Bien gérer la paie pour faire croître votre entreprise

L’importance de la paie au fil de la croissance de votre entreprise

Au début, gérer la paie de quelques employés peut sembler simple. Mais à mesure que votre entreprise prend de l’expansion, les opérations liées à la paie deviennent plus complexes et moins prévisibles. «Comprendre la véritable valeur d’une paie exacte, c’est anticiper les difficultés avant que de petites erreurs ne deviennent des problèmes majeurs», soutient Melissa Lenos. 

Incidence sur les flux de trésorerie et la planification

La paie représente probablement l’une de vos plus importantes dépenses d’entreprise régulières. Vous devez prévoir des retenues, comme les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) ou au Régime de rentes du Québec, les primes d’assurance-emploi, les impôts provinciaux sur les soins de santé et les paies de vacances. Une mauvaise planification peut entraîner des surprises soudaines de flux de trésorerie, surtout dans les domaines liés à la conformité, comme les indemnités de départ. 

Lien de la paie avec la confiance du personnel

Vos employées et employés comptent sur leur paie pour s’occuper de leur famille et payer leurs factures. Une paie inexacte ou incomplète peut nuire à la rétention du personnel. Une rémunération uniforme et exacte instaure un climat de sécurité, tandis que les erreurs minent rapidement la confiance professionnelle. Le maintien de pratiques exemplaires en matière de paie relève de votre responsabilité en tant qu’employeuse ou employeur.

Risques juridiques et financiers liés aux erreurs

Si votre entreprise ne se conforme pas aux exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et d’autres organismes de réglementation, vous pouvez subir de graves conséquences juridiques et financières. En cas de non-conformité, les gouvernements imposent des cotisations, des pénalités et des frais d’intérêts élevés. Les erreurs peuvent également déclencher des vérifications de l’ARC, comme un examen des comptes de fiducie. Des calculs erronés de la paie de cessation d’emploi lors d’un congédiement peuvent exposer votre entreprise à des réclamations coûteuses pour congédiement injustifié ou déguisé. 

Erreurs courantes à éviter

Bon nombre de propriétaires d’entreprise tombent dans les mêmes pièges prévisibles de gestion de la paie.

Classification erronée des travailleuses et travailleurs

Selon Deb McGarva, de nombreux propriétaires d’entreprise classent mal les membres de leur personnel et les entrepreneures et entrepreneurs autonomes. «Lorsque vous traitez quelqu’un comme une entrepreneure ou un entrepreneur autonome, vous pensez peut-être que vous n’avez pas d’obligations, comme une paie de vacances. Cependant, vous ne pouvez pas vous contenter de choisir une étiquette basée sur la commodité. L’ARC évalue les faits relatifs à la relation de travail», précise-t-elle. 

Elle recommande d’adopter une approche prudente. «Traitez d’abord la travailleuse ou le travailleur comme une employée ou un employé et soumettez une demande de décision de l’ARC en suivant les lignes directrices du gouvernement. Si l’ARC confirme qu’il s’agit d’une employée ou d’un employé, vous êtes déjà en conformité. S’il est déterminé que la travailleuse ou le travailleur est une entrepreneure ou un entrepreneur, vous pouvez apporter les corrections nécessaires après coup.»

Consultez ce guide pour vous aider à déterminer la classe d’une travailleuse ou d’un travailleur.

Mauvaise détermination de la province d’emploi

Si vous travaillez avec des employées et employés à distance dans une autre province ou un autre territoire, il peut être difficile de déterminer la bonne province d’emploi. De nombreux propriétaires d’entreprise supposent à tort que la province d’emploi est celle où réside la personne employée, ce qui n’est pas toujours le cas. 

Confusion sur le traitement des remises par le logiciel

Selon Melissa Lenos, de nombreux propriétaires d’entreprise présument que les logiciels de paie versent automatiquement les retenues à la source, comme les cotisations au RPC, à l’assurance-emploi et les retenues d’impôt sur le revenu, au gouvernement. «Lorsque les propriétaires d’entreprise ne comprennent pas ce que les logiciels font pour eux et qu’ils n’ont personne pour faire le rapprochement bancaire et répondre à leurs questions, elles et ils peuvent supposer que les versements sont effectués automatiquement», explique-t-elle.

À moins d’utiliser explicitement une plateforme de services complets configurée à cette fin, le logiciel ne calcule que les chiffres. Vous êtes toujours responsable d’effectuer le paiement. N’oubliez pas que ces retenues sont détenues en fiducie pour le gouvernement. Il ne s’agit pas de fonds que vous pouvez dépenser. 

Non-prise en compte des plafonds de cotisations

Les propriétaires d’entreprise calculent parfois les retenues sur la paie des employés en janvier, puis versent le même montant toute l’année. Cette approche ne tient pas compte des plafonds annuels de cotisations au RPC et à l’assurance-emploi. Une fois ces plafonds atteints, le prélèvement de ces cotisations doit cesser. Si les alertes du logiciel vous échappent, vous verserez des montants en trop. Même si les employés récupéreront leurs cotisations en trop durant la période des impôts, il est difficile pour un employeur de récupérer ces fonds auprès de l’ARC. 

Mauvaise compréhension de la paie de vacances et des jours fériés

Beaucoup de propriétaires d’entreprise ne savent pas que même le personnel à temps partiel a légalement droit à une paie de vacances. De plus, vous devrez examiner vos rapports de près pour comprendre le véritable coût d’exploitation de votre entreprise au fil de sa croissance. Par exemple, payer du personnel pour rester ouvert un jour férié peut être plus coûteux que rentable; il peut donc être plus judicieux pour un commerce de détail de fermer ses portes pour la journée. 

Les pratiques exemplaires à mettre en place dès le départ

Inutile d’attendre un incident de non-conformité pour corriger votre système de paie: vous gagnez du temps et réduisez votre risque global en mettant en place de bonnes habitudes dès maintenant. 

Création de processus reproductibles

Créez des routines structurées et documentées à l’aide de listes de contrôle claires. Vos documents doivent indiquer clairement vos calendriers de paie, les approbations requises de la direction, le calendrier des remises et la durée de conservation des dossiers. Deb McGarva ajoute: «Un échéancier prévisible vous laisse le temps de vérifier les chiffres et d’éviter le stress de dernière minute.» 

Utilisation d’intégration infonuagique moderne

Tirez le maximum des plateformes de paie infonuagiques qui s’intègrent directement à votre système numérique de tenue de livres. Cette approche permet une synchronisation automatique des données, ce qui diminue les saisies manuelles. 

Cela dit, soyez conscient des limites de votre plateforme: une plateforme infonuagique peut effectuer des paiements au personnel et à l’ARC, mais elle ne traite pas les rapports annuels provinciaux sur l’indemnisation des accidents du travail. Vous devez tout de même gérer vous-même ces déclarations annuelles.

Recrutement d’un soutien approprié en matière de paie

Les teneuses et les teneurs de livres généraux sont utiles, mais la paie complexe exige une expertise particulière. Deb McGarva et Melissa Lenos conseillent aux propriétaires d’entreprise de chercher une ou un spécialiste qui détient l’accréditation de professionnel en conformité de la paie (PCP), de leader accrédité en paie (LAP) ou l’accréditation CPB (Certified Professional Bookkeepers of Canada). Ils ont la formation nécessaire pour s’y retrouver dans les avantages imposables, les véhicules corporatifs et les déductions complexes. Investir tôt dans un soutien professionnel permet d’éviter par la suite des pénalités gouvernementales non déductibles.

Quand faire appel à un soutien en paie?

Une compréhension claire de ses limites opérationnelles fait partie intégrante de la réussite des propriétaires d’entreprise. Si vous gérez la paie par vous-même, faites appel à un professionnel dès que les choses se compliquent. Surveillez ces signes clairs indiquant que la paie est devenue trop complexe pour être gérée sans aide:

• L’ARC vous envoie une lettre concernant une erreur ou un écart;
• Vous commencez à offrir des avantages sociaux, des primes ou des véhicules d’entreprise;
• Vous devez émettre des relevés d’emploi (RE) complexes;
• Vous faites face à une cessation d’emploi involontaire. 

«Les cessations d’emploi sont particulièrement risquées à gérer sans soutien. Par exemple, même s’il faut deux mois pour conclure une entente d’indemnité de départ, le traitement de la paie doit tout de même tenir compte du dernier jour de travail réel de l’employée ou de l’employé», souligne Deb McGarva. 

Melissa Lenos ajoute: «Le fait de ne pas comprendre la différence entre l’indemnité de départ et la paie tenant lieu d’avis, cette dernière assujettie à une paie de vacances, contrairement à l’indemnité de départ, peut entraîner d’importantes erreurs de déclaration sur un feuillet T4.»

Pour bâtir une entreprise prospère, il faut miser sur vos forces et confier le reste à l’externe. Des pratiques exemplaires en matière de paie favorisent votre croissance à long terme et vous procurent une véritable tranquillité d’esprit. Prenez en main votre conformité, configurez vos systèmes infonuagiques correctement dès le départ et collaborez avec une spécialiste accréditée ou un spécialiste accrédité en paie pour assurer la protection complète de votre entreprise. 

Prochaines étapes

Prête ou prêt à optimiser votre gestion de la paie et votre gestion financière globale? BDC peut vous aider à maîtriser tous les aspects des finances de votre entreprise afin de maximiser vos profits et de bâtir la valeur à long terme de votre entreprise. Discutez avec une conseillère ou un conseiller de BDC pour voir comment nous pouvons soutenir votre prochaine étape de croissance.