3 rapports financiers essentiels pour les propriétaires d’entreprise

Vos rapports différeront selon le public visé

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Pour assurer le succès de votre entreprise, vous devez disposer d’états financiers qui vous permettent non seulement de suivre les résultats et de planifier l’avenir, mais aussi d’informer vos partenaires d’affaires externes.

Un ensemble d’états financiers ne peut pas faire tout cela, c’est pourquoi vous devez créer différents types de rapports financiers, affirme Alka Sood, conseillère d’affaires principale à BDC.

«Vous utilisez les mêmes informations pour produire différents types de rapports», explique Alka Sood, qui conseille les propriétaires d’entreprise pour les aider à améliorer leur gestion financière. «Le secret, c’est de les organiser correctement afin de fournir la bonne information pour chaque type d’utilisation.»

Voici les suggestions d’Alka Sood concernant les états financiers à préparer et les informations qu’ils devraient contenir.

1. États financiers pour les publics cibles externes

Dans la majorité des cas, vos partenaires externes voudront obtenir des états financiers qui ont été préparés par une ou un comptable externe afin d’obtenir un point de vue fiable et objectif sur la performance de votre entreprise.

Les banques ont besoin de savoir si votre entreprise se porte bien et si elle dégage suffisamment de profits pour assurer le remboursement de ses emprunts.

«Une banque ne considérera que certains éléments et demandera: “Vos mesures de rendement sont-elles réalistes et votre entreprise est-elle rentable? Produisez-vous de la richesse?”», dit Alka Sood, qui travaille dans la région du Grand Toronto. «Il veut s’assurer que vous disposez d’une base financière solide.»

Les actionnaires se pencheront probablement de plus près sur les données qui leur permettront de juger si le capital qu’elles et ils ont investi dans votre entreprise génère un rendement suffisant. Cela signifie qu’elles et ils s’intéresseront à sa rentabilité et au type de croissance qu’elle enregistre.

«En général, les actionnaires souhaitent connaître le taux de croissance des revenus et savoir si les profits augmentent au même rythme, souligne Alka Sood. Si les profits grimpent plus vite, cela signifie que vous contenez vos coûts. S’ils diminuent et que les revenus augmentent, les actionnaires voudront en connaître la cause.»

2. Prévisions de résultats financiers

Un autre type de rapport important porte sur les prévisions financières pour l’année à venir. Les prévisions vous permettent de créer des budgets d’exploitation et de prévoir les besoins en ressources. Ils vous donnent aussi, à vous et aux membres de votre personnel, un objectif à atteindre, ce qui stimule les progrès.

«C’est une manière d’enrichir votre entreprise, de l’améliorer et de la faire croître», poursuit Alka Sood.

Sa clientèle hésite souvent à faire des prévisions, prétextant qu’elle ne peut pas prédire l’avenir. Pourtant, les résultats historiques constituent un bon point de départ pour prévoir le volume de ventes dont vous avez besoin pour atteindre le seuil de rentabilité et les revenus ou bénéfices que vous générerez au cours de l’année.

Il est très important de savoir si vous êtes sur la bonne voie par rapport à vos prévisions afin de vous assurer d’atteindre le seuil de rentabilité et de réaliser un profit.

«Il est très important de savoir si vous êtes sur la bonne voie par rapport à vos prévisions afin de vous assurer d’atteindre le seuil de rentabilité et de réaliser un profit, explique Alka Sood. Si vous constatez que vous n’atteindrez pas les résultats prévus, vous devez réduire vos coûts ou augmenter vos ventes pour ne pas vous retrouver avec un déficit.»

3. Rapports de gestion

Beaucoup plus détaillés, les rapports de gestion sont destinés exclusivement à un usage interne.

Un résumé des dépenses de marketing fera très bien l’affaire des actionnaires. Votre rapport de gestion, lui, va plus en profondeur. Il peut diviser cette information en cinq éléments différents, qui correspondent, par exemple, aux dépenses que vous avez consacrées aux différents canaux de marketing.

«Les rapports de gestion contiennent des informations beaucoup plus détaillées et plus approfondies, indique Alka Sood. Et les parties externes n’ont pas à avoir accès à ce niveau de détail. Elles n’ont pas besoin de savoir combien je dépense en biscuits chaque mois. Cela ne les regarde pas. Il leur suffit de connaître mon budget alimentaire global.»

Votre rapport de gestion devrait séparer vos ventes et vos dépenses par secteur d’activité ou par produit, et peut même aller jusqu’à les décomposer par zone géographique ou même par cliente et client. Vous devriez également faire le suivi des ratios financiers importants et des indicateurs de rendement clés.

Toutes ces informations vous aident à mieux comprendre comment se portent les différents secteurs de votre entreprise, lesquels rapportent et où va l’argent.

«Nous encourageons souvent notre clientèle à faire des prévisions par secteur d’activité et à établir des budgets pour chaque secteur, ajoute Alka Sood. Alors, lorsque les résultats de chacun des secteurs d’activité commenceront à vous parvenir, vous pourrez évaluer s’ils sont en phase avec le plan, et, si ce n’est pas le cas, faire rapidement les ajustements nécessaires.»

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