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Pourquoi et comment sous-traiter? Petit guide pour entrepreneurs

La sous-traitance a des avantages et des inconvénients – découvrez-les pour faire les bons choix pour votre entreprise

Temps de lecture: 8 minutes

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Devrais-je sous-traiter ou pas? Tout dirigeant d’entreprise a de bonnes chances de devoir se poser un jour la question. La sous-traitance peut prendre différentes formes et elle a ses avantages comme ses inconvénients. Chose certaine, si vous décidez d’aller de l’avant, il faut savoir comment vous y prendre.

Lucie Le François, conseillère d’affaires principale, BDC Services-conseils, démystifie la sous-traitance en cinq questions. Suivez le guide!

1. Qu’est-ce que la sous-traitance?

La sous-traitance consiste pour une entreprise à confier une partie de ses activités, comme la production d’un bien, la réalisation d’une étape de fabrication, ou la prestation d’un service tel que le transport ou le traitement de la paie, à un tiers.

On associe souvent d’abord la sous-traitance à la production dans des pays comme la Chine et le Mexique. «Mais on peut aussi confier seulement une étape de sa production, comme la peinture, à un partenaire local, affirme Lucie Le François. On voit aussi qu’au lieu d’agrandir leurs installations et d’investir lorsqu’elles arrivent au maximum de leur capacité, certaines entreprises décident de confier une partie de leurs besoins d’entreposage à l’externe.»

Au lieu d’agrandir leurs installations et d’investir lorsqu’elles arrivent au maximum de leur capacité, certaines entreprises décident de confier une partie de leurs besoins d’entreposage à l’externe.

2. Quels avantages y a-t-il à sous-traiter?

Si la sous-traitance, sous l’une ou l’autre de ses formes, est si présente dans les entreprises, c’est parce qu’elle offre plusieurs avantages lorsque les ressources sont limitées.

Réduction des coûts

Une entreprise choisit souvent de sous-traiter une partie de ses activités pour réduire ses coûts. Par exemple, une pièce peut être produite chez un fournisseur à prix plus abordable que si l’entreprise investissait à l’interne pour la fabriquer elle-même. Cela peut aussi permettre d’épurer le bilan en y éliminant des actifs et en stabilisant les flux de trésorerie.

«C’est souvent une question de volume, fait remarquer Mme Le François. S’il n’est pas suffisant, il sera plus avantageux de sous-traiter l’activité, quitte à la rapatrier plus tard lorsque le volume sera plus important. Il faut toujours réévaluer la pertinence de la sous-traitance au fil de la croissance de l’entreprise.»

Sans chiffres précis, il est difficile de déterminer si le recours à un sous-traitant est vraiment avantageux.

Pour déterminer si la sous-traitance en vaut le coup, il faut toutefois bien connaître ses coûts d’exploitations. «Sans chiffres précis, il est difficile de déterminer si le recours à un sous-traitant est vraiment avantageux», ajoute-t-elle.

Accès à une expertise

Plusieurs entreprises choisissent aussi la sous-traitance parce qu’elle leur permet d’avoir accès à une expertise ou à une technologie de pointe qu’ils ne possèdent pas ou dont la capacité est limitée.

«Par exemple, si l’entreprise n’a pas les moyens de se doter d’une technologie très avancée, elle peut quand même bénéficier des avantages en choisissant un fournisseur spécialisé qui l’utilise, illustre Mme Le François. Grâce à cette expertise pointue, on pourra fabriquer un produit de meilleure qualité, et ce, souvent à meilleur coût.»

Utilisation stratégique des ressources

La sous-traitance permet également d’ajouter des ressources en période de pointe ou encore de les réserver pour des tâches à haute valeur ajoutée. Pour y arriver, il faut réfléchir à la mission fondamentale de l’entreprise et à la pertinence de poursuivre certaines activités.

«C’est le cas pour les ressources physiques tout autant que pour les ressources humaines, indique Mme Le François. Par exemple, la sous-traitance peut aider alors que la pénurie de main-d’œuvre frappe. Il faut se demander si on utilise sa main-d’œuvre le plus stratégiquement possible alors qu’elle est si difficile à recruter et à garder. En outre, la sous-traitance est une aide qui peut répondre à des besoins ponctuels ou saisonniers, donc sans que l’entreprise ait à embaucher des employés avec le salaire annuel et les avantages sociaux qui viennent avec.»

Ajustement rapide par rapport au marché

Une entreprise peut aussi décider d’opter pour la sous-traitance lorsque le marché bouge rapidement et qu’elle n’a pas, à court terme, le temps de se familiariser avec un nouveau domaine. La forte popularité du commerce électronique et le volume soudain de commandes à traiter qui en découle constituent un bon exemple. Plusieurs entrepreneurs ont décidé de sous-traiter le traitement et l’expédition de leurs commandes parce qu’ils n’avaient ni les connaissances ni les ressources humaines et physiques pour le faire eux-mêmes. Par contre, ils voulaient tout de même saisir ces occasions d’affaires.

«Il y a un coût de réactivité par rapport au marché, indique Mme Le François. C’est pour cette raison qu’il peut être avantageux de faire affaire avec un fournisseur spécialisé qui permet d’offrir plus rapidement un produit ou service.»

Les principaux avantages de la sous-traitance

  • Réduction des coûts
  • Accès à une expertise
  • Utilisation stratégique des ressources
  • Ajustement rapide par rapport au marché

Les principaux désavantages de la sous-traitance

  • Risque de dépendance
  • Perte de savoir-faire
  • Partage d’informations privilégiées

3. Quels désavantages y a-t-il à sous-traiter?

La sous-traitance n’est pas pour autant une panacée et il faut être conscient des risques qui y sont associés.

Risque de dépendance

Transférer sa production ou une étape de sa production à un fournisseur peut créer une forme de dépendance envers ce dernier. «On ne peut pas non plus trop s’éparpiller en divisant le travail entre différents sous-traitants, parce que cela risquerait de diluer les avantages, comme les économies d’échelle, et de compliquer la gestion», indique Mme Le François.

En étant conscient du risque de dépendance, un dirigeant d’entreprise peut néanmoins agir en conséquence. «Il faut que l’entente qu’il signe avec son fournisseur le protège convenablement», ajoute-t-elle.

Perte de savoir-faire

Confier une activité à un fournisseur finit également par entraîner une perte de savoir-faire au sein de l’entreprise.

«L’équipe qui s’en occupait est réaffectée à d’autres activités, explique Mme Le François. C’est certain qu’elle peut reprendre cette activité plus tard et retrouver le savoir-faire, mais il y a toujours une période de réajustement.»

Partage d’informations privilégiées

Pour que la sous-traitance fonctionne bien, il faut aussi être conscient qu’il faudra partager de l’information privilégiée avec son fournisseur. Par exemple, les détails de ses nouveaux produits se retrouveront entre les mains des employés de cette entreprise partenaire.

Il faut donc prendre le temps de choisir un fournisseur de confiance, et veiller à inclure dans l’entente qu’on signera avec lui des clauses de confidentialité.

4. Comment sous-traiter?

Ayant déterminé, après une analyse préliminaire, que le recours à un sous-traitant serait potentiellement avantageux, l’étape suivante consiste à définir le travail exact à réaliser en sous-traitance ainsi que la manière dont il sera exécuté. Il y a plusieurs éléments à examiner pour s’assurer que l’expérience se passe bien.

Le choix: selon une analyse des besoins

Le choix d’un fournisseur devrait se fonder sur plusieurs critères, pas seulement sur le meilleur prix offert.

  • Le fournisseur a-t-il suffisamment d’expérience dans votre secteur d’activité?
  • Est-il en mesure de respecter vos attentes sur le plan de la qualité, des délais, de la fiabilité, de la technologie?
  • A-t-il la flexibilité requise pour s’adapter à vos besoins changeants?
  • L’entreprise a-t-elle la main-d’œuvre qualifiée nécessaire pour bien exécuter le travail demandé?
  • Ses pratiques éthiques et environnementales sont-elles alignées sur les vôtres?
  • Pourra-t-elle bien s’intégrer dans la chaîne d’approvisionnement?

«Il faut demander des soumissions et, pour faciliter la sélection, il est recommandé de préparer un cahier des charges, affirme Mme Le François. Il faut avoir en main sa liste de besoins prioritaires à combler et décider, par exemple, pour lesquels on est prêt à payer un peu plus cher afin d’obtenir un niveau supérieur de qualité. Il faut regarder la solution dans son ensemble.»

L’entente: inclure des indicateurs de performance

S’il est tout à fait normal d’avoir plusieurs attentes par rapport au travail réalisé par son sous-traitant, il faut s’assurer de les inclure dans l’entente qui sera conclue par les deux parties.

«Par exemple, on peut retrouver des objectifs relatifs à la qualité, à la capacité de production, au niveau de stocks, au délai de livraison: tout doit y être, affirme Mme Le François. C’est d’ailleurs rassurant pour les deux entreprises d’avoir des objectifs et des mesures clairs, car cela évite des malentendus.»

Le partenariat: réaliser un vrai travail d’équipe

Il faut s’assurer que les intervenants clés investiront les efforts nécessaires, en ce qui a trait au partage d’information et à la collaboration, pour que la sous-traitance soit un succès. Pour faciliter les choses, pourquoi ne pas envisager d’offrir une formation commune réunissant vos employés et ceux de votre fournisseur?

«Cela permet d’instaurer une méthodologie de travail, explique Mme Le François. C’est bien aussi de permettre à ses employés de créer des liens avec ceux du fournisseur. Certaines entreprises finissent même par considérer les travailleurs de leurs fournisseurs comme faisant partie de leur équipe et c’est certain que cela donne de bons résultats parce que la dynamique créée facilite l’amélioration continue.»

Le volume: commencer petit

Bien sûr, avant de donner une grande quantité de travail à un sous-traitant, mieux vaut commencer par un test pilote et, par la suite, préparer un plan de transition.

«Donner une petite quantité de travail à un sous-traitant permet à tout le monde de s’ajuster et, une fois que tout va bien, on peut augmenter les quantités», affirme l’experte.

La règle d’or: ne pas transférer son inefficacité

Les entreprises vont généralement sous-traiter la partie de leurs activités pour laquelle elles n’ont pas un niveau de productivité particulièrement élevé. Mais ce n’est pas une raison pour transférer son inefficacité à son partenaire.

«Par exemple, si les palettes qu’on envoie chez son sous-traitant sont mal identifiées et qu’il doit prendre une heure pour tout démêler, on paiera plus cher pour le service, indique Mme Le François. Il faut être conscient que ce temps perdu sera facturé et travailler à réduire les gaspillages.»

5. Comment la technologie vient-elle faciliter la sous-traitance?

Si la sous-traitance était auparavant complexe à gérer en raison du traitement manuel de l’information, la technologie vient grandement simplifier et accélérer les échanges. «Par exemple, advenant une modification à un dessin d’une pièce, les mises à jour peuvent être partagées entre les différentes équipes, commentées et corrigées en temps réel», explique Mme Le François.

Les systèmes de gestion donnent aussi une foule d’informations permettant de faire le suivi en temps réel de la production. Il est également possible d’avoir accès au statut des commandes et au niveau des stocks. «Cela augmente l’efficacité et il peut être sécurisant d’avoir accès à ces informations», ajoute-t-elle.

Il est aussi recommandé d’être transparent avec son sous-traitant, par exemple en lui donnant un bon aperçu du travail à venir. «Si un grand volume de travail est prévu, le fournisseur pourra se préparer, investir en conséquence et, ainsi, mieux répondre aux besoins, indique Mme Le François. Plus on partage l’information avec son sous-traitant, plus on se rend la vie facile et plus on a de chances d’éviter les erreurs et les délais. Tout le monde y gagnera.»

En conclusion, la sous-traitance n’est pas le remède à tous les maux, mais elle peut être une voie intéressante à explorer selon le contexte et les objectifs particuliers de votre entreprise.

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