Les essentiels de la tenue de livres d'entreprise: mettez de l’ordre dans vos finances

Une bonne tenue de livres est essentielle à la réussite d’une entreprise. Voici les meilleures pratiques à adopter pour réduire le risque d’erreurs.

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Les aides-comptables sont les gardiennes et gardiens des renseignements financiers de votre entreprise. Leur travail consiste à consigner les transactions financières quotidiennes de votre entreprise avec exactitude, uniformité et rapidité.

Elles et ils assument aussi habituellement diverses autres responsabilités clés, notamment préparer les factures, payer le personnel et équilibrer les comptes.

Il est essentiel de bien choisir votre aide-comptable pour vous assurer d’avoir en main les bons renseignements financiers pour prendre des décisions d’affaires éclairées, et de veiller à la bonne gestion de vos finances.

Qu’est-ce que la tenue de livres?

La tenue de livres consiste à consigner chaque transaction d’une entreprise dans un système de tenue de dossiers financiers, comme un logiciel de comptabilité ou une feuille de calcul. Parmi ces transactions, mentionnons:

  • les ventes et autres revenus;
  • les dépenses et autres paiements;
  • les achats d’actifs;
  • les remboursements de prêts et les paiements de location;
  • les investissements.

La tenue de registres est effectuée conformément aux normes comptables généralement reconnues (voir plus loin pour obtenir plus de renseignements à ce sujet).

Que font les aides-comptables?

La principale responsabilité de l’aide-comptable est de consigner les transactions commerciales. Mais cette personne doit souvent assumer un large éventail de responsabilités supplémentaires, notamment:

  • préparer des documents financiers, y compris:
    • les états financiers intermédiaires,
    • les rapports des comptes débiteurs et des comptes créditeurs.
  • préparer les factures et percevoir les paiements;
  • gérer la paie;
  • gérer et préparer des dossiers d’équipement et de véhicules;
  • traiter les dépenses;
  • gérer les fichiers de sauvegarde;
  • établir et tenir à jour les dossiers de la clientèle et des entreprises fournisseuses;
  • préparer les transactions récurrentes (p. ex., amortissement, déboursements de prêts);
  • préparer les versements liés à l’impôt, à la commission de la sécurité du travail et aux avantages sociaux du personnel;
  • effectuer chaque mois des rapprochements des comptes créditeurs et des comptes débiteurs ainsi que des comptes bancaires et de cartes de crédit.

La tenue de livres repose sur la saisie exacte, fiable et au moment opportun des données financières. 

Quels sont les éléments fondamentaux de la tenue de livres?

La tenue de livres doit être effectuée selon les normes établies pour la consignation des transactions. Ces normes sont établies par le Conseil des normes comptables conformément aux Principes comptables généralement reconnus (PCGR).

Les sociétés privées canadiennes peuvent utiliser l’une des deux séries de normes comptables suivantes:

Meilleures pratiques en matière de tenue de livres

La tenue de livres repose sur la saisie exacte, fiable et au moment opportun des données financières. Les principes suivants doivent être respectés:

  • Exactitude – Les bonnes données doivent être saisies. Elles doivent être fondées sur des chiffres vérifiés et précis, et non sur des suppositions ou des estimations.
  • Fiabilité – Les données doivent être consignées au bon endroit. Par exemple, un coût direct devrait figurer sous «coût des produits vendus», et non sous «frais de vente, généraux et administratifs». De plus, vous devez inscrire un débit et un crédit pour chaque opération (comptabilité en partie double).
  • Rapidité d’exécution – Les données doivent être saisies rapidement, sans quoi des détails peuvent être oubliés. Saisir sans délai les opérations récentes contribue à en assurer l’exactitude.
  • Cohérence – Les règles relatives à la saisie des données sont importantes; elles assurent que celles-ci sont toujours consignées de la même façon.
  • Simplicité – La saisie de données doit être effectuée au moyen d’un processus simple. Par exemple, une donnée ne devrait être saisie qu’une seule fois. Entrer plusieurs fois une même information augmente le risque d’erreur.

Il est préférable qu’une ou un comptable ou une contrôleuse ou un contrôleur supervise l’aide-comptable, en raison de l’importance de son rôle.

Quelles sont les compétences requises des aides-comptables?

Les aides-comptables n’ont pas besoin de formation ou d’une certification officielle. Les entreprises cherchent habituellement une personne qui possède:

  • un diplôme d’études de deux ans dans un domaine connexe, comme un titre en comptabilité ou en rémunération;
  • une expérience préalable en tenue de livres;
  • des compétences en informatique et un bon sens de l’organisation.

Il est préférable qu’une ou un comptable ou une contrôleuse ou un contrôleur supervise l’aide-comptable, en raison de l’importance de son rôle. Cette personne d’expérience peut fournir de la rétroaction sur la tenue et la présentation des registres et s’assurer que le travail de l’aide-comptable est conforme aux normes comptables, aux exigences fiscales et aux besoins en matière de production de rapports à la direction.

Par exemple, les aides-comptables commettent souvent de petites erreurs ou omissions lors de la préparation des états financiers intermédiaires. Ces erreurs doivent ensuite être analysées et rajustées par une ou un comptable lors de la préparation des états financiers de fin d’exercice.

Quelle est la différence entre la comptabilité et la tenue de livres?

La tenue de livres, soit la consignation des transactions financières quotidiennes, constitue une partie de l’activité comptable globale.

La comptabilité implique également les tâches suivantes:

  • s’assurer que les transactions financières sont consignées de façon exacte et fiable, conformément aux normes comptables, aux exigences fiscales et aux besoins en matière de production de rapports à la direction;
  • diriger la préparation de la planification des flux de trésorerie, des prévisions financières et des budgets annuels;
  • résumer et analyser les transactions d’une entreprise et fournir des renseignements clés sur la performance au moyen de rapports mensuels à la direction et de tableaux de bord financiers;
  • aider les cadres et les entrepreneures ou entrepreneurs à comprendre les finances de leur entreprise et à prendre des décisions d’affaires;
  • préparer des documents financiers pour des parties externes, comme des banquières ou banquiers, des investisseuses ou investisseurs et des acheteuses ou acheteurs;
  • donner des conseils sur les mesures de protection à prendre pour réduire les risques financiers.

Les comptables doivent suivre une formation officielle et recevoir une certification, ce qui n’est pas le cas des aides-comptables.

Est-il difficile d’être aide-comptable?

La tenue de livres peut être relativement facile à apprendre. Il existe des systèmes comptables abordables qui offrent des outils automatisés et faciles à apprendre pour consigner les transactions financières conformément aux normes comptables et à d’autres exigences.

Cependant, certaines entreprises saisissent leurs transactions sur des feuilles de calcul plutôt que dans un système comptable. Il peut être plus difficile de consigner et de gérer correctement les renseignements financiers sur des feuilles de calcul. Les formules des feuilles de calcul peuvent être difficiles à apprendre et le risque d’erreurs dans la tenue des dossiers est plus élevé. Il peut en résulter un portrait inexact de la performance financière de l’entreprise, des déclarations de revenus incorrectes et même des décisions d’affaires défavorables.

Nos conseillers d'affaires approfondissent ce sujet dans le blogue de BDC, Fini les feuilles de calcul pour gérer votre entreprise.

En quoi consiste le système en partie double?

La tenue de livres en partie double consiste à consigner deux éléments – un débit et un crédit – pour chaque transaction financière.

Ces deux éléments correspondent généralement à ce qui suit:

  • ce qui a été acheté ou vendu;
  • la façon dont l’argent a été échangé contre ce qui a été acheté ou vendu.

Il y a un débit et un crédit pour chaque transaction. L’augmentation des actifs est considérée comme un débit. Lorsque le passif ou les capitaux propres augmentent, ils sont considérés comme des crédits. Veuillez noter que le crédit et le débit doivent être égaux afin de s’équilibrer.

Par exemple, si une entreprise achète un ordinateur et paie en espèces, la consignation de la transaction implique deux écritures:

  • débit: Le montant de l’achat est ajouté aux immobilisations et toute taxe de vente payée pour l’actif est ajoutée au compte de taxe de vente à recevoir.
  • crédit: Le montant total de l’achat (y compris la taxe de vente) est comptabilisé comme une réduction de l’encaisse.

Lorsqu’une entreprise a émis une facture à une cliente ou un client pour des services rendus et que la cliente ou le client dispose de 30 jours pour payer ce service, la transaction de vente impliquerait probablement les écritures suivantes:

  • débit: Le montant total de la vente (y compris la taxe de vente) est comptabilisé comme un ajout aux comptes débiteurs.
  • crédit: Le montant de la vente est ajouté aux revenus et toute taxe de vente appliquée à la facture est ajoutée à un compte de taxe de vente à payer. Remarque: En fin de compte, les revenus représentent un ajout aux capitaux propres et sont donc considérés comme des crédits. Les charges qui sont contrebalancées par les revenus (et qui sont donc des capitaux propres négatifs) sont donc classées comme des débits.

Les logiciels de comptabilité utilisent la tenue de livres automatisée en partie double qui détermine automatiquement les deux côtés de chaque écriture en fonction du type de transaction saisie. Par conséquent, l’aide-comptable n’a pas à se souvenir de ce qui doit être consigné comme débit ou crédit. Les entreprises qui utilisent des feuilles de calcul pour consigner des transactions financières doivent s’assurer de saisir deux écritures pour chaque transaction.

En quoi consiste le système en partie simple?

La tenue de livres en partie simple consiste à consigner une seule entrée pour chaque transaction. Dans l’exemple de l’ordinateur ci-dessus, la transaction serait saisie une seule fois, soit comme un achat d’immobilisation. Les registres ne montreraient pas la façon dont l’achat a été payé (c.-à-d. en espèces).

La tenue de livres en partie simple peut être utilisée par de très petites entreprises qui ont peu d’actifs ou de passifs et qui traitent principalement en espèces. Toutefois, cette façon de faire n’est généralement pas recommandée, car elle ne permet pas de consigner suffisamment de renseignements et ne peut pas être utilisée pour produire des états financiers.

Qu’est-ce qu’un grand livre?

Un grand livre est un registre numérique ou physique de toutes les transactions financières de l’entreprise. Il contient des renseignements qui peuvent servir ultérieurement à produire des états financiers. Le grand livre comprend généralement:

  • tous les débits et les crédits pour une période donnée;
  • la catégorisation des transactions, les catégories étant les suivantes:
    • revenus
    • dépenses
    • encaisse
    • comptes débiteurs et comptes créditeurs
    • stocks

Qu’est-ce qu’un brouillard?

Un brouillard (ou «registre comptable») est un journal dans lequel les transactions financières sont consignées manuellement au fur et à mesure qu’elles ont lieu. Les renseignements sont ensuite transférés dans un grand livre et peuvent servir à créer des états financiers.

Les brouillards sont utilisés uniquement pour la tenue de livres manuelle et ont en grande partie été remplacés par des logiciels de comptabilité et des feuilles de calcul.

Étape suivante

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