue les risques d’infection. Et si une équipe est confrontée à une perturbation, les autres équipes ne sont pas touchées et peuvent poursuivre leurs activités.

«On ne peut plus laisser tout le monde travailler au même endroit en même temps, déclare Brett Prikker. Les entreprises ont commencé à utiliser des horaires de travail en rotation afin d’éviter que toutes les personnes soient infectées en même temps.»

Les membres du personnel devraient également suivre une formation polyvalente afin de pouvoir faire le travail des membres de l’équipe qui doivent rester à la maison.

Bon nombre de propriétaires d’entreprise ont également pris le temps d’examiner leur espace de travail pour s’assurer que les membres du personnel peuvent garder leur distance et disposent d’équipement de protection adéquat.

Assurez-vous que vos installations sont aménagées de façon sécuritaire et essayez d’avoir des redondances dans votre processus afin que si une personne tombe malade, quelqu’un d’autre puisse la remplacer.

«Vous devez pouvoir compter sur des personnes aptes à effectuer le travail dans un endroit isolé. Malgré tout, nous assistons encore à la propagation du virus, poursuit Brett Prikker. Assurez-vous que vos installations sont aménagées de façon sécuritaire et essayez d’avoir des redondances dans votre processus afin que si une personne tombe malade, quelqu’un d’autre puisse la remplacer.»

«Les lignes directrices du gouvernement sont constamment mises à jour à mesure que la pandémie évolue. En vous tenant au courant des dernières modifications aux règles dans votre province, vous assurerez la sécurité des membres de votre personnel et celle de votre clientèle.»

2. Communiquer avec les fournisseuses et fournisseurs

Les chaînes d’approvisionnement étaient déjà sous pression avant la dernière vague d’infections. L’augmentation des absences a amplifié ces problèmes en ralentissant ou en interrompant les activités partout dans le monde. Chaque perturbation entraîne des répercussions qui ralentissent les autres éléments de la chaîne d’approvisionnement.

Si vous ne l’avez pas encore fait, vous devriez communiquer avec les fournisseuses et fournisseurs pour voir comment la situation les touche et vous assurer que les livraisons prévues se feront à temps.

«En cas d’arrêt de la production chez une fournisseuse ou un fournisseur, vous pourriez manquer de fournitures et ne pas pouvoir respecter vos obligations, car la production sera retardée, explique Brett Prikker. Nous constatons que des propriétaires d’entreprises achètent plus de stocks pour protéger leurs activités et nous essayons d’apporter de l’aide au cas par cas

À long terme, il sera probablement préférable de diversifier votre base de fournisseuses et fournisseurs pour vous protéger contre les perturbations futures.

Si Omicron a mis à mal vos activités, discutez de modalités de paiement différé avec les fournisseuses et fournisseurs. Si vous payez actuellement vos comptes dans les 30 jours, essayez de négocier un délai de 60 jours sans pénalité. Cela vous donnera la possibilité de conserver vos liquidités plus longtemps en cas de ralentissement des affaires.

«Nous prévoyons que certaines entreprises subiront un manque à gagner dans leur fonds de roulement en raison de l’absentéisme», indique Brett Prikker.

3. Surveiller votre fonds de roulement de près

En temps normal, les comptes clients produisent un flux continu de trésorerie en même temps que vous payez vos matériaux et vos stocks à vos fournisseuses et fournisseurs.

Un ralentissement ou l’arrêt de vos activités pourrait avoir une incidence sur vos mouvements de trésorerie et vous laisser un fonds de roulement insuffisant pour payer vos factures.

Vous ne devriez pas attendre de manquer de liquidités pour communiquer avec les institutions financières. Vous devez discuter du montant que vous pouvez obtenir en début de processus.

«Il est essentiel de bien comprendre votre fonds de roulement et votre cycle d’exploitation, rappelle Brett Prikker. Vous devriez examiner l’utilisation actuelle de vos liquidités pour savoir de combien vous aurez besoin au cours des six à 12 prochains mois. Faites ensuite le même exercice, mais supposez des retards généralisés de 30 ou 60 jours, si vous perdez des personnes clés ou si vous devez fermer, par exemple. Avez-vous mis en place un fonds d’urgence pour faire face à une telle situation?»

Grâce à cette analyse, vous pourrez demander à votre banque une augmentation à court terme de votre marge de crédit pour faire face aux perturbations potentielles. Des institutions prêteuses comme BDC peuvent également offrir un prêt de fonds de roulement pour combler l’écart entre les sorties et les entrées de fonds.

Vous devez avoir ces discussions financières avant d’atteindre un point critique.

«Vous ne devez pas attendre de manquer de liquidités pour communiquer avec les institutions financières. Vous devez discuter du montant que vous pouvez obtenir en début de processus», explique Brett Prikker.

Les différents programmes d’aides gouvernementaux peuvent également aider les entreprises qui ont été touchées par la pandémie.

Mouvements de trésorerie

Mouvements de trésorerie

4. Créer ou réviser votre plan de continuité des affaires

Les propriétaires d’entreprise ont fait face à de grandes incertitudes pendant la première vague de la pandémie. Plusieurs ont élaboré un plan de continuité des activités pour les aider à composer avec la hausse actuelle des infections.

Si vous ne l’avez pas encore fait, vous devriez créer un plan de continuité des activités qui décrit la façon dont vous maintiendrez celles-ci en cas d’urgence. Vous pouvez télécharger gratuitement un modèle de plan de continuité des affaires et une liste de vérification sur le site Web de BDC. BDC Services-conseils peut également vous aider à élaborer votre plan de continuité.

Votre plan de continuité des affaires vous aidera à déterminer qui sont les membres du personnel, les fournisseuses et fournisseurs ainsi que les clientes et clients qui ont de l’importance et quels processus doivent être maintenus en cas d’urgence.

«Je suis étonné de voir que nombre de propriétaires d’entreprises n’ont pas de plan de continuité en place et font face à des difficultés lorsqu’un problème survient, souligne Brett Prikker. Plusieurs de nos clientes et clients ont réussi à s’en sortir simplement en élaborant une liste de vérification pour la continuité des affaires.»

Le plan doit également décrire ce qui se passera si quelque chose vous arrive en tant que propriétaire de l’entreprise. L’entreprise peut-elle fonctionner sans vous? Une personne de votre équipe peut-elle prendre la relève si vous devez quitter l’entreprise pendant quelques semaines?

En mettant en place un plan de ce type, vous pourrez non seulement faire face aux crises actuelles et futures, mais la valeur de votre entreprise augmentera aussi aux yeux des acheteuses et acheteurs et des investisseuses et investisseurs susceptibles.

5. Planifier l’avenir: investir dans la technologie

Même si on peut espérer que l’actuelle tendance à la hausse des infections est temporaire, des infections futures et d’autres situations d’urgence sont encore probables. Les défis actuels nous rappellent que les investissements dans la technologie peuvent rendre votre entreprise plus résiliente.

Les entreprises qui ont investi dans la technologie du travail à distance, par exemple, résistent beaucoup mieux à la crise actuelle. Ces investissements les ont également rendues plus attrayantes pour les membres du personnel et peuvent entraîner des économies de coûts, les modèles hybrides ou à distance réduisant les besoins en matière d’espace de bureau.

On peut établir un parallèle avec les investissements dans la vente en ligne et le marketing numérique. «Les entreprises doivent se tourner vers le numérique, affirme Brett Prikker. Le modèle basé sur la vente en personne a changé. Il sera plus difficile de faire croître votre entreprise si vous n’êtes pas en ligne.»

Les propriétaires d’entreprises devraient également voir l’automatisation comme un moyen de diminuer les contacts entre les membres du personnel tout en améliorant l’efficacité.

Brett Prikker donne l’exemple d’une entreprise qui automatise l’étiquetage de ses produits. L’automatisation de ce processus lui permettra d’augmenter et d’accélérer sa production tout en réduisant le risque d’infections. L’étiquetage est un processus qui exige beaucoup de main-d’œuvre et au cours duquel plusieurs personnes travaillent en étroite proximité.

«Nos clientes et clients doivent fonctionner différemment et travailler différemment avec les gens, souligne Brett Prikker. Nous constatons que de plusieurs propriétaires d’entreprises en profitent pour repenser leurs processus et s’améliorer.

Il y a du positif dans tout cela, ajoute Brett Prikker. «Les gens se sont mis à réinventer leurs façons de faire des affaires.»

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