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Comment embaucher à distance

Une bonne planification et une approche réfléchie faciliteront les choses
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En plus de leurs répercussions évidentes sur le plan pratique, la distanciation physique et le télétravail occasionnent un changement important dans le processus d’embauche: étant donné la diminution des possibilités d’interactions informelles qui en découle, les employeurs doivent adopter une approche encore plus structurée pour le recrutement, l’accueil et l’intégration des nouveaux membres dans leur équipe.

Pour commencer, il est essentiel d’appliquer les bons principes fondamentaux de l’embauche en personne traditionnelle estime Ewa Okon, conseillère d’affaires à BDC.

«Rédigez une description de poste claire et une annonce convaincante pour attirer les candidats, et veillez à ce que votre processus soit bien défini quant aux étapes qui seront suivies et au nombre d’entrevues que vous mènerez, dit Mme Okon. Vous pourrez ensuite vous consacrer au processus à distance.»

Chaque interaction doit être réfléchie

L’embauche à distance peut représenter une nouvelle expérience pour l’employeur comme pour le candidat. Si chaque étape du processus est bien expliquée, toutes les parties seront sur la même longueur d’onde, explique Ewa Okon.

Comme bon nombre des informations non verbales échangées dans le cadre d’une rencontre en personne peuvent se perdre lors d’une rencontre virtuelle, il est important que chacune des interactions soit bien réfléchie, explique Mme Okon. Pendant l’entrevue par vidéo, par exemple, vous pourriez dire au candidat ce que vous faites hors écran.

«Si vous prenez des notes et que votre clavier ou votre bloc-notes n’est pas visible à l’écran, le candidat pourrait penser que vous ne portez pas attention à ses propos parce que vous ne regardez pas la caméra. Il pourrait croire que l’entrevue ne se déroule pas bien, alors que vous ne faites que prendre des notes.»

Pour les candidats qui vont éventuellement travailler dans vos locaux, Mme Okon suggère de mener l’entrevue vidéo à partir du bureau, si possible – cela leur donnera une idée de votre environnement de travail.

Pendant la phase d’intégration, Mme Okon recommande d’organiser des réunions virtuelles entre la nouvelle recrue et les autres membres de l’équipe. Elle ajoute que l’attribution de tâches collaboratives constitue une autre excellente façon de créer des liens et d’intégrer un nouvel employé à l’équipe.

«Au lieu de simplement confier des tâches au nouvel employé en le laissant se débrouiller, intégrez-le progressivement et jumelez-le à un partenaire, soit un collègue qui peut répondre à ses questions et l’aider à se familiariser avec les politiques et les normes de l’entreprise», recommande-t-elle.

Fixez des objectifs clairs

Pour que son intégration soit réussie, le nouvel employé doit savoir ce qu’on attend de lui et comment il progresse, indique Mme Okon. Le télétravail peut nécessiter un plus grand nombre de discussions et des points de contact différents: vous ne pouvez pas passer au bureau de l’employé, lui demander comment se déroule sa journée et répondre à ses questions sur-le-champ, dit Mme Okon. Vous devez donc faire un effort délibéré pour organiser des rencontres de suivi.

Mme Okon ajoute que, dans nombre d’entreprises, le suivi du temps est une mesure du rendement courante. Or, dans un contexte de télétravail, cette mesure ne s’applique pas.

«Il est plus important de mettre l’accent sur ce qui est fait que sur la manière dont cela est fait, car celle-ci est un élément moins visible, que vous pouvez moins contrôler, dit-elle. Expliquez clairement ce qu’est pour vous du travail réussi; autant vos employés que vous y gagnerez.»

Selon Mme Okon, un leader devrait s’efforcer de connaître les attentes et les préférences des employés embauchés à distance, puis ajuster son style de leadership au besoin: cela contribue à l’atteinte des résultats de l’entreprise et permet au leader de savoir qu’il réussit lui aussi.

Il est plus important de mettre l’accent sur ce qui est fait que sur la manière dont cela est fait, car celle-ci est un élément moins visible, que vous pouvez moins contrôler.

Dotez-vous de la bonne technologie (et sachez comment l’utiliser)

Les technologies à utiliser varient en fonction du poste à combler et de l’entreprise qui recrute – les logiciels de vidéoconférence, les plateformes de collaboration en ligne ou la messagerie instantanée en sont quelques exemples.

À l’étape du recrutement, il est vital d’avoir un site Web attrayant pour les candidats, de faire un suivi diligent de votre boîte de courriels pour recevoir les CV et de maîtriser les technologies ou les plateformes de vidéoconférence, déclare Ewa Okon.

«Si vous faites des entrevues par vidéo, vous ne voulez pas consacrer les 10 premières minutes à essayer de faire fonctionner la technologie, dit-elle. N’oubliez pas que vous passez vous aussi une entrevue en quelque sorte. L’expérience que le candidat vivra à ce moment façonnera l’impression qu’il a de votre entreprise.»

Après que vous avez embauché un candidat, si vous devez lui fournir un ordinateur portable et d’autres appareils, il faut s’y prendre suffisamment à l’avance pour les envois, parce que bien des services de messagerie sont débordés, conseille Mme Okon.

Une réintégration prudente

Quand vient le temps de ramener toute l’équipe au bureau, Mme Okon suggère de voir cette étape comme un changement plutôt que comme un «retour». En effet, cela représentera un ajustement pour les nouveaux employés que vous avez embauchés à distance et qui n’ont pas encore travaillé dans l’entreprise, ainsi que pour les employés actuels qui se sont adaptés au télétravail.

«Traitez cette période comme un moment de changement pour tous – c’est l’occasion pour vous de montrer vos qualités de leader.»

Tous les employés embauchés à distance ne seront pas nécessairement intégrés au milieu de travail physique. Certaines entreprises peuvent choisir d’embaucher du personnel à distance provenant de l’extérieur de leur région.

«En élargissant votre “territoire de talents”, vous développerez votre bassin de candidats, indique Mme Okon. Cependant, tenez compte du fait que chaque province a ses propres lois en matière d’emploi et que les candidats dans différents marchés peuvent avoir des expériences différentes.»

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