Systèmes ERP personnalisés ou prêts à l’emploi?
Est-ce le moment de rechercher un système de planification des ressources d’entreprise (ERP)?
Le choix d’un système ERP peut avoir une incidence importante sur votre entreprise. Une solution prête à l’emploi permet souvent une mise en œuvre plus rapide et moins coûteuse. Un ERP sur mesure peut cependant offrir plus de flexibilité.
Comment déterminer l’option qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise? Voici les principaux facteurs à considérer.
| Critère | ERP prêt à l’emploi | ERP sur mesure |
|---|---|---|
| Coût initial | Plus faible | Plus élevé |
| Déploiement | Plus rapide | Plus long |
| Personnalisation | Limitée | Élevée |
| Maintenance | Incluse | À votre charge |
| Capacité d’évoluer | Selon le produit | Adaptée aux besoins définis |
Quel sera le coût total du système?
La personnalisation d’un système ERP peut coûter cher. Or, il faut garder à l’esprit que le coût doit être évalué à long terme, souvent sur plusieurs années.
Par exemple, un système personnalisé qui semblait abordable au départ peut finir par coûter beaucoup plus cher au cours de son cycle de vie. Il peut aussi entraîner des défis inattendus, surtout s’il faut le modifier et en assurer la maintenance au fil du temps.
C’est pourquoi de nombreuses entreprises n’obtiennent pas le rendement attendu de leurs solutions ERP personnalisées. Même lorsqu’elles partent d’un système ERP prêt à l’emploi, les mises à jour peuvent devenir très coûteuses si le système a été fortement personnalisé.
La plupart des systèmes ERP sont mis à niveau une ou deux fois par année. Pour un système fortement personnalisé, chaque mise à niveau exige généralement de refaire les personnalisations. Dans bien des cas, si vous choisissez de ne pas effectuer les mises à niveau, vous risquez aussi de perdre le soutien technique associé au système.
Il est également difficile d’estimer les coûts supplémentaires liés à un système ERP personnalisé. Ces coûts varient selon les fonctions personnalisées et les éléments touchés par les mises à niveau.
Quel niveau de risque est acceptable pour votre entreprise?
Un système hautement personnalisé peut aussi rendre votre entreprise plus dépendante de son fournisseur, car le bon fonctionnement du système dépend alors en partie de la qualité de votre relation avec ce fournisseur.
À l’inverse, les systèmes prêts à l’emploi sont généralement pris en charge par plusieurs fournisseurs de services. Il est donc plus facile de changer de fournisseur au besoin.
Risque lié à la mise en œuvre
Pour livrer une solution très personnalisée, les fournisseurs doivent trouver un équilibre entre la portée du projet (les fonctionnalités du système), la qualité (l’absence de bogues) et le coût (l’effort de développement). C’est un défi important.
Quand le projet est réalisé selon un budget fixe, le coût prend souvent le dessus sur la qualité et sur l’étendue des fonctionnalités livrées. Toutefois, les systèmes prêts à l’emploi offrent des fonctionnalités déjà éprouvées. Leur mise en œuvre est donc généralement plus prévisible et comporte moins de risques de mauvaises surprises.
Risque lié à la gestion à long terme
Pour fonctionner adéquatement, les systèmes ERP dépendent d’autres composantes technologiques, notamment le matériel, les systèmes d’exploitation et les applications logicielles.
À mesure que ces composantes évoluent ou que les fournisseurs cessent de les prendre en charge, une solution fortement personnalisée doit être mise à jour régulièrement pour continuer à bien fonctionner.
Même lorsqu’un fournisseur offre au départ une solution prête à l’emploi, il doit souvent refaire les personnalisations à chaque mise à niveau du système.
En général, moins une solution prête à l’emploi est personnalisée, plus elle est facile à entretenir.
Votre entreprise a-t-elle réellement besoin d’un ERP personnalisé?
En général, les PME ont avantage à rechercher le système ERP prêt à l’emploi qui répond le mieux à leurs besoins. Cette option coûte généralement moins cher à long terme et présente moins de risques.
De plus, les fournisseurs de systèmes ERP prêts à l’emploi ajoutent régulièrement des nouvelles fonctionnalités à leurs solutions, particulièrement dans le domaine de l’intelligence artificielle.
En limitant les personnalisations, il est généralement plus facile de profiter de ces nouvelles capacités lors des mises à niveau du système.
Cependant, il est préférable d’éviter de personnaliser un système prêt à l’emploi lorsque cela est possible.
Le coût total d’un système prêt à l’emploi est généralement plus facile à prévoir dès le départ. De plus, ces solutions intègrent souvent les meilleures pratiques du secteur.
Enfin, si vous n’obtenez pas le soutien dont vous avez besoin, il est généralement plus facile de changer de fournisseur de soutien technique avec un système prêt à l’emploi.
Prochaines étapes
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