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Comment mener une transformation numérique dans votre entreprise

Suivez ces cinq étapes pour contribuer à créer une culture d’innovation continue

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Une transformation numérique peut stimuler votre croissance et votre productivité, et faire augmenter rapidement vos profits.

La transformation numérique va bien au-delà des nouveaux gadgets technologiques que vous pouvez donner à vos employés. Elle suppose de changer la culture de votre entreprise en utilisant les données et les technologies pour prendre des décisions éclairées plus rapidement et mieux répondre aux besoins des clients. Un élément crucial de ce processus consiste à adopter une mentalité axée sur l’innovation continue et l’amélioration de la qualité.

«Nous vivons dans une société où il faut livrer la marchandise de plus en plus vite», affirme Jivi Cheema, conseillère d’affaires à BDC. «Les consommateurs le réclament. Mais très peu d’entreprises possèdent la culture d’innovation nécessaire pour pouvoir répondre aux besoins du marché en constante évolution. Souvent, les employés ne se sentent pas encouragés à proposer des idées sur les moyens d’améliorer l’entreprise. La transformation numérique vise à instaurer cette culture d’innovation.»

Selon Mme Cheema, les entrepreneurs devraient suivre les cinq étapes décrites ci-dessous pour mener une transformation numérique. (Les conseils de Mme Cheema sont inspirés en partie du modèle de gestion du changement en huit étapes conçu par John Keller, professeur de commerce à Harvard.)

1) Créez un climat favorable au changement

La première étape d’une transformation numérique consiste à déterminer le pourquoi de cette démarche. Réunissez-vous avec les employés clés et évaluez les difficultés: passez en revue chaque domaine d’activité de l’entreprise pour voir ce qui fonctionne bien et ce qui ne fonctionne pas.

Votre entreprise doit-elle améliorer le service à la clientèle ou réduire les erreurs? Vos communications internes sont-elles médiocres? Perdez-vous des clients au profit de vos concurrents ou avez-vous de la difficulté à remplir les commandes?

Mme Cheema indique que vous devriez vous poser les questions suivantes:

  • Où votre entreprise est-elle fragmentée en ce moment?
  • Quelle est votre réalité actuelle, et comment les choses vont-elles?
  • Où les défaillances surviennent-elles dans chacun des domaines d’activité de l’entreprise?
  • Chaque employé comprend-il son rôle et la vision de l’entreprise?
  • L’information circule-t-elle bien?

«On nous dit toujours que tout va bien, dit Mme Cheema, mais en y regardant de plus près, on trouve souvent des problèmes qui doivent être résolus.»

Examinez objectivement vos technologies actuelles, la façon dont vous utilisez les données, et les lacunes dans les compétences, les ressources ou l’appui nécessaires pour opérer une transformation. Puis, déterminez comment les technologies numériques et des données pertinentes peuvent aider votre entreprise. Assurez-vous d’étudier comment vos concurrents et les autres secteurs utilisent les technologies.

2) Créez un plan d’action

Les solutions à vos problèmes ne reposent pas nécessairement sur la technologie. Mais dans le cadre d’une transformation numérique, vous devriez chercher à savoir comment la technologie et de meilleures données peuvent être utiles dans chaque sphère de l’entreprise.

Créez un plan d’action clair pour acquérir et mettre en œuvre votre solution technologique. Ce plan devrait comprendre des étapes clés correspondant aux progrès que votre entreprise devra faire et aux mesures qu’elle devra prendre pour se transformer en maximisant les avantages de la technologie ou des données. Préparez également un plan de rechange au cas où une mesure ne fonctionnerait pas.

Pour que tout le monde reste motivé, essayez d’inclure des objectifs à court terme qui permettent d’obtenir facilement des gains rapides. Ce pourrait être des projets qui ne sont pas trop coûteux ou compliqués à mettre en œuvre, et qui auront un effet assuré.

Pour en savoir plus: 6 étapes pour établir votre feuille de route technologique.

On voit souvent des gens renoncer à des projets qu’ils jugent colossaux. Une solution est de les diviser en petites “bouchées”.

3) Constituez une équipe chargée du changement

Obtenir l’appui des employés, ça commence au sommet. L’équipe de direction doit non seulement comprendre le plan d’action et le besoin de changement, mais également ouvrir la voie à l’adoption des technologies.

«Le changement ne se produira pas si la direction ne montre pas l’exemple», indique Mme Cheema.

Elle conseille également aux clients de créer une «coalition du changement» — une équipe d’employés de tous les échelons qui ont de l’influence, qui croient fermement à la transformation et qui en vantent les mérites aux autres. Cette coalition peut comprendre des travailleurs ou des gestionnaires qui sont plus directement touchés par les problèmes, des employés doués en technologie et même certains réfractaires au changement.

«Vous instaurez un changement entre pairs, ajoute Mme Cheema. Le changement s’opère plus rapidement lorsqu’il est dirigé par les pairs.»

4) Suscitez l’intérêt et communiquez

Créez un plan de communication pour expliquer le changement à votre équipe, répondre aux préoccupations des employés et recueillir rapidement des commentaires sur les contretemps. Par exemple, vous pouvez fournir des comptes rendus réguliers des progrès lors des réunions de l’entreprise, dans vos bulletins ou sur un tableau affiché dans le coin-repas.

5) Maintenez la culture du changement

Il est facile de retomber dans ses anciennes habitudes si le changement ne s’inscrit pas au cœur de la mentalité de l’entreprise. Le but est d’instaurer une culture axée sur l’innovation continue et l’amélioration de la qualité.

«Intégrez le changement à votre langage et à votre culture au quotidien, conseille Mme Cheema. Vous devez constamment penser à votre façon de faire les choses et à la manière de mieux les faire.»

Une stratégie utile consiste à inviter régulièrement les employés à proposer des idées d’innovation, notamment au moyen d’une boîte d’idées ou de suggestions. Sinon, vous pouvez aller plus loin et élaborer un processus d’innovation structuré. Par exemple, vous pouvez créer une équipe d’innovation pour recueillir régulièrement des idées visant à améliorer la qualité, en discuter, puis proposer les plus prometteuses à la direction.

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Il est important de reconnaître et de récompenser les personnes qui favorisent le changement. Vous pouvez féliciter les employés dans vos communications internes et les récompenser en leur offrant des primes ou des points échangeables contre des cadeaux. Célébrez lorsque vous franchissez les étapes clés de votre plan d’action.

Vous pouvez également contribuer à maintenir une culture de changement en surveillant les indicateurs de rendement clé. Utilisez les tableaux de bord, les bulletins et les réunions pour informer régulièrement les employés des réalisations liées aux IRC. «Vous finirez par instaurer un cycle d’amélioration continue fondé sur les données», conclut Mme Cheema.

Apprenez-en davantage sur l’utilisation du tableau de bord du rendement.

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