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Préparer sa croissance: 5 étapes faciles pour établir des processus d’affaires

Établir des processus d’affaires reproductibles vous aidera à mieux gérer votre entreprise

Temps de lecture: 3 minutes

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La plupart des entrepreneurs rêvent de voir leur entreprise prendre de l’expansion. Mais ce rêve peut rapidement tourner au cauchemar si l’entreprise n’est pas dotée de processus d’affaires officiels.

Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, il devient de plus en plus difficile de la gérer en ayant recours à des règles non officielles et non écrites que vous seul avez en mémoire. De plus, l’absence de processus et de systèmes automatisés peut compliquer la vente de votre entreprise le moment venu.

«Bon nombre d’entrepreneurs se voient confrontés à des difficultés parce que leurs pratiques et systèmes de gestion ne suivent pas la cadence d’une entreprise en croissance», explique Scott Lewis, directeur général au sein de l’équipe Capital de croissance et transfert d’entreprise de BDC. «Votre entreprise peut-elle fonctionner sans vous? Si la réponse est non, il est temps d’établir des processus reproductibles qui vous permettront de la faire passer au niveau supérieur.»

M. Lewis propose les conseils suivants aux entrepreneurs qui veulent se doter de processus qui soutiendront la croissance future de leur entreprise.

1. Évaluez votre flux de travail

Confiez à quelqu’un la tâche d’interroger tous les employés de l’entreprise pour savoir comment ils effectuent chaque étape de leur travail – en commençant par vous, le propriétaire. Ensuite, établissez un flux de travail optimal pour tous les aspects de l’entreprise, y compris vos propres responsabilités. Pour ce faire, inspirez-vous des meilleures pratiques d’autres entreprises.

Envisagez l’embauche d’un consultant externe qui pourra apporter un point de vue nouveau sur cette tâche.

2. Documentez vos processus

Documentez en détail les processus optimaux que vous avez déterminés, idéalement sous forme électronique. La version numérique de vos processus pourra ainsi être mise à jour en tout temps.

Vous pouvez utiliser des applications gratuites de partage de documents, comme Google Docs et Evernote, ou encore des logiciels de gestion de processus d’affaires, qui offrent parfois des fonctions de tableau de bord, d’alerte et de planification de flux de travail.

3. Formez vos employés

Offrez la formation nécessaire à vos employés afin qu’ils connaissent les processus et les appliquent systématiquement. Effectuez des contrôles périodiques du travail pour vous assurer qu’il est fait selon les règles documentées. Chargez un cadre supérieur de veiller à ce que les processus soient respectés et mis à jour.

4. Rationalisez vos processus

N’oubliez pas que la simplification de vos processus est l’objectif à viser pour accroître la valeur que vous offrez à vos clients. Le meilleur moyen d’y parvenir consiste à repérer et à éliminer les sources de gaspillage dans vos activités.

Analysez continuellement vos processus pour cibler les étapes qui pourraient être réalisées de façon plus efficace ou qui pourraient être automatisées. L’automatisation peut contribuer à réduire le nombre d’erreurs, à améliorer l’efficacité et le fonctionnement de vos activités et à accroître la valeur de votre entreprise. Envisagez l’embauche d’un consultant en efficacité opérationnelle qui évaluera votre entreprise et vous aidera à y apporter les améliorations nécessaires.

5. Favorisez l’autonomie

Passez en revue vos activités afin de déterminer les aspects pour lesquels votre entreprise dépend trop de vous ou d’un employé, d’un client ou d’un fournisseur. De telles dépendances rendent votre entreprise vulnérable en cas de perturbation.

La plupart des propriétaires d’entreprise en croissance finissent par devoir déléguer davantage de leurs responsabilités à des cadres clés. «Embauchez les bonnes personnes et faites-leur confiance», ajoute Scott Lewis. «Laissez vos employés travailler pendant que vous consacrez plus de temps à réfléchir à votre orientation stratégique et à vos prochaines étapes.»

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