Est-il possible de réduire ses heures de travail en tant que propriétaire d’entreprise?

Diriger sa propre entreprise est une source de liberté, mais l’indépendance a souvent un prix. Bien que 77 % des entrepreneures et entrepreneurs aiment gérer leur propre horaire, une telle autonomie peut vite mener au surmenage.

Selon un récent sondage de BDC réalisé auprès de plus de 600 personnes, les propriétaires d’entreprise au Canada travaillent en moyenne 49,7 heures par semaine, et plus de la moitié y consacrent au moins 50 heures par semaine.

Le résultat? La plupart souffrent de stress lié au travail, et plus de 40 % affirment subir une charge de travail excessive. Une majorité fait aussi état d’un mauvais ou d’un très mauvais équilibre entre leur vie privée et leur vie professionnelle.

Les pressions financières ne font qu’alourdir ce fardeau: 40 % des entrepreneures et entrepreneurs estiment ne pas pouvoir s’en sortir du point de vue financier sans combiner plusieurs sources de revenus.

Si cela vous ressemble, cet article présente des conseils pratiques pour vous aider à reprendre le contrôle de votre horaire en vue de faire moins d’heures de travail, que ce soit en déléguant de manière plus efficace, en automatisant leurs tâches routinières ou en embauchant du personnel pour s’occuper des fonctions essentielles.

Combien d’heures travaillent les entrepreneures et entrepreneurs au Canada?

Apprenez à déléguer

Pour les propriétaires d’entreprise, le moyen le plus efficace de réduire leur charge de travail consiste à maîtriser l’art de déléguer.

En effet, bon nombre d’entrepreneures et entrepreneurs ne prennent même pas le temps de définir les rôles et responsabilités des membres de leur personnel. Lorsque les fonctions ne sont pas bien définies, les tâches ont souvent tendance à échapper au contrôle. En conséquence, la personne à la tête de l’entreprise doit généralement intervenir, ce qui prolonge ses journées déjà bien remplies.

Pour éviter de vous retrouver dans cette situation, définissez clairement les différents postes dans votre entreprise. Réfléchissez à vos flux de travail: énumérez toutes les étapes de votre parcours client ou de votre ligne de production, par exemple, puis schématisez l’ensemble de vos processus. Une fois toutes les étapes bien définies, attribuez chacune d’elles à une personne ou à un poste différent.

La meilleure pratique serait de consigner officiellement les flux de travail et les descriptions de poste, mais ce processus peut représenter beaucoup de travail pour les petites entreprises. Si votre entreprise n’est pas encore assez grande pour justifier la mise en place d’un processus officiel, vous pouvez adopter une approche plus informelle.

Avec le temps, vous pourriez vous rendre compte que certaines tâches passent encore inaperçues ou sont faites en double, ce qui vous force à faire de longues heures. Dans ce cas, il se peut que vous ayez oublié d’attribuer une étape cruciale ou qu’un changement technologique ait donné lieu à de nouveaux processus.

Assurez-vous de tenir à jour vos rôles et responsabilités pour éviter de trop vous en mettre sur les épaules.

5 étapes pour apprendre à mieux déléguer

Voici cinq étapes pour apprendre à mieux déléguer:

1. Définissez les tâches à déléguer
   Évaluez votre charge de travail pour déterminer quelles tâches vous pourriez attribuer à d’autres personnes, notamment celles qui demandent beaucoup de temps ou qui ne sont pas votre spécialité.
2. Choisissez la bonne personne
   Afin d’obtenir de meilleurs résultats, attribuez les tâches aux personnes qui ont l’expérience et les compétences nécessaires pour les exécuter correctement.
3. Fournissez des directives claires
   Communiquez clairement vos objectifs, vos attentes et vos échéances pour éviter tout malentendu. Assurez-vous que les membres de votre équipe bénéficient des outils, de l’information et de l’autorité nécessaires pour accomplir leurs tâches efficacement.
4. Soutenez votre équipe
   Perfectionnez les compétences des membres de votre personnel en leur offrant des formations et de l’accompagnement.
5. Surveillez les progrès
   Faites des suivis périodiques, donnez de la rétroaction constructive et discutez des points à améliorer. Évaluez régulièrement vos pratiques de délégation pour déterminer celles qui fonctionnent bien et celles que vous devriez revoir pour accroître votre efficacité.

La délégation est synonyme de croissance

Nous avons récemment aidé un propriétaire d’entreprise qui se sentait complètement submergé. Il devait prendre toutes les décisions et tout approuver. Il n’avait pas conféré aux membres de son équipe l’autorité nécessaire pour assumer des responsabilités de base, si bien que chaque personne relevait de lui personnellement.

Grâce à notre aide, il a ciblé trois personnes clés qui pouvaient assumer des responsabilités de gestion.

Aujourd’hui, il se réunit régulièrement avec elles, mais ce sont elles qui s’occupent des tâches courantes, ce qui lui permet de réduire ses heures de travail.

En plus d’alléger votre charge de travail, le fait d’apprendre comment déléguer efficacement vous permettra d’exploiter le plein potentiel de votre entreprise. Personne ne peut faire croître son entreprise sans aide. Si vous portez tous les chapeaux, l’essor de votre entreprise dépendra entièrement de vos propres habiletés et de l’énergie que vous pouvez y consacrer.

Pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur, vous devez lâcher prise et fournir à votre équipe la structure et l’autorité nécessaires pour passer à l’action.

La délégation de tâches vous aidera aussi à alléger votre charge mentale, ce qui vous permettra de vous reposer ou de réorienter votre attention vers d’autres activités professionnelles.

En cas de doute, embauchez

Même si vous excellez dans l’art de déléguer, il viendra peut-être un moment où vous aurez tout simplement trop de travail à faire. À ce stade, vous devrez aller chercher du renfort, que ce soit en embauchant du personnel ou en externalisant certaines tâches.

Lorsque votre entreprise manque de personnel, tout le monde en souffre: non seulement vous subissez une surcharge de travail, mais les membres de votre équipe peuvent aussi s’épuiser à la tâche, si bien que votre clientèle ne recevra pas le niveau de service ou de qualité attendu. L’embauche de personnel est souvent la solution appropriée.

Même si vous disposez du personnel nécessaire, vous pourriez ressentir une surcharge de travail. Si tel est le cas, le fait d’embaucher une ou un fonctionnaire, ne serait-ce qu’à temps partiel, pourrait vraiment changer la donne.

En faisant appel à la personne appropriée, vous pouvez déléguer certaines tâches comme la gestion des courriels, l’organisation de votre calendrier et l’établissement de vos priorités quotidiennes. Un tri efficace effectué par des personnes de confiance peut vous faire gagner du temps et alléger votre esprit.

Lorsqu’il n’est pas pratique d’embaucher quelqu’un (par exemple, si vous avez seulement besoin d’aide pendant une courte période ou pour un projet ou une activité en particulier), le recours à des services d’externalisation est une option judicieuse et flexible pour diminuer votre charge de travail.

Concentrez-vous sur les domaines les plus avantageux

Bon nombre d’entrepreneures et entrepreneurs tentent de tout faire, de la gestion des ressources humaines à la conception de produits en passant par la tenue de livres et le marketing. Ces activités, qui ont souvent peu de liens avec vos principaux processus d’affaires et votre clientèle, peuvent prendre beaucoup de temps. Lorsque ces tâches ne sont pas votre spécialité, elles peuvent demander encore plus de temps et d’énergie, ce qui vient gonfler inutilement votre volume de travail.

Un point de départ utile consiste à vous demander: «Quelle est la nature réelle de mon entreprise? Quel est mon avantage concurrentiel?» Si vous vous spécialisez en conception de produits, vous pourriez vouloir externaliser les tâches de fabrication. Si vous êtes à la tête d’une entreprise d’usinage, peut-être feriez-vous mieux de déléguer les tâches liées à la conception ou aux ventes. Les partenariats stratégiques peuvent créer des synergies au sein d’un réseau de petites entreprises, permettant ainsi à chacune d’elles de s’épanouir dans son propre domaine de spécialité, tout en amplifiant la réussite des autres.

En fin de compte, le secret est de canaliser votre énergie vers les domaines qui apportent le plus de valeur ajoutée et d’externaliser le reste. En plus de simplifier votre travail, cette approche est bonne pour les affaires et vous permet de vous consacrer pleinement à votre clientèle, tout en peaufinant les aspects qui comptent le plus pour elle.

Automatisez le travail

Les technologies constituent un avantage non négligeable lorsque vous devez libérer du temps dans votre horaire.

Par exemple, les logiciels de planification permettent d’automatiser divers aspects de la gestion du personnel, notamment la planification des horaires, les communications et le suivi des heures travaillées. Ces fonctions peuvent vous aider à alléger votre fardeau administratif et à réduire le risque d’erreurs ou de conflits d’horaire, vous évitant ainsi des surplus de travail.

Les solutions numériques peuvent aussi stimuler l’efficacité au sein de votre entreprise. Les outils alimentés par l’IA peuvent vous aider à organiser votre calendrier, à trouver rapidement de l’information ou à simplifier vos tâches quotidiennes, vous faisant ainsi gagner du temps.

Changements opérationnels

De simples ajustements opérationnels peuvent contribuer à réduire votre charge de travail. Par exemple, vous pourriez modifier vos heures d’ouverture. Si votre entreprise connaît des périodes d’accalmie au cours de la journée, vous pourriez envisager de fermer vos portes ou de limiter les services offerts durant cette période. Évidemment, tout dépend de votre clientèle et de votre modèle d’affaires, mais ce type de changement permet d’économiser à la fois de l’argent et du temps.

Est-il possible de réduire ses heures de travail en tant qu’entrepreneure ou entrepreneur? La réponse est oui: si vous trouvez le moyen de travailler plus judicieusement, vous n’aurez pas besoin de travailler plus fort. En apprenant à déléguer efficacement, en embauchant du personnel ou en externalisant les tâches appropriées, de même qu’en faisant un usage avisé des technologies, vous pouvez alléger votre charge de travail sans sacrifier votre rendement.

Prochaine étape

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