Réussir l’intégration des opérations après une acquisition

Qu’est-ce que l’intégration opérationnelle?

L’intégration opérationnelle est le processus consistant à combiner les opérations de deux entreprises qui sont réunies après une fusion ou une acquisition. Même deux entreprises qui semblent très similaires en surface peuvent fonctionner très différemment quand on y regarde de plus près, et le processus d’intégration opérationnelle vise à harmoniser leur fonctionnement.

«Chaque entreprise a ses propres façons de faire les choses, en matière notamment de culture, de systèmes, de gestion des données, de processus et de méthodes de travail du personnel, indique Josh Ramsbottom, conseiller d’affaires principal à BDC Services-conseils. Le but de l’intégration opérationnelle est d’harmoniser rapidement ces éléments afin que la nouvelle entité créée fonctionne efficacement. Cela réduit également les risques pour les propriétaires, la clientèle et les fournisseurs.»

En quoi l’intégration opérationnelle diffère-t-elle de l’intégration stratégique?

La différence entre les deux types d’intégration réside dans la portée de chacune. L’intégration stratégique porte sur les grands objectifs de la fusion, tandis que l’intégration opérationnelle renvoie au travail nécessaire pour combiner les opérations courantes des deux entreprises.

Intégration stratégique

Ce niveau d’intégration implique de s’assurer que la transaction donne les résultats escomptés, notamment:

• croissance
• expansion dans de nouveaux marchés
• nouvelles capacités
• synergies de coûts 

L’intégration stratégique porte sur des éléments tels que:

• la façon dont la nouvelle entreprise crée de la valeur
• la façon dont les unités d’affaires sont positionnées
• la façon dont l’organisation soutient sa stratégie à long terme

Intégration opérationnelle

Ce niveau d’intégration porte sur une question plus tactique: comment la nouvelle organisation fonctionnera chaque jour. En se penchant sur ces aspects opérationnels, les entreprises peuvent faire en sorte que la nouvelle organisation et que les membres de leur personnel puissent travailler le plus harmonieusement possible dans le cadre des changements qui se produisent.

Quels sont les aspects de l’intégration opérationnelle?

L’intégration opérationnelle porte généralement sur trois aspects clés: le personnel, les processus et les systèmes. Ensemble, ces éléments déterminent la façon dont la nouvelle organisation fonctionnera au jour le jour.

1. Personnel

Le personnel constitue un élément essentiel de l’intégration opérationnelle. Plus précisément, cet aspect de l’intégration implique de préciser les rôles et responsabilités dans la nouvelle organisation. Cela signifie aider des équipes qui n’ont peut-être encore jamais travaillé ensemble à se rallier à des objectifs et des indicateurs de rendement communs. 

Pour y parvenir, les dirigeantes ou dirigeants doivent souvent revoir leur structure organisationnelle précédente et déterminer, avec l’ajout du personnel et des services de l’autre entreprise, ce dont ils auront besoin pour l’avenir. Par exemple, si les deux entreprises avaient des postes de direction similaires, comme deux cheffes ou chefs de l’exploitation, il faudra, dans la nouvelle entreprise, redéfinir les responsabilités ou combiner des postes. 

Il pourrait également être nécessaire de s’attaquer aux différences de compétences et de capacités dans les deux entreprises. Peut-être les deux entreprises devront-elles établir de nouvelles attentes, mettre à jour leurs normes de rendement ou travailler pour refaçonner la culture de la nouvelle organisation pour obtenir les avantages opérationnels attendus de l’acquisition ou de la fusion. 

Selon Josh Ramsbottom, la gestion du changement est un des principaux moteurs de succès pour cet aspect de l’intégration. «La clé, c’est la communication. Il faut expliquer souvent ce qui se passe, pourquoi cela se passe et ce que cela signifie pour le personnel. C’est un élément crucial de l’intégration opérationnelle», dit-il. 

Il ajoute que, dans les entreprises, on sous-estime souvent la nécessité de renforcer de façon uniforme les messages clés et d’expliquer clairement ce que les nouveaux postes et les nouvelles structures organisationnelles signifient. «L’intégration opérationnelle repose sur la façon dont le personnel réagit au changement, alors il est préférable de surplanifier et de surcommuniquer pour qu’elle soit réussie.»

2. Processus

Les processus d’affaires sont les façons uniformisées dont sont exercées les activités courantes d’une entreprise. Dans le cadre d’une intégration opérationnelle, les processus sont des éléments clés à combiner parce qu’ils permettent de réaliser les avantages opérationnels que les propriétaires recherchaient au moment d’aller de l’avant avec l’acquisition ou la fusion. 

«Il faudra examiner et combiner les processus opérationnels, les flux de travail et les contrôles internes standard dans la nouvelle entreprise pour qu’elle fonctionne systématiquement et efficacement», dit Devesh Dwivedi, conseiller d’affaires en chef, BDC Services-conseils.

Les dirigeantes et dirigeants de chaque entreprise doivent examiner la façon dont les activités y sont effectuées actuellement et déterminer la meilleure approche pour la suite, qui peut comprendre ce qui suit:

• préciser les limites d’approbation
• mettre à jour les listes de contrôle
• définir les besoins d’affaires pour ce qui est des opérations quotidiennes
• établir des attentes claires sur la façon dont le travail devrait être accompli 

Même des questions simples en apparence, comme savoir qui gère les stocks ou comment ils sont affectés, peuvent avoir une incidence importante sur le rendement si on n’y répond pas tôt dans le processus d’intégration. En documentant et en harmonisant les processus, les entreprises peuvent réduire les chevauchements, réduire la confusion et créer un modèle d’affaires cohérent qui soutient les objectifs de la nouvelle entreprise.

3. Systèmes

Les opérations ne peuvent pas être menées en vase clos. Elles dépendent d’une infrastructure de technologies à plusieurs niveaux, allant des systèmes logiciels aux chaînes de production. Pour que la nouvelle entreprise intégrée continue de fonctionner, les dirigeantes et dirigeants des entreprises doivent réfléchir soigneusement à la façon dont les systèmes seront harmonisés, reliés ou regroupés.

Il s’agit souvent de ce qui suit:

• logiciels d’entreprise
• systèmes financiers
• outils de gestion de la relation client
• plateformes de données
• technologies opérationnelles

Dans bien des cas, les deux entreprises auront des systèmes différents qui accomplissent les mêmes fonctions; il peut en résulter des chevauchements, des incohérences dans les données ou des manques d’efficacité. 

Les dirigeantes et dirigeants doivent décider s’ils veulent avoir une seule plateforme standardisée, intégrer des outils en particulier ou mettre en place de nouveaux systèmes qui soutiennent la nouvelle entreprise.

Les propriétaires doivent évaluer leurs systèmes existants et réfléchir à la façon dont ils facilitent l’accès aux données, le partage de données et la production de rapports. Lorsque c’est fait correctement, le temps investi pour combler les écarts, définir les flux de travail et mettre en place des modules ou des fonctionnalités portera ses fruits à long terme. Par contre, forcer des systèmes à fonctionner ensemble en ayant recours à des solutions de contournement à court terme finira par coûter plus cher.

Des trois aspects clés, lequel représente le plus gros défi? «Les propriétaires pensent souvent que les systèmes sont les plus difficiles, et les plus importants, à intégrer, habituellement à cause de leur coût financier initial. Mais en réalité, le défi numéro un, c’est le personnel, affirme Josh Ramsbottom, parce que si votre personnel n’est pas derrière vous, même les systèmes et processus les mieux intégrés ne donneront rien. Si votre équipe n’adhère pas à votre projet, l’intégration a peu de chances de réussir.»

Quelles sont les principales étapes à suivre pour intégrer les opérations de deux entreprises?

Même si chaque transaction est différente, une intégration opérationnelle réussie repose habituellement sur une approche structurée et réfléchie. Il s’agit de commencer tôt, de décider des objectifs et d’avancer avec un plan clair. Voici les étapes clés pour intégrer les opérations après une fusion:

1. Commencer le travail préparatoire tôt

La plus grande partie du travail devrait se faire avant que la fusion se concrétise. Les propriétaires doivent se pencher sur le personnel, les processus et les systèmes des deux organisations pour trouver les points forts, les points faibles et les chevauchements. Une évaluation impartiale peut être particulièrement précieuse, car une perspective externe aide à réduire les biais et à faire en sorte que des risques importants ne soient pas négligés. 

«À BDC, par exemple, nous avons déjà collaboré à plusieurs intégrations opérationnelles dans divers secteurs, dit Devesh Dwivedi. Nous avons également créé un guide d’intégration. Nous sommes donc bien placés pour prévoir les défis qui pourraient survenir pendant votre fusion et vous aider à les surmonter.»

2. Décider de la profondeur de l’intégration

Le degré d’intégration n’est pas le même dans toutes les fusions. Dans certains cas, les entreprises pourraient choisir de maintenir séparés certains éléments pour des raisons stratégiques, juridiques ou géographiques ou des raisons liées à la marque. Dans ces situations, les dirigeantes et dirigeants des entreprises pourraient combiner seulement certaines fonctions administratives en utilisant des services partagés pour stimuler l’efficacité et l’uniformité. Dans d’autres situations, une intégration plus profonde est nécessaire. Il est important de déterminer le degré d’intégration qui convient, parce que cela vous aidera à façonner tout votre plan.

3. Définir les objectifs et établir un plan général

Une fois la portée établie, les dirigeantes et dirigeants doivent s’entendre sur les résultats escomptés de l’intégration. À quoi ressemblera le succès? Quelles sont les synergies, gains d’efficacité ou améliorations attendus? À partir de là, les équipes peuvent créer une feuille de route générale qui indique les priorités, les échéanciers et les responsabilités.

4. Communiquer tôt dans le processus, et de façon uniforme

La communication est essentielle pendant la durée du processus. Les membres du personnel, les clientes et clients et les autres parties prenantes doivent savoir clairement ce qui change, pourquoi cela change et quelle incidence cela aura sur eux. Des communications claires aident à réduire l’incertitude et suscitent la confiance pendant une période de transition.

5. Mettre en œuvre, surveiller, puis ajuster

L’intégration organisationnelle n’est pas un projet ponctuel; c’est un processus itératif. Bon nombre d’organisations suivent un cycle d’amélioration continue appelé cycle PFVA (planifier, faire, vérifier, agir). Il s’agit essentiellement de planifier, de mettre en œuvre, d’examiner puis d’ajuster. En surveillant la progression, en évaluant les résultats et en peaufinant l’approche au besoin, les dirigeantes et dirigeants peuvent renforcer ce qui fonctionne bien et changer de direction au besoin.

Combien de temps faut-il pour intégrer des opérations?

Une intégration opérationnelle devrait se faire relativement rapidement. Devesh Dwivedi suggère de la structurer en un plan de 100 jours.

«Il faut fixer un délai pour l’intégration, dit-il, pour ne pas en parler indéfiniment. Il est important de créer rapidement un sentiment d’unité.»

Même si certaines tâches prendront plus de 100 jours à réaliser, une intégration opérationnelle devrait se faire en six mois, voire huit mois dans le pire des cas.

«Les entreprises qui prennent plus de temps que cela sont habituellement incapables de concrétiser les synergies et la valeur de leur intégration», dit Devesh Dwivedi.

Prochaine étape

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