Planifier une séance de remue-méninges réussie

1. Cernez le problème

Commencez par trouver un enjeu sur lequel portera la séance de remue-méninges. Cet enjeu doit être clair et pousser tout le monde à penser à des solutions, comme «Comment pouvons-nous différencier nos services?» ou «Comment pouvons-nous accroître notre production?».

Fixez ensuite des limites quant aux solutions possibles. Par exemple, qu’elles soient réalisables en six mois ou qu’elles impliquent la découverte d’un nouveau marché. «Si vous voulez un ensemble d’idées générales, diminuez le nombre de limites. Ajoutez-en si vous voulez plutôt des solutions très précises», suggère Andrea Caulfield, chef, Innovation à BDC.

2. Présentez le contexte et donnez des définitions

Ensuite, demandez-vous ce que les participantes et participants savent déjà sur l’enjeu et ce qu’elles et ils doivent savoir d’autre. Dressez une liste d’information additionnelle nécessaire et envoyez-la leur ou présentez-la pendant la séance.

Vous devrez également fournir la définition des termes clés pour que tout le monde travaille en partant des mêmes notions. Par exemple, si votre enjeu est de savoir comment vous pouvez accroître votre production, vous devez définir ce que vous entendez par production. S’agit-il du nombre total d’unités ou du nombre d’unités sans imperfections? De combien voulons-nous augmenter la production? Pouvons-nous ajouter des ressources pour soutenir les solutions que nous générons?

3. Choisissez la bonne personne pour animer

L’animatrice ou animateur doit être capable de garder la discussion sur la bonne voie, avoir de l’expérience en remue-méninges et faire preuve d’impartialité. Il doit s’assurer que toutes les personnes présentes participent et qu’aucune d’entre elles ne domine la discussion.

4. Invitez les bonnes personnes

Votre séance doit inclure les personnes dans votre entreprise qui sont touchées par l’enjeu discuté. Elle doit aussi inclure des spécialistes en la matière et des non-spécialistes, comme du personnel d’un autre secteur de l’entreprise ou des personnes qui ne font pas partie du personnel. Idéalement, trois à huit personnes doivent participer à votre séance.

«Les spécialistes ont le fardeau de la connaissance. Il est plus difficile pour ces personnes d’aller au-delà de ce qu’elles maîtrisent, explique Andrea Caulfield. Les non-spécialistes ont l’avantage d’être novices et peuvent poser des questions farfelues ou proposer des idées non conventionnelles.»

Pour obtenir un éventail d’idées variées, invitez un groupe de participantes et participants diversifié en matière de culture, de cheminement et de tranche d’âge.

5. Fixez un horaire

Tout d’abord, consacrez assez de temps à la présentation de l’enjeu, des limites, du contexte et des définitions. Prévoyez y accorder environ 20 minutes suggère Andrea Caulfield.

Andrea Caulfied aime aussi diviser le remue-méninges en deux parties: d’abord la «divergence», puis la «convergence». La divergence désigne la période où les participantes et participants explorent les possibilités et trouvent de nouvelles idées. Cela peut prendre 30 minutes.

La convergence désigne l’autre période, où les idées sont triées et débattues pour faire ressortir les meilleures. Cela prend normalement moins de temps, peut-être 20 minutes. Pour finir, il faut compter environ 10 minutes pour clore la séance.

6. Organisez la séance

Il existe plusieurs techniques pour structurer un remue-méninges. Une technique simple pour la phase de divergence consiste à faire distribuer des papillons adhésifs par l’animatrice ou animateur et à laisser quelques minutes aux personnes pour écrire leurs idées. Les papillons sont ensuite collés sur un mur ou un tableau blanc.

Cela fait, la personne qui anime lit les idées une à la fois, demande des précisions si nécessaire et, avec l’aide de tout le monde présent, les groupe en trois ou quatre catégories. Si de nouvelles idées émergent, elles peuvent être ajoutées sur d’autres papillons adhésifs.

La convergence peut se faire en demandant aux participantes et participants de marquer d’un crochet ou d’une étoile leurs idées préférées – de trois à cinq, selon le nombre de «choix populaires» que vous désirez obtenir et le nombre de participantes et participants.

Les résultats de la séance peuvent être présentés sous forme de liste des idées les plus populaires ou des thèmes qui sont ressortis. De plus, ils devraient mettre en évidence toutes les idées très innovatrices, même si elles n’ont pas récolté beaucoup de votes.

Toutes ces idées doivent ensuite être étudiées en détail par un groupe plus restreint lors d’une séance de planification ou de stratégie.

En conclusion, l’animatrice ou animateur doit expliquer les prochaines étapes et la suite qui sera donnée aux idées du groupe. Les participantes et participants devraient aussi recevoir un résumé des meilleures idées.