Comment contrôler les finances de votre entreprise

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Colleen Rodi venait de remporter le plus gros contrat de l’histoire de Visiontec Systems. Cette période aurait dû être marquée par la fierté, la joie et une confiance renouvelée.

Or, Colleen Rodi se souvient de la fin de l’année 2013 comme d’une période sombre, ponctuée d’inquiétudes et de nuits blanches.

Le rythme de croissance pesait lourdement sur les flux de trésorerie de Visiontec, un intégrateur de systèmes de sécurité situé à Mississauga, en Ontario. Colleen Rodi savait qu’elle n’avait pas les compétences requises pour gérer les finances de son entreprise de plus en plus complexe.

«La pression financière et le stress étaient insoutenables, dit-elle. Ce gros contrat donnait une nouvelle dimension à Visiontec, et je savais que celle-ci prendrait très vite une telle envergure que je ne serais plus en mesure de la gérer.»

Visiontec fournit un large éventail de systèmes et d’équipement de sécurité: appareils à rayons X, détecteurs de métaux, tenues de protection et dispositifs de détection des menaces chimiques, biologiques, radiologiques, nucléaires et explosives. Elle offre aussi des services de conception, d’installation et d’entretien des systèmes de sécurité de multiples installations des secteurs public et privé.

Une croissance rapide

Les menaces terroristes grandissantes, l’émergence de nouvelles technologies et la nécessité de moderniser l’équipement acheté après les attentats du 11 septembre 2001 ont fait bondir le marché. Le chiffre d’affaires de Visiontec a frôlé les 11 millions de dollars en 2015, contre 2,5 millions de dollars en 2012.

Ce rythme de croissance effréné aurait cependant pu être fatal pour Visiontec. Colleen Rodi explique qu’elle investissait tous les fonds de l’entreprise dans le recrutement, l’achat de stocks et la gestion de projets.

Cela occasionnait souvent des problèmes de trésorerie aggravés par le fait qu’elle présentait des soumissions laissant peu de place aux dépassements de coûts. De plus, une partie de sa clientèle importante payait systématiquement leurs factures en retard.

Ayant épuisé sa marge de crédit, Colleen Rodi a dû encaisser un REER pour financer son entreprise. C’est alors qu’elle a sollicité l’aide d’un coach en gestion financière de BDC. Le prêt de fonds de roulement accordé par BDC lui a permis d’apporter les améliorations indispensables à la bonne gestion des finances de son entreprise.

«Je ne réalisais sans doute pas toute la gravité de la situation. Ce n’est qu’une fois votre entreprise tirée d’affaire que vous pouvez regarder en arrière et prendre conscience que vous étiez en mauvaise posture.»

Mettre en place un planificateur de trésorerie

Pour Alka Sood, conseillère d’affaires chez BDC, l’histoire de Colleen Rodi n’est pas unique.

Alka Sood les aide à y voir clair dans leurs états financiers et à se familiariser avec le jargon des comptables et autres conseillères et conseillers. Elle met ensuite en place des outils conviviaux leur permettant de contrôler leurs données financières et de s’en servir pour prendre de meilleures décisions.

Le premier de ces outils est un planificateur de trésorerie. Pour les petites entreprises, la conseillère demande de consigner les prévisions de revenus et de dépenses pour les 13 prochaines semaines dans un chiffrier qui doit être mis à jour chaque semaine. Les entreprises de plus grande taille qui ont des flux de trésorerie stables peuvent, estime-t-elle, établir leurs prévisions sur une base mensuelle.

Anticiper les resserrements des flux de trésorerie

Le planificateur de trésorerie donne aux propriétaires d’entreprise une idée des moments où elles et ils recevront les paiements de leur clientèle par rapport à ceux qu’elles et ils devront faire à leur fournisseuses et fournisseurs. Ainsi, il est possible d’anticiper les resserrements des flux de trésorerie et mieux planifier les projets et les besoins de financement.

Comme l’explique Alka Sood, ça leur permet de dire: «Il va me manquer 5 000 $ dans quatre semaines, mais pas d’affolement! Je peux organiser une vente promotionnelle, essayer d’obtenir un répit d’une fournisseuse ou un fournisseur ou utiliser ma marge de crédit. Je sais à quoi m’attendre. C’est moins préoccupant.»

«Cette méthode vous oblige à prendre le temps de penser plus loin, ajoute Alka Sood. Vous pouvez planifier vos projets — embauche, achat de nouvel équipement ou autre — puis prendre rendez-vous à la banque pour obtenir un prêt commercial.»

Créer un tableau de bord financier

Le deuxième outil est un tableau de bord financier. Celui-ci permet de voir en un coup d’oeil quatre ou cinq indicateurs de rendement clés (IRC) qui portent sur la santé financière de votre entreprise.

Ces indicateurs comprennent généralement le pipeline des ventes, le délai moyen de recouvrement des comptes clients et le délai moyen de règlement des comptes fournisseurs. Les autres IRC dépendent du type d’entreprise (par exemple, rotation des stocks pour une entreprise de détail ou une ou un grossiste, taux de change pour une entreprise d’importation et pourcentage d’achèvement des projets pour une entreprise de construction).

Une fois le planificateur de trésorerie et le tableau de bord financier en place, la conseillère s’intéresse généralement à la structure de coûts et à la tarification des produits, deux domaines où nombre d’entreprises perdent de l’argent.

Un changement d’attitude

Le travail de Alka Sood consiste en partie à amener les propriétaires d’entreprise à voir l’argent et les chiffres d’un autre oeil. «Les chiffres sont révélateurs de la santé de votre entreprise. Vous devez les apprivoiser, insiste-t-elle. C’est votre entreprise; c’est votre responsabilité.»

Colleen Rodi reconnaît que son champ de compétence principal à Visiontec était la vente ; elle avait beaucoup de mal à comprendre les états financiers ou les ratios dont parlait sa banque.

Sa coach l’a aidée à acquérir les connaissances financières et la confiance nécessaires et à reprendre le contrôle des flux de trésorerie de Visiontec. Résultat: L’entreprise est aujourd’hui plus solide et mieux positionnée pour poursuivre sa croissance. Quant à Colleen Rodi, son stress a grandement diminué. «Nous avons pu exercer un meilleur contrôle sur nos finances et cela nous a aidés à faire croître l’entreprise», dit-elle.

3 façons d’améliorer votre gestion financière

1. Créez un planificateur de trésorerie

Dans un tableur, consignez les entrées et sorties de fonds prévues. Votre planificateur vous permet d’anticiper les éventuels resserrements des flux de trésorerie et de planifier vos besoins financiers et vos projets, comme l’achat de nouvel équipement.

2. Établissez un tableau de bord du rendement

Créez un tableau de bord qui vous servira à surveiller quatre ou cinq indicateurs de rendement clés (IRC) pour votre entreprise. En général, ces IRC comprennent votre pipeline des ventes, votre délai moyen de recouvrement et le délai moyen de règlement de vos comptes fournisseurs.

3. Passez en revue votre structure de coûts et votre tarification

Un des moyens pour contrôler vos coûts est d’obtenir une proposition de prix de trois fournisseuses et fournisseurs pour toutes vos dépenses importantes, y compris les coûts indirects. Une autre méthode consiste à recouvrer vos comptes clients avec diligence et à attendre jusqu’au dernier moment pour régler vos propres factures (sans dépasser l’échéance). En ce qui concerne la tarification, Alka Sood indique que de nombreuses entreprises ne tiennent pas compte de tous leurs coûts lorsqu’elles établissent les prix de leurs produits ; elles finissent pour cette raison par perdre de l’argent ou, pire encore, par ne plus savoir si elles réalisent des profits.

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