Préparer sa croissance: 5 étapes faciles pour établir des processus d’affaires
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La plupart des propriétaires d’entreprise rêvent de voir leur entreprise prendre de l’expansion. Mais ce rêve peut rapidement tourner au cauchemar si l’entreprise n’est pas dotée de processus d’affaires officiels.
Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, il devient de plus en plus difficile de la gérer en ayant recours à des règles non officielles et non écrites que vous êtes la seule personne à connaître. De plus, l’absence de processus et de systèmes automatisés peut compliquer la vente de votre entreprise le moment venu.
«Bon nombre d’entreprise doivent faire face à des difficultés parce que leurs pratiques et systèmes de gestion ne suivent pas la cadence d’une entreprise en croissance», explique Scott Lewis, directeur général au sein de l’équipe Capital de croissance et transfert d’entreprise de BDC. «Votre entreprise peut-elle fonctionner sans vous? Si la réponse est non, il est temps d’établir des processus reproductibles qui vous permettront de la faire passer au niveau supérieur.»
Scott Lewis propose les conseils suivants aux propriétaires d’entreprise qui veulent se doter de processus qui soutiendront la croissance future de leur entreprise.
1. Évaluez votre flux de travail
Confiez à quelqu’un la tâche d’interroger tout le personnel de l’entreprise pour savoir comment il effectue chaque étape de leur travail – en commençant par vous, la ou le propriétaire. Ensuite, établissez un flux de travail optimal pour tous les aspects de l’entreprise, y compris vos propres responsabilités. Pour ce faire, inspirez-vous des meilleures pratiques d’autres entreprises.
Envisagez l’embauche d’une consultante ou un consultant externe qui pourra apporter un point de vue nouveau sur cette tâche.
2. Documentez vos processus
Documentez en détail les processus optimaux que vous avez déterminés, idéalement sous forme électronique. La version numérique de vos processus pourra ainsi être mise à jour en tout temps.
Vous pouvez utiliser des applications gratuites de partage de documents, comme Google Docs et Evernote, ou encore des logiciels de gestion de processus d’affaires, qui offrent parfois des fonctions de tableau de bord, d’alerte et de planification de flux de travail.
3. Formez votre personnel
Offrez la formation nécessaire à votre personnel afin qu’il connaisse les processus et les appliquent systématiquement. Effectuez des contrôles périodiques du travail pour vous assurer qu’il est fait selon les règles documentées. Chargez une ou un cadre supérieur de veiller à ce que les processus soient respectés et mis à jour.
4. Rationalisez vos processus
N’oubliez pas que la simplification de vos processus est l’objectif à viser pour accroître la valeur que vous offrez à votre clientèle. Le meilleur moyen d’y parvenir consiste à repérer et à éliminer les sources de gaspillage dans vos activités.
Analysez continuellement vos processus pour cibler les étapes qui pourraient être réalisées de façon plus efficace ou qui pourraient être automatisées. L’automatisation peut contribuer à réduire le nombre d’erreurs, à améliorer l’efficacité et le fonctionnement de vos activités et à accroître la valeur de votre entreprise. Envisagez l’embauche d’une consultante ou un consultant en efficacité opérationnelle qui évaluera votre entreprise et vous aidera à y apporter les améliorations nécessaires.
5. Favorisez l’autonomie
Passez en revue vos activités afin de déterminer les aspects pour lesquels votre entreprise dépend trop de vous ou d’une employée ou un employé, d’une cliente ou un client, ou d’une fournisseuse ou un fournisseur. De telles dépendances rendent votre entreprise vulnérable en cas de perturbation.
La plupart des propriétaires d’entreprise en croissance finissent par devoir déléguer davantage de leurs responsabilités à des cadres clés. «Embauchez les bonnes personnes et faites-leur confiance», ajoute Scott Lewis. «Laissez les membres de votre personnel travailler pendant que vous consacrez plus de temps à réfléchir à votre orientation stratégique et à vos prochaines étapes.»