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Qu’est-ce qu’un système ERP? La réponse pourrait vous surprendre

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Choisir un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) représente un défi de taille pour beaucoup d’entrepreneurs. Même la question la plus fondamentale n’est pas simple: qu’est-ce qu’un système ERP?

Un système ERP est censé intégrer toutes vos informations dans un seul système, évitant ainsi que vos différents services utilisent des applications logicielles qui ne communiquent pas entre elles.

C’est très bien en théorie. Mais la réalité est souvent tout autre. Beaucoup d’entrepreneurs sont frustrés de constater que leur système ERP ne donne pas les résultats attendus, est difficile à utiliser ou coûte plus cher que prévu.

Pas de définition unique

L’un des problèmes est que les fournisseurs de logiciels définissent différemment la planification des ressources de l’entreprise.

Certains systèmes ERP n’offrent que des capacités comptables de base ou aucune fonction de gestion de la paie. Pour ce qui est de la gestion des relations clients, certains progiciels proposent une gestion des contacts élémentaire tandis que d’autres incluent des outils évolués comme l’automatisation des ventes, des devis et des commandes, la gestion des campagnes de marketing et l’intégration des médias sociaux.

Des systèmes différents

Quand vient le temps de choisir un système ERP, tout est dans les détails et ce n’est pas en consultant les brochures commerciales ou en assistant à une démonstration du fournisseur que vous pourrez déterminer lequel vous convient le mieux.

Pour ajouter à la confusion, les systèmes ERP prennent plusieurs formes: dans le nuage ou sur place; prêts à l’emploi ou personnalisés; installés par le fabricant ou par un revendeur.

Votre fournisseur peut de surcroît être racheté par une plus grande entreprise, qui pourrait décider d’abandonner le système auquel vous avez consacré tant de temps et d’argent, vous privant ainsi de soutien et de mises à niveau.

Ce que vous devez faire:

1. Examinez à fond vos besoins

Comme n’importe quel achat technologique important, un investissement dans un système ERP doit servir un objectif commercial clair et cadrer avec votre stratégie d’affaires globale. Pour vous en assurer, dressez une liste détaillée des exigences que le système devra remplir..

2. Magasinez

Ne vous précipitez pas sur le premier produit qu’on vous présente. Comparez les offres de nombreux fournisseurs.

3. Songez à demander une aide externe pour choisir judicieusement

Les systèmes ERP demeurent complexes et difficiles à mettre en place. Des experts externes peuvent vous aider à schématiser vos processus, à choisir la technologie qui vous convient et à former vos employés.

Travailler avec quelqu’un qui a déjà réalisé ce genre de projet vous aidera à éviter les obstacles les plus communs, et votre projet aura une plus grande chance de donner les résultats escomptés.

4. Évaluez les fournisseurs pour trouver celui qui convient le mieux à votre entreprise

Dans le cadre du processus de sélection, vous voudrez envoyer vos exigences technologiques à vos fournisseurs. Chaque fournisseur est évalué selon la mesure dans laquelle il répond aux besoins de l’entreprise. Le coût total de chaque proposition (licence d’utilisation, matériel, mise en œuvre, maintenance et autres) est également comparé.

5. Faites participer les employés au processus

Les meilleurs candidats sont invités à faire une présentation détaillée de leur produit. Les employés devraient prendre part à tout le processus pour favoriser leur adhésion et faire en sorte que tous les besoins soient comblés.

Judicieusement choisi et bien mis en œuvre, un système ERP peut être un outil puissant pour accroître la productivité et la rentabilité de votre entreprise.

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