Qu’est-ce qu’un système ERP?
Un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) est un logiciel qui réunit des fonctions telles que la comptabilité, les ventes, la gestion des stocks et les opérations au même endroit. «Lors de leur création, les systèmes ERP visaient à donner aux entreprises un système dans lequel gérer toutes les fonctions d’affaires principales de leurs services», explique Leon van der Poel, conseiller d’affaires principal, BDC Services-conseils. Autrement dit, les logiciels ERP ont été développés pour aider les parties prenantes internes à gérer et à exploiter leur entreprise.
On désigne le logiciel ERP aussi par «système ERP, programme ERP ou plateforme ERP». Ces termes ont la même signification et sont interchangeables.
Les solutions ERP varient énormément. Certains systèmes offrent seulement des fonctionnalités de comptabilité de base et n’ont aucune fonctionnalité de gestion de la paie. Il y a des systèmes destinés à des industries particulières et comportant des fonctionnalités spécialisées, tandis que d’autres sont plus généraux. La plupart comportent des modules couvrant les fonctions de base de toute entreprise, dont voici quelques-unes des plus courantes:
- finances et comptabilité
- production
- gestion des stocks
- gestion de la chaîne d’approvisionnement
- approvisionnement et achats
- ressources humaines
Un système ERP spécialisé dans le secteur des aliments et boissons, par exemple, pourrait comprendre des fonctions spécialisées supplémentaires pour vous aider à respecter les exigences réglementaires en matière de traçabilité et de contrôle de la qualité. Cependant, un système conçu pour le secteur de la distribution de gros pourrait être axé davantage sur la gestion d’entrepôt et des stocks, ainsi que sur la logistique.
Le choix d’un système ERP est complexe, et pour ajouter à la confusion, les systèmes ERP prennent plusieurs formes: dans le nuage ou dans l’entreprise; prêts à l’emploi ou personnalisés; ou encore installés par le fabricant ou par un revendeur. De plus, les vendeurs de logiciels ont souvent leur propre définition de ce qu’est un système ERP.
Quelle est la différence entre un système ERP et un système de gestion des relations avec la clientèle (CRM)?
Un système ERP et un système de gestion de la relation avec la clientèle (CRM) sont deux logiciels d’entreprise, mais ils ont des utilités différentes. Un système ERP permet à vos équipes de travailler à partir des mêmes données et vous donne un seul portrait de votre entreprise. Un système CRM porte sur la gestion des relations avec la clientèle, des activités de vente, et, dans certains cas, du marketing.
Si vous avez déjà un système ERP, vous pouvez y intégrer un système CRM, ce qui vous permet de lier les données sur la clientèle avec vos données opérationnelles. De cette manière, vous pouvez mieux prévoir la demande et établir vos budgets.
Quelle est l’utilité d’un système ERP pour une entreprise?
Un système ERP aide à gérer les ressources d’une entreprise en centralisant toutes ses données sur une plateforme; cela procure plusieurs avantages, dont ceux-ci:
1. Exactitude et uniformité des données
Lorsque chaque service fonctionne avec un système distinct, une rupture de l’information risque de se produire. Pourquoi? Parce que les services ont toujours besoin d’échanger des informations. Si leurs systèmes ne sont pas reliés et intégrés, ils devront se fier au transfert de données manuel, ce qui augmentera les probabilités d’erreurs.
«Au-delà des erreurs de saisie de données, deux services pourraient comptabiliser les choses différemment, ce qui pourrait se solder par des réunions inefficaces au cours desquelles on discuterait et on débattrait de versions divergentes de la vérité», dit Leon van der Poel.
Lorsqu’on utilise un seul système dans lequel on stocke et échange toute l’information, on améliore l’exactitude et l’uniformité des données.
2. Amélioration de la prise de décision
En regroupant les données de tous les secteurs d’activité, une plateforme ERP fait en sorte que les gestionnaires ont une vue d’ensemble de ce qui se passe au sein de l’entreprise. Surtout, comme ce système élimine la nécessité d’échanger manuellement l’information entre les services, il aide à accélérer la prise de décision.
«Grâce aux systèmes ERP, les propriétaires d’entreprise peuvent prendre des décisions en temps réel, soutient Leon van der Poel. Au lieu d’attendre que l’information du dernier trimestre soit consolidée dans un chiffrier, elles et ils peuvent donner suite à ce qui s’est passé ce matin, voire il y a cinq minutes.»
3. Sécurité accrue des données et des systèmes
Il est déjà difficile de garder opérationnels plusieurs systèmes. Or, il s’avère encore plus difficile de veiller à la mise à jour régulière et à la sécurité de chacun d’eux.
La gestion des correctifs logiciels, des mises à jour de sécurité et des normes de conformité demande beaucoup de ressources et de temps lorsqu’une entreprise dépend de plusieurs systèmes logiciels séparés. Cela expose aussi l’entreprise à des violations ou au piratage de données, car les systèmes désuets représentent des cibles faciles pour les cyberattaques.
«Les risques en matière de sécurité peuvent s’aggraver si une entreprise conserve encore l’information sur papier, car il n’y a aucun moyen de retracer qui y accède ou la copie, et on peut facilement perdre l’information», ajoute Leon van der Poel. Un système ERP permet de renforcer la sécurité des données de votre entreprise en centralisant et en numérisant les données.
Grâce aux systèmes ERP, les propriétaires d’entreprise peuvent prendre des décisions en temps réel.
Leon van der Poel
conseiller d’affaires principal, BDC Services-conseils
À quel moment envisager de se procurer un système ERP?
Un système ERP devient généralement indispensable lorsque les revenus d’une entreprise atteignent ou dépassent 10 millions de dollars.
«Il ne s’agit pas d’un seuil immuable, souligne Leon van der Poel. Cependant, c’est souvent à ce point qu’on perd la maîtrise des opérations et de l’échange manuel de données. C’est aussi autour de ce niveau que les gains de productivité compensent généralement l’investissement requis.»
Somme toute, le bon moment pour envisager la mise en œuvre d’un système ERP dépend réellement des défis, des occasions et des plans de l’entreprise. Selon Leon van der Poel, un bon moyen de déterminer si vous avez besoin d’un système ERP consiste à évaluer la complexité de vos opérations et à repérer les inefficacités dans votre entreprise. Voici quelques exemples:
- solutions de rechange manuelles
- ressaisie des données
- processus sur papier
Si vous estimez qu’il devient insurmontable de gérer plusieurs systèmes, échanger de l’information entre les services ou traiter des volumes croissants de données, le temps est peut-être venu d’envisager un système ERP.
«La clé, c’est de déterminer à quel moment vos méthodes actuelles commencent à entraver la croissance de votre entreprise, conseille Leon van der Poel. Un système ERP peut offrir un rendement du capital investi réel en simplifiant les opérations et en améliorant la prise de décision, mais il importe de déterminer si les coûts initiaux cadrent avec les objectifs à moyen et à long terme de votre entreprise.»
«Il n’y a jamais de moment parfait pour mettre en œuvre un système ERP», mentionne Leon van der Poel, ajoutant qu’il faut prévoir au moins un an pour un processus efficace de sélection et de mise en œuvre de ce système.
Si vous ne pensez pas que votre entreprise est prête pour un système ERP maintenant, vous pouvez choisir d’autres solutions logicielles dans l’intervalle, par exemple un système de gestion des stocks qui s’intègre à votre système comptable actuel.
Quelle est la différence entre un système ERP et une plateforme d’exploitation numérique (DOP)?
Les systèmes ERP existent depuis des décennies. Ils offrent plusieurs avantages aux entreprises qui les utilisent. Cependant, un jour ou l’autre, la plupart des entreprises font face à un besoin auquel leur système ERP ne peut pas entièrement répondre. Elles mettent alors en œuvre une ou deux solutions logicielles supplémentaires spécialisées pour résoudre ce problème.
Leon Van der Poel considère qu’une plateforme d’exploitation numérique (DOP) est une «version plus moderne du système ERP».
La polyvalence des DOP permet d’intégrer un logiciel supplémentaire, pour la planification des itinéraires ou l’automatisation du marketing, par exemple, ainsi que d’autres dispositifs, comme l’Internet des objets (IdO), tout en maintenant l’échange d’informations entre les services.
Cette méthode préserve l’avantage principal du système ERP, tout en offrant la souplesse nécessaire pour adopter des technologies émergentes et les intégrer dans l’entreprise pour répondre à des besoins d’affaires particuliers et en constante évolution.
De plus, une DOP permet à une entreprise d’échanger plus facilement de l’information avec des partenaires externes, ajoute Leon van der Poel, ce qui est essentiel dans le contexte des affaires actuel. «Par exemple, les entreprises sont de plus en plus contraintes de respecter les critères ESG, soit les critères environnementaux, sociaux et de gouvernance, et de présenter des données sur leurs efforts de développement durable à leur clientèle, à leurs fournisseurs ou aux organismes de réglementation.»
En fin de compte, qu’un système ERP soit ou non la prochaine étape à suivre dans votre entreprise dépend de la taille, de la complexité et des besoins particuliers de celle-ci. Il n’y a pas d’approche universelle.
Comment choisir un système ERP?
1. Examinez à fond vos besoins
Comme n’importe quel achat technologique important, un investissement dans un système ERP doit viser un objectif commercial clair et cadrer avec votre stratégie d’affaires globale. Pour vous assurer que c’est le cas, dressez une liste détaillée des exigences auxquelles le système devra répondre.
2. Faites des comparaisons
Ne vous précipitez pas sur le premier produit qu’on vous présente ou que vous avez remarqué lors d’un salon professionnel. Comparez les offres de divers fournisseurs.
3. Songez à vous faire aider pour prendre une décision éclairée
Un système ERP est complexe et peut être difficile à mettre en œuvre. Des spécialistes externes peuvent vous aider à cartographier vos processus, à choisir la technologie qui vous convient et à former votre personnel.
Travailler avec quelqu’un qui a déjà réalisé ce type de projet vous aidera à éviter les pièges courants, et votre projet aura une plus grande chance de donner les résultats escomptés.
4. Évaluez les fournisseurs pour trouver le système qui convient le mieux
Dans le cadre du processus de sélection, envoyez vos exigences technologiques aux fournisseurs. Évaluez chaque fournisseur selon la mesure dans laquelle il répond aux besoins de votre entreprise. Ensuite, comparez le coût total de chaque proposition (licence d’utilisation, matériel, mise en œuvre et maintenance).
5. Faites participer votre personnel au processus
Invitez les fournisseurs qui vous intéressent le plus à faire une présentation détaillée de leur produit. Faites participer votre personnel à tout le processus: cela suscitera son adhésion et fera en sorte que tous les besoins sont comblés.
Prochaines étapes
Judicieusement choisi et bien mis en œuvre, un système ERP peut être un outil puissant pour accroître la productivité et la rentabilité de votre entreprise. Pour en savoir plus sur la façon de choisir le bon système pour votre entreprise, téléchargez le guide gratuit de BDC intitulé Un système ERP pourrait-il convenir à votre entreprise?