Apprenez à comptabiliser l’actif et les charges de votre entreprise en démarrage
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Comprendre vos finances tout en bâtissant votre entreprise en démarrage peut être compliqué. Souvent, vos livres contiennent des inexactitudes ou ne sont pas à jour. La peur de manquer de liquidités risque même de vous empêcher de dormir.
Démystifier vos finances n’est toutefois pas aussi difficile que vous pouvez l’imaginer. Avant tout, cette compréhension peut vous permettre d’économiser et éclairer vos décisions d’affaires.
«Bien des propriétaires d’entreprise ne se sentent pas à l’aise avec les aspects financiers de leur entreprise, déclare Alexandre Leclerc, directeur, Capital de croissance et transfert d'entreprise à BDC, qui a beaucoup travaillé avec des entreprises du secteur technologique. En revanche, ignorer les livres peut vous rendre vulnérable aux urgences qui nécessitent des liquidités. Il pourrait être trop tard lorsque vous réalisez que votre entreprise est en déficit.»
Vos états financiers contiennent des signes avant-coureurs de la santé financière de votre entreprise. Voici trois documents financiers clés que vous devez comprendre pour assurer un avenir durable à votre entreprise en démarrage.
1. État des résultats
Parfois désigné «compte de profits et pertes», l’état des résultats indique combien d’argent vous gagnez et dépensez. On le prépare habituellement tous les mois ou tous les trimestres.
Pour calculer votre bénéfice brut, vous additionnez tous vos revenus, puis vous en soustrayez vos coûts directs (appelés «coût des marchandises vendues» par les fabricantes et fabricants ou «coûts des ventes» par les détaillantes ou détaillants et les grossistes). Les coûts directs sont directement liés à la fabrication d’un produit ou à l’offre d’un service, comme la main-d’œuvre et les matières premières.
Avec votre bénéfice brut, vous pouvez calculer votre bénéfice d’exploitation, aussi appelé bénéfice avant intérêts et impôts (BAII). Pour ce faire, vous devez soustraire de votre bénéfice brut toutes les charges indirectes liées à l’exploitation de votre entreprise, comme les salaires du personnel de bureau, le marketing, le loyer et l’assurance.
Pour calculer votre bénéfice net, soustrayez de votre bénéfice d’exploitation les intérêts, les impôts et les amortissements.
2. Bilan
Votre bilan révèle ce que vous possédez et ce que vous devez. Dans la colonne de l’actif, on trouve l’actif à court terme ou «courant» (encaisse, comptes débiteurs, stocks, charges payées d’avance), ainsi que l’actif à long terme, ou immobilisations corporelles (véhicules, matériel, terrain et bâtiments, investissements, brevets et fonds commerciaux, etc.).
Du côté passif et capitaux propres se trouvent également deux sous-catégories: le passif à court terme ou «courant» (comptes créditeurs, dette de cartes de crédit, crédit d’exploitation, charges à payer, impôts exigibles, tranche des dettes à long terme échéant à moins d’un an, etc.) et le passif à long terme, comme les prêts à terme.
Les capitaux propres représentent le montant de l’investissement des actionnaires dans votre entreprise, soit par injections d’argent ou grâce aux gains cumulés que vous avez réinvestis dans votre entreprise (bénéfices non distribués).
La somme de votre actif sera toujours égale à la somme de votre passif et de vos capitaux propres.
3. Prévisions de trésorerie
Les prévisions sont un autre outil financier important. Elles constituent un moyen de prédire les fluctuations de votre flux de trésorerie. Le but, c’est d’anticiper les problèmes de trésorerie et de prendre les mesures nécessaires pour les éviter. Les prévisions de trésorerie vous permettent de prévoir vos décisions en matière de dépenses ou d’organiser le financement du fonds de roulement pour traverser les périodes difficiles, et contribuent ainsi à votre tranquillité d’esprit.
Le graphique ci-dessous montre comment ces documents financiers s’insèrent l’un dans l’autre.
Vérifiez régulièrement vos états financiers
Bien des propriétaires d’entreprise commettent l’erreur d’ignorer leurs états financiers ou de les mettre à jour peu fréquemment. «Plus vous consulterez et mettrez à jour vos livres souvent, plus vous découvrirez rapidement les problèmes sur le plan de votre trésorerie ou de votre rentabilité», dit Alexandre Leclerc. Tentez de mettre à jour vos états financiers tous les mois.
Tirez le maximum de votre logiciel de comptabilité
Votre logiciel de comptabilité comprend beaucoup d’outils qui peuvent vous aider à surveiller votre information financière. Des logiciels gratuits ou peu coûteux vous permettent d’enregistrer les ventes, de créer vos factures, de contrôler les comptes fournisseurs et les comptes clients, d’établir un budget, de produire des rapports, de prévoir des avertissements de paiement et de préparer vos états financiers.
Il est important de configurer votre logiciel pour qu’il réponde aux besoins de votre entreprise. Ne vous contentez pas de ses paramètres par défaut. Par exemple, vous pouvez personnaliser vos factures, vos tableaux de bord ou vos catégories de charges.
Demandez de l’aide
Il est souhaitable de demander à une ou un commis comptable ou à une ou un comptable d’examiner régulièrement vos livres pour vérifier si vous consignez vos données financières correctement. Un examen trimestriel donne les meilleurs résultats.
Par exemple, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à amortir leurs achats à long terme sur la durée de vie de l’actif, ce qui entraîne des inexactitudes au bilan. En outre, les propriétaires d’entreprise consignent souvent leurs stocks dans la catégorie du coût des marchandises vendues par erreur.
Une ou un comptable externe peut examiner vos livres une fois l’an. Cependant, cet examen pourrait ne pas être suffisant pour vous permettre de surveiller votre rentabilité plus fréquemment.
Vous pouvez demander à votre commis comptable ou à votre comptable de vous expliquer les chiffres pour mieux les comprendre. «Investir dans votre éducation financière peut être très rentable pour votre exploitation», conseille Alexandre Leclerc.
Pour vous assurer d'être à jour sur ce sujet important, consultez notre article sur Les bases de la comptabilité ou téléchargez notre guide gratuit : Comprendre vos états financiers.