Les essentiels de la tenue de livres d’entreprise

Qu’est-ce que la tenue de livres?

La tenue de livres consiste à enregistrer chaque transaction d’une entreprise dans un système de tenue de dossiers financiers, comme un logiciel de comptabilité ou une feuille de calcul. Ces transactions comprennent entre autres:

• les ventes et autres revenus
• les dépenses et autres paiements
• les achats d’actifs
• les remboursements de prêts
• les paiements de location
• les investissements

Comment faire la tenue de livres?

La tenue de livres doit respecter les normes d’enregistrement des transactions. Ces normes sont établies par le Conseil des normes comptables conformément aux Principes comptables généralement reconnus (PCGR). 

Les entreprises privées canadiennes peuvent utiliser l’une des deux normes comptables suivantes:

• Normes internationales d’information financière (IFRS en anglais)
• Normes comptables pour les entreprises à capital fermé (NCECF)

Quelles sont les meilleures pratiques de tenue de livres?

La tenue de livres repose sur la saisie exacte, fiable et au moment opportun des transactions financières. Les principes suivants s’appliquent:

Exactitude – Enregistrer les bonnes transactions, c’est-à-dire des chiffres vérifiés et précis, et non des suppositions ou des estimations.

Fiabilité – Enregistrer les transactions au bon endroit. Par exemple, un coût direct, soit une dépense associée à la fabrication d’un produit vendu, devrait figurer dans le compte «Coût des produits vendus», et non dans «Frais de vente, généraux et administratifs». 

Rapidité d’exécution – Enregistrer les transactions rapidement pour s’assurer de l’exactitude des données et pour ne pas oublier de détails.

Cohérence – Respecter les règles d’enregistrement pour s'assurer que les transactions sont toujours enregistrées de la même façon.

Simplicité – Utiliser un processus d’enregistrement simple. Par exemple, une transaction doit être saisie une seule fois. Entrer plusieurs fois une même information augmente le risque d’erreur.

Quelle est la différence entre la comptabilité et la tenue de livres?

La comptabilité est une activité professionnelle qui a pour but d’enregistrer les transactions financières d’une entreprise conformément aux normes et exigences. Ces informations comptables sont ensuite utilisées pour préparer des prévisions financières et des budgets annuels.

L’objectif de la comptabilité est donc de fournir des renseignements financiers précis et fiables pour aider la direction à comprendre les finances de leur entreprise et à prendre des décisions d’affaires.

La tenue de livres est la consignation des transactions financières quotidiennes. Elle constitue une des parties de la comptabilité globale. Elle relève des aides-comptables.

Les comptables doivent suivre une formation officielle et être membres d’un ordre professionnel, ce qui n’est pas le cas des aides-comptables.

La tenue de livres est-elle difficile ?

La tenue de livres peut être relativement facile à apprendre. En effet, plusieurs systèmes comptables abordables offrent des outils automatisés et faciles à utiliser. Ils permettent en plus d’enregistrer les transactions financières conformément aux normes comptables et à d’autres exigences.

Certaines entreprises enregistrent leurs transactions sur des feuilles de calcul plutôt que dans un système comptable. Toutefois, l’enregistrement des transactions et la gestion des renseignements financiers peuvent être plus difficiles ainsi. En effet, les formules des feuilles de calcul peuvent être difficiles à apprendre et le risque d’erreurs d’enregistrement est plus élevé. Il peut en résulter un portrait inexact de la performance financière de l’entreprise, des déclarations de revenus incorrectes et même des décisions d’affaires défavorables.

Vous pouvez trouver plus d’information sur ce sujet dans le blogue de BDC, Fini les feuilles de calcul pour gérer votre entreprise.

Les aides-comptables

Le travail des aides-comptables consiste à enregistrer les transactions financières quotidiennes de votre entreprise avec exactitude, uniformité et rapidité. Ce sont les gardiennes et gardiens des renseignements financiers de votre entreprise. 

Vous devez bien choisir votre aide-comptable. Vous pourrez ainsi vous assurer d’avoir en main les bons renseignements financiers pour prendre des décisions d’affaires éclairées, et veiller à la bonne gestion de vos finances.

Que font les aides-comptables?

La principale responsabilité de l’aide-comptable est d’enregistrer les transactions commerciales. Mais cette personne a souvent plusieurs autres responsabilités, notamment:

• préparer des documents financiers;
• préparer les factures et percevoir les paiements;
• gérer la paie;
• gérer et préparer des dossiers d’équipement et de véhicules;
• établir et tenir à jour les dossiers de la clientèle et des entreprises fournisseuses;
• préparer les transactions récurrentes;
• préparer des versements.

Quelles sont les compétences requises des aides-comptables?

Les aides-comptables n’ont pas besoin de formation ou d’une certification officielle. Les entreprises cherchent habituellement une personne qui possède:

• un diplôme d’études de deux ans dans un domaine connexe, soit en comptabilité ou en rémunération;
• une expérience préalable en tenue de livres;
• des compétences en informatique;
• un bon sens de l’organisation.

Une ou un comptable ou une contrôleuse ou un contrôleur devrait superviser l’aide-comptable, en raison de l’importance de son rôle. Cette personne d’expérience peut donner son avis sur la tenue et la présentation des registres. Elle peut s’assurer que le travail de l’aide-comptable est conforme aux normes comptables aux exigences fiscales et aux besoins de rapports de gestion.

Les outils pour la tenue de livres

Pour faire la tenue de livres, vous consignerez les transactions dans un grand livre. Vous pouvez utiliser un système en partie double ou un système en partie simple. 

En quoi consiste le système en partie double?

La tenue de livres en partie double consiste à enregistrer deux éléments, soit un débit et un crédit, pour chaque transaction financière. 

Ces deux éléments correspondent généralement à ce qui suit:

• ce qui a été acheté ou vendu;
• la façon dont l’argent a été échangé pour effectuer la transaction.

Il y a donc un débit et un crédit pour chaque transaction. Ceux-ci doivent être égaux afin de s’équilibrer.

L’augmentation des actifs est considérée comme un débit. Lorsque le passif ou les capitaux propres augmentent, ils sont considérés comme des crédits. 

Par exemple, si une entreprise achète un ordinateur et paie en espèces, l’enregistrement de la transaction implique les deux éléments:

1. débit:

• le montant de l’achat est ajouté au compte « Immobilisations »
• la taxe de vente payée est ajoutée au compte « Taxe de vente à recevoir »

2. crédit:

• le montant total de l’achat, y compris la taxe de vente, est enregistré comme une réduction de l’encaisse

Les logiciels de comptabilité utilisent la tenue de livres automatisée en partie double. Ils déterminent automatiquement les deux côtés de chaque écriture en fonction du type de transaction saisie. Ainsi l’aide-comptable n’a pas à se souvenir de ce qui doit être enregistré comme débit ou crédit.

Par contre, les entreprises qui utilisent des feuilles de calcul pour consigner des transactions financières doivent s’assurer de saisir deux écritures distinctes pour chaque transaction.

En quoi consiste le système en partie simple?

La tenue de livres en partie simple consiste à consigner une seule entrée pour chaque transaction. Dans l’exemple de l’ordinateur ci-dessus, la transaction serait saisie une seule fois, soit comme un achat d’immobilisation. Les registres ne montreraient pas la façon dont l’achat a été payé, dans ce cas-ci, en espèces. 

La tenue de livres en partie simple peut être utilisée par de très petites entreprises qui ont peu d’actifs ou de passifs et qui traitent principalement en espèces. Toutefois, cette façon de faire n’est généralement pas recommandée. En effet, elle ne permet pas de consigner suffisamment de renseignements et elle ne peut pas être utilisée pour produire des états financiers.

Qu’est-ce qu’un grand livre?

Un grand livre est un registre numérique ou physique de toutes les transactions financières de l’entreprise. Il contient des renseignements qui peuvent servir à produire des états financiers. Le grand livre comprend généralement:

• tous les débits et les crédits pour une période donnée
• les catégories de transactions:
  • revenus
  • dépenses
  • encaisse
  • comptes débiteurs et comptes créditeurs
  • stocks

La plupart des entreprises utilisent des logiciels de comptabilité et des feuilles de calcul pour la tenue de livres.

Cependant, certaines entreprises inscrivent encore les transactions financières à la main dans un registre comptable appelé brouillard. Ces renseignements sont ensuite transférés dans un grand livre et peuvent servir à créer des états financiers. Les brouillards sont utilisés uniquement pour la tenue de livres manuelle.

Étape suivante

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