Préparez vos finances dans l’éventualité d’un ralentissement économique
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En tant que propriétaire d’entreprise, vous avez certainement une perception de l’actualité qui diffère de celle de la plupart des gens.
Vous êtes probablement capable de repérer des débouchés là où d’autres ne voient que des gros titres. Et lorsque les prévisions ne sont pas bonnes, vous pensez sans aucun doute à la façon dont ces changements pourraient affecter votre entreprise.
Qu’il s’agisse de l’inflation ou de la hausse des taux d’intérêt, ou encore d’événements internationaux qui risquent de perturber votre chaîne d’approvisionnement, vous ne devez pas vous contenter de réagir, il faut vous préparer de manière proactive.
Voyons donc ce que vous pouvez faire pour prémunir votre entreprise contre un ralentissement économique.
Commencez par obtenir une vue d’ensemble
Chaque propriétaire d’entreprise devrait prendre un certain nombre de mesures dès que des doutes sur l’évolution de la conjoncture économique se pointent.
Comprenez comment votre clientèle et vos fournisseuses et fournisseurs sont concernés
En période d’incertitude, il est essentiel de prendre à cœur les besoins de votre clientèle et de vos partenaires. Cela n’a pas besoin d’être compliqué; il suffit par exemple de passer un coup de fil à vos principaux clients et clientes. Ces conversations vous aideront à comprendre comment le marché de vos biens ou services évolue, et comment vous devez réagir.
Répondez de votre mieux aux questions suivantes:
- Est-ce que mes clientes et clients modifient ou réduisent leurs commandes?
- Devrais-je explorer de nouveaux marchés?
- Est-ce que mes fournisseuses et fournisseurs seront touchés d’une manière qui pourrait perturber mes achats?
Revoyez votre plan de production et concentrez-vous sur l’efficacité
Ces conversations devraient vous amener à revoir votre plan de production afin de vous assurer que les biens ou services que vous produisez trouveront preneurs sur le marché.
L’autre mesure essentielle à prendre en ce qui a trait à la production consiste à maximiser le rendement tout en limitant les dépenses inutiles. Mesurez votre performance pour évaluer vos résultats par rapport aux objectifs internes ou aux données de référence, telles que les moyennes du secteur. Vous pouvez alors commencer à améliorer vos résultats en limitant les retards, en rehaussant la qualité et en réduisant toute forme de gaspillage.
Concentrez-vous sur la gestion financière
Enfin, dans un contexte de ralentissement économique, vos finances doivent être au centre de vos préoccupations. Prenez-en toute la mesure.
Voyons de plus près comment vous pouvez y parvenir.
Mettez à niveau vos processus financiers opérationnels
En période de stress économique, il est important d’avoir à tout moment une vision claire de la performance de votre entreprise. Vous ne devez pas vous appuyer sur des suppositions ou sur votre intuition. Vous avez besoin de données concrètes et d’un processus qui vous renseigne sur la façon dont vos résultats fluctuent avec le temps, afin de pouvoir faire le suivi de la performance financière de votre entreprise et des problèmes potentiels à résoudre.
Assurez la qualité de vos données financières
Toute entreprise doit tenir une comptabilité – c’est le minimum requis pour, par exemple, produire annuellement votre déclaration de revenus des sociétés ou vos déclarations de TPS ou de TVH. Vous avez probablement une ou un aide-comptable – ou encore une ou un comptable – qui vous aide à collecter ces informations financières de base.
La première étape consiste à vous assurer que vous recueillez:
- des informations pertinentes et fiables,
- à la source,
- en fonction des besoins.
Ces données financières serviront non seulement à préparer vos états financiers, mais également à examiner les progrès accomplis pour atteindre vos objectifs financiers.
Vous devez également vous assurer que vous utilisez un système comptable correctement configuré. Vos comptes du grand livre général doivent être bien structurés et organisés, pour vous permettre de saisir les données financières de façon à refléter vos opérations. Mieux vos comptes seront structurés et organisés, plus les données financières vous seront utiles pour prendre des décisions.
Établissez un budget et des projections financières
L’étape suivante consiste à utiliser les données que vous collectez pour établir vos prévisions.
L’élaboration d’un budget annuel complet, préparé mensuellement, est un composant essentiel des pratiques de saine gestion financière.
Par «complet», j’entends que votre budget doit inclure:
- un état des résultats;
- un état des flux de trésorerie;
- un bilan.
Les trois doivent de plus être interdépendants.
Contrairement aux états financiers, qui portent sur ce qui s’est déjà produit, vos projections sont des prévisions de revenus, de flux de trésorerie et de la situation financière à venir.
Elles serviront de système d’alerte précoce, en vous aidant à prévoir les baisses de trésorerie, les réductions potentielles des investissements ou des coûts d’exploitation, ou les besoins de financement supplémentaires.
Plus important encore, la préparation d’un budget initial vous fournit l’occasion d’examiner les impacts que pourraient avoir différents scénarios – du meilleur au pire – sur votre entreprise, et de prévoir des stratégies que vous pourriez utiliser dans de tels cas.
Tout particulièrement, en période de ralentissement économique, vous voulez être en mesure d’établir un plan et de faire des comparaisons par rapport à celui-ci.
Collaborez avec votre équipe
La préparation adéquate d’un budget est un excellent moyen de rapprocher les aspects opérationnels et financiers de l’entreprise en vue de fixer les priorités pour l’année et de faire travailler tout le monde dans la bonne direction.
Nous voyons souvent des entreprises dans lesquelles une personne prépare seule un budget dans un bureau, sans aucune contribution des autres membres clés chargés des ventes ou des opérations de l’entreprise. C’est ainsi que l’on court à l’échec.
La gestion financière est comparable à la construction d’une maison: vous avez besoin de plusieurs personnes expertes ayant chacune leur spécialité, qui collaborent et dépendent l’une de l’autre. Vous devez réunir toute votre équipe, des ventes jusqu’au marketing en passant par les RH et l’exploitation.
Mesurez votre santé financière actuelle
Pour faire face à l’incertitude économique, vous devez commencer par faire le point. Cela signifie que vous devez évaluer la santé financière de votre entreprise.
Pour ce faire, on utilise généralement des ratios financiers, qui entrent dans quatre catégories différentes.
Ratios financiers: 4 façons d’évaluer la performance de votre entreprise
Liquidité
Votre entreprise est-elle en mesure de payer les factures à venir? Il s’agit d’un élément dont les banques et les investisseuses et investisseurs tiennent compte dans l’évaluation de la viabilité à court terme d’une entreprise.
Rentabilité
Quel est le montant des bénéfices que votre entreprise réalise – ou perd? Il s’agit des revenus qu’il vous reste après avoir payé les coûts.
Productivité (ou efficience)
De combien de temps aurez-vous besoin pour convertir votre production en liquidités? Cette période est communément appelée «cycle d’exploitation». Plus ce dernier est court, plus votre liquidité s’améliore.
Levier financier
Dans quelle mesure utilisez-vous l’endettement dans vos opérations? La rentabilité n’est pas toujours synonyme de santé financière. Votre entreprise pourrait être fortement endettée et éprouver des problèmes de trésorerie à court terme.
Faites le suivi de la performance de votre entreprise
Votre budget est désormais prêt et vous avez mesuré votre santé financière. Vous devez maintenant comparer vos résultats réels avec votre budget.
Pour cela, les rapports de gestion et les tableaux de bord de mesure du rendement sont les outils qu’il vous faut.
Ils se présentent sous différentes formes et vous aident à:
- comparer les états financiers avec le budget afin de déterminer si votre plan est sur la bonne voie;
- intégrer les activités d’exploitation et les résultats non financiers aux informations financières (l’objectif des tableaux de bord étant de vous permettre de voir, en un coup d’œil, les mesures clés qui sont essentielles à la performance de votre entreprise);
- calculer et surveiller votre santé financière à l’aide des ratios financiers.
Lorsque vous élaborez votre tableau de bord ou vos rapports de gestion, privilégiez la qualité plutôt que la quantité: utilisez les informations les plus pertinentes pour votre entreprise pour ne pas vous laisser submerger par les données.
Les rapports de gestion sont généralement préparés tous les mois, mais certains peuvent l’être sur une base quotidienne ou hebdomadaire (les «rapports instantanés» quotidiens ou mensuels), en fonction de ce qu’ils retracent et de la rapidité avec laquelle vous avez besoin des informations.
Une fois que vous aurez mis en place la production de vos rapports de gestion et que vous commencerez à les examiner régulièrement, vous aurez une idée claire de la performance de votre entreprise et saurez quels ajustements vous pouvez effectuer.
Exemple de tableau de bord
Récapitulation générale
La mise en place de ces outils et de ces processus vous permettra de réagir de manière proactive aux changements qui surviennent dans votre entreprise, afin d’anticiper les problèmes potentiels.
Supposons qu’une cliente ou un client commence à réduire ses commandes, tandis que d’autres prennent plus de temps pour vous payer, augmentant ainsi vos délais de recouvrement. Dans le même temps, vous devez payer plus rapidement vos fournisseuses et fournisseurs. Et pour couronner le tout, vos stocks diminuent plus lentement.
Vos ratios de productivité vous aideront à surveiller ces évolutions négatives, qui auront un impact sur vos ratios de liquidité. En fin de compte, vous disposerez de moins d’argent pour payer vos factures, votre loyer ou votre hypothèque, ainsi que les salaires de votre personnel.
Cela vous amènera peut-être à contracter un emprunt pour financer un déficit de fonds de roulement, ce qui aura une incidence sur vos ratios de levier financier. L’augmentation de la dette aura alors un impact sur votre rentabilité, car vous utiliserez votre bénéfice d’exploitation pour rembourser les frais d’intérêt supplémentaires.
Vous pourrez éviter ce type de scénario dommageable si vous procédez à un suivi et à un contrôle réguliers de tous vos indicateurs, y compris ceux qui peuvent sembler sans importance, comme le temps que mettent les clientes et clients à vous payer.
La gestion financière est un processus continu
Lorsque vous vous réunissez avec votre équipe et constatez que certains objectifs peinent à être atteints, vous pourriez avoir besoin de prendre des mesures.
Revenons à l’exemple de cette cliente ou ce client qui ralentit le rythme de ses commandes.
Vous évaluerez les impacts que ce ralentissement a sur votre rentabilité, vos besoins en fonds de roulement et vos flux de trésorerie futurs. Ensuite, à la lumière de votre évaluation, vous devrez peut-être fixer de nouveaux objectifs financiers qui s’appuieront sur un budget révisé. Ce budget révisé vous servira alors de nouveau point de référence lorsque vous établirez vos rapports.
Et ce cycle se reproduira chaque fois qu’un nouvel événement significatif surviendra, qu’il soit positif ou négatif.
Sur la base de ce principe, il est important que vos priorités et vos objectifs soient constamment remis en question en fonction des résultats obtenus et de leur alignement sur votre plan financier.
Cycle de gestion financière
Que faire en cas de problèmes?
Je vous ai donné quelques outils pour mieux préparer votre entreprise à l’incertitude économique. Mais que faire si elle se retrouve face à de graves problèmes de trésorerie à court terme?
Dans ce cas, l’objectif principal est de préserver vos liquidités le plus longtemps possible.
La projection en continu des flux de trésorerie sur 13 semaines est un outil simple et efficace qui vous permettra d’y parvenir. Le fait de disposer d’un horizon de trois mois et de le rajuster au début de chaque semaine vous aidera à surveiller de plus près votre trésorerie par rapport au flux de trésorerie qui fait partie de votre budget mensuel.
Les deux sections principales de cet outil vous indiquent:
- le montant d’argent (et non des ventes) à percevoir au cours des 13 prochaines semaines à partir de vos comptes clients, y compris des ventes au comptant ou de tout autre type de rentrée de fonds, comme les nouveaux prêts, les remboursements d’impôts, les injections de capitaux ou les subventions;
- le montant d’argent (et non des achats) dont vous aurez besoin pour payer vos fournisseuses et fournisseurs, vos salaires, vos frais de fonctionnement et vos emprunts.
Vous devrez vous préparer à tous les scénarios, le meilleur comme le pire.
Évaluez votre taux de consommation de trésorerie
Vous devrez également connaître votre taux de votre consommation de trésorerie. Il s’agit du rythme auquel votre entreprise consomme ses actifs de trésorerie disponibles. L’outil de projection en continu des flux de trésorerie sur 13 semaines vous aidera à évaluer le rythme auquel votre entreprise consomme ses actifs de trésorerie et la marge de manœuvre dont vous disposez avant d’être à court d’argent.
Faites preuve de prudence en matière d’investissements
En cas de doute sur la santé financière de votre entreprise, ne vous lancez pas dans un grand projet d’investissement, surtout dans la perspective d’un ralentissement économique. Utilisez simplement ce dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise.
Et si vous décidez d’investir, assurez-vous d’avoir prévu des scénarios montrant comment vous pouvez absorber le coût, même dans les cas où les recettes supplémentaires ou le rendement du capital investi pourraient se faire attendre.
Restez proche de vos prêteuses et prêteurs
Si vous pensez avoir besoin d’un nouveau prêt ou d’une ligne de crédit plus importante pour faire face à un ralentissement économique, il est préférable de communiquer le plus tôt possible avec vos prêteuses ou prêteurs, qui n’aiment généralement pas les surprises.
Croyez-vous pouvoir faire face à un ralentissement économique?
Dans quelle mesure la qualité de vos données financières vous satisfait-elle? Croyez-vous qu’elles peuvent vous aider à prendre les bonnes décisions d’affaires dans un contexte de ralentissement économique?
Si la réponse est non, vous devez commencer à apporter des changements dès maintenant afin de vous assurer que vous disposez de données fiables pour vous aider à surmonter des périodes économiques plus difficiles.
Prochaine étape
Découvrez comment utiliser les ratios financiers et définir des indicateurs clés de rendement pour votre entreprise afin de faire le suivi et l’analyse des données et d’éviter les approximations lors de la planification opérationnelle. Téléchargez le guide gratuit, Faire le suivi de la performance de votre entreprise.