Pourquoi et comment sous-traiter? Petit guide pour propriétaires d’entreprise

1. Qu’est-ce que la sous-traitance?

La sous-traitance consiste pour une entreprise à confier une partie de ses activités, comme la production d’un bien, la réalisation d’une étape de fabrication, ou la prestation d’un service tel que le transport ou le traitement de la paie, à une entreprise tierce.

On associe souvent d’abord la sous-traitance à la production dans des pays comme la Chine et le Mexique. On peut toutefois aussi confier seulement une étape de sa production, comme la peinture, à un partenaire local.

2. Quels avantages y a-t-il à sous-traiter?

Si la sous-traitance, sous l’une ou l’autre de ses formes, est si présente dans les entreprises, c’est parce qu’elle offre plusieurs avantages lorsque les ressources sont limitées.

Réduction des coûts

Une entreprise choisit souvent de sous-traiter une partie de ses activités pour réduire ses coûts. Par exemple, une pièce peut être produite chez une fournisseuse ou un fournisseur à prix plus abordable que si l’entreprise investissait à l’interne pour la fabriquer elle-même. Cela peut aussi permettre d’épurer le bilan en y éliminant des actifs et en stabilisant les flux de trésorerie.

C’est souvent une question de volume. S’il n’est pas suffisant, il sera plus avantageux de sous-traiter l’activité, quitte à la rapatrier plus tard lorsque le volume sera plus important. Il faut toujours réévaluer la pertinence de la sous-traitance au fil de la croissance de l’entreprise.

Pour déterminer elle en vaut le coup, il faut toutefois bien connaître ses coûts d’exploitation et donc avoir des données précises.

Accès à une expertise

Plusieurs entreprises choisissent aussi la sous-traitance parce qu’elle leur permet d’avoir accès à une expertise ou à une technologie de pointe qu’elles ne possèdent pas ou dont la capacité est limitée.

Par exemple, si l’entreprise n’a pas les moyens de se doter d’une technologie très avancée, elle peut quand même bénéficier des avantages en choisissant une fournisseuse ou un fournisseur qui l’utilise. Grâce à cette expertise pointue, on pourra fabriquer un produit de meilleure qualité, et ce, souvent à meilleur coût.

Utilisation stratégique des ressources

La sous-traitance permet également d’ajouter des ressources en période de pointe ou encore de les réserver pour des tâches à haute valeur ajoutée. Pour y arriver, il faut réfléchir à la mission fondamentale de l’entreprise et à la pertinence de poursuivre certaines activités.

C’est le cas pour les ressources physiques tout autant que pour les ressources humaines. Par exemple, la sous-traitance peut aider dans le contexte actuel de pénurie de main-d’œuvre. Il faut se demander si est déployée le plus stratégiquement possible alors qu’elle est si difficile à recruter et à garder. En outre, la sous-traitance est une aide qui peut répondre à des besoins ponctuels ou saisonniers, donc sans que l’entreprise ait à embaucher du personnel avec le salaire annuel et les avantages sociaux qui y sont associés.

Ajustement rapide par rapport au marché

Une entreprise peut aussi décider d’opter pour la sous-traitance lorsque le marché bouge rapidement et qu’elle n’a pas, à court terme, le temps de se familiariser avec un nouveau domaine. La forte popularité du commerce électronique et le volume soudain de commandes à traiter qui en découle constituent un bon exemple. Pour pouvoir saisir ces occasions d’affaires, plusieurs propriétaires d’entreprise, n’ayant ni les connaissances ni les ressources humaines pour traiter et expédier leurs commandes, décident de sous-traiter.

Il y a un coût de réactivité par rapport au marché. C’est pour cette raison qu’il peut être avantageux de faire affaire avec une entreprise fournisseuse spécialisée qui permet d’offrir plus rapidement un produit ou service.

3. Quels désavantages y a-t-il à sous-traiter?

La sous-traitance n’est pas pour autant une panacée et il faut avoir conscience des risques qui y sont associés.

Risque de dépendance

Transférer sa production ou une étape de sa production à une entreprise peut créer une forme de dépendance. On ne peut pas non plus trop s’éparpiller en divisant le travail entre différentes entreprises sous-traitantes, parce qu’il y a un risque de diluer les avantages, comme les économies d’échelle, et de compliquer la gestion.

En ayant conscience du risque de dépendance, il est néanmoins possible de se protéger en signant une entente avec la fournisseuse ou le fournisseur.

Perte de savoir-faire

Confier une activité à l’externe finit également par entraîner une perte de savoir-faire au sein de l’entreprise.

L’équipe à laquelle les tâches étaient dédiées est réaffectée à d’autres activités. Elle peut certainement reprendre cette activité plus tard et retrouver ce savoir-faire, mais cela entraîne inévitablement une période de réajustement.

Partage d’informations privilégiées

Pour que la sous-traitance fonctionne bien, il faut avoir conscience que des informations privilégiées seront partagées avec la fournisseuse ou le fournisseur. Par exemple, les détails des nouveaux produits se retrouveront entre les mains des membres du personnel de cette entreprise partenaire.

Il faut donc prendre le temps de choisir une fournisseuse ou un fournisseur de confiance, et veiller à inclure dans l’entente signée des clauses de confidentialité.

4. Comment sous-traiter?

Ayant déterminé, après une analyse préliminaire, que le recours à une entreprise sous-traitante est potentiellement avantageux, l’étape suivante consiste à définir le travail exact à réaliser en sous-traitance ainsi que la manière dont il sera exécuté. Il y a plusieurs éléments à examiner pour s’assurer que l’expérience se passe bien.

Le choix: selon une analyse des besoins

Le choix d’une entreprise fournisseuse devrait se fonder sur plusieurs critères, pas seulement sur le meilleur prix offert.

• L'entreprise a-t-elle suffisamment d’expérience dans votre secteur d’activité?
• Est-elle en mesure de respecter vos attentes sur le plan de la qualité, des délais, de la fiabilité, de la technologie?
• A-t-elle la flexibilité requise pour s’adapter à vos besoins changeants?
• A-t-elle la main-d’œuvre qualifiée nécessaire pour bien exécuter le travail demandé?
• Ses pratiques éthiques et environnementales sont-elles alignées sur les vôtres?
• Pourra-t-elle bien s’intégrer dans la chaîne d’approvisionnement?

Il faut demander des soumissions et, pour faciliter la sélection, il est recommandé de préparer un cahier des charges. Il est nécessaire d’avoir en main sa liste de besoins prioritaires à combler et décider, par exemple, pour lesquels on est prêt à payer un peu plus cher afin d’obtenir un niveau supérieur de qualité. Il faut regarder la solution dans son ensemble.

L’entente: inclure des indicateurs de performance

S’il est tout à fait normal d’avoir plusieurs attentes par rapport au travail réalisé par son entreprise sous-traitante, il faut s’assurer de les inclure dans l’entente qui sera conclue par les deux parties.

On y trouve des objectifs relatifs à la qualité, à la capacité de production, au niveau de stocks, au délai de livraison: tout doit y être. C’est d’ailleurs rassurant pour les deux entreprises d’avoir des objectifs et des mesures clairs, car cela évite des malentendus.

Le partenariat: réaliser un vrai travail d’équipe

Il faut s’assurer que les intervenantes et intervenants clés investiront les efforts nécessaires, en ce qui a trait au partage d’information et à la collaboration, pour que la sous-traitance soit un succès.

Pour faciliter les choses, pourquoi ne pas envisager d’offrir une formation commune réunissant votre personnel et celui de votre fournisseuse ou fournisseur? Cela permet d’instaurer une méthodologie de travail.

Il peut aussi être avisé de permettre à ses membres du personnel de créer des liens avec l’équipe de la fournisseuse ou du fournisseur. Certaines entreprises finissent même par considérer les membres du personnel de leurs fournisseuses ou fournisseurs comme faisant partie de leur équipe, la dynamique créée pouvant faciliter l’amélioration continue.

Le volume: commencer petit

Bien sûr, avant de donner une grande quantité de travail à sous-traiter, mieux vaut commencer par un test pilote et, par la suite, préparer un plan de transition.

Donner une petite quantité de travail à sous-traiter permet à tout le monde de s’ajuster et de s’assurer que tout va bien, avant d’augmenter la quantité de travail.

La règle d’or: ne pas transférer son inefficacité

Les entreprises vont généralement sous-traiter la partie de leurs activités pour laquelle elles n’ont pas un niveau de productivité particulièrement élevé. Mais ce n’est pas une raison pour transférer son inefficacité à son entreprise partenaire.

Par exemple, si les palettes envoyées en sous-traitance sont mal identifiées et qu’il faudra une heure pour tout démêler, le service sera payé plus cher. Il est important de comprendre que ce temps perdu sera facturé et de travailler à réduire les gaspillages.

5. Comment la technologie vient-elle faciliter la sous-traitance?

Si la sous-traitance était auparavant complexe à gérer en raison du traitement manuel de l’information, la technologie vient grandement simplifier et accélérer les échanges. Advenant une modification à un dessin d’une pièce, par exemple, les mises à jour peuvent être partagées entre les différentes équipes, commentées et corrigées en temps réel.

Les systèmes de gestion donnent aussi une foule d’informations permettant de faire le suivi en temps réel de la production. Il est également possible d’avoir accès au statut des commandes et au niveau des stocks. En résulte une augmentation de l’efficacité et l’effet sécurisant d’avoir accès à ces informations.

Il est aussi recommandé de faire preuve de transparence avec son entreprise sous-traitante, par exemple en lui donnant un bon aperçu du travail à venir. Si un grand volume de travail est prévu, il faut lui laisser du temps pour se préparer, investir en conséquence et, ainsi, mieux répondre aux besoins. Plus on partage les informations pertinentes, plus on se rend la vie facile et plus on a de chances d’éviter les erreurs et les délais. Tout le monde y gagne.

En conclusion, la sous-traitance n’est pas le remède à tous les maux, mais elle peut être une voie intéressante à explorer selon le contexte et les objectifs particuliers de votre entreprise.

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