Intégration de nouveaux membres d’une équipe: les étapes incontournables

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Mal accueillir et intégrer de nouveaux membres d’une équipe est le meilleur moyen de les démotiver, de nuire à leur productivité et même de les perdre définitivement.

Une étude indique qu’un solide programme d’orientation permet d’augmenter jusqu’à 40 % le taux de rétention des nouveaux membres de l’équipe. Il est donc important d’accueillir chaleureusement vos nouvelles recrues et de leur donner tout ce dont elles ont besoin pour accomplir leur travail.

Voici les étapes à suivre pour vous assurer de bien intégrer les membres de votre équipe.

Journée de préparation

  1. Élaborez un plan – Avec votre équipe, créez un plan d’orientation standard couvrant les premières semaines et les premiers mois de travail des nouveaux membres de votre équipe. Répartissez les activités d’orientation et d’intégration sur quelques jours ou semaines au lieu de les bombarder de réunions et d’information dès le premier jour.
  2. Désignez une mentore ou un mentor – Avec l’aide de la superviseure ou du superviseur des nouveaux membres, choisissez une mentore ou un mentor ou une autre personne de l’équipe qui accompagnera vos nouvelles recrues au cours des premières semaines ou des premiers mois, répondra à leurs questions et les aidera à s’intégrer. Libérez la mentore ou le mentor de certaines de ses tâches habituelles, si nécessaire. Demandez également à d’autres membres de l’équipe de participer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux membres de l’équipe.
  3. Aménagez l’espace de travail – Préparez un espace de travail propre et organisé pour chaque nouvelle personne de l’équipe, avec tout l’équipement et le matériel nécessaires : un bureau, un ordinateur, un téléphone, des stylos, un carnet, de l’équipement de sécurité, les vêtements de l’entreprise, etc.
  4. Faites un suivi – Contactez les nouveaux membres avant leur premier jour pour vérifier si elles et ils ont tout ce dont elles et ils ont besoin pour commencer à travailler, et discuter de ses préoccupations, au besoin.

Première journée

  1. Accueil – Assurez-vous que la mentore ou le mentor et la superviseure ou le superviseur soient sur place pour accueillir les nouveaux membres de l’équipe lors de leur première journée. Prévoyez une visite des locaux, incluant leur espace de travail, l’équipement, les toilettes, les salles de repas, les places de stationnement, etc. Présentez-les à votre équipe, surtout aux gens qui travailleront directement avec ces personnes, aux représentantes et représentants syndicaux, s’il y a lieu, et si possible, à la présidente ou au président et aux cadres supérieurs.
  2. Trousse d’orientation – Donnez une trousse d’orientation à chaque nouvelle personne de l’équipe, comportant un message d’accueil de la présidente ou du président, l’offre d’emploi ou le contrat de travail, les politiques et procédures, de l’information générale sur l’entreprise, telle que votre vision, votre énoncé de mission, des documents de marketing ainsi qu’un aperçu de votre plan stratégique. Fournissez-lui également les mots de passe, identifiants, cartes professionnelles, clés, vêtements de l’entreprise et appareils ou équipements dont il aura besoin.
  3. Rencontre de présentation – La superviseure ou le superviseur ou la mentore ou le mentor devraient passer en revue les documents d’orientation et répondre à toutes questions. Fournissez aussi aux nouveaux membres les renseignements suivants : calendriers des réunions, exigences de production, formation à suivre, processus administratifs, aspects uniques de la culture de l’entreprise. Vous devriez également leur donner du temps pour remplir les documents nécessaires (formulaires de renseignements sur les membres du personnel, formulaires fiscaux et ententes de non-divulgation), s’il ne l’a pas déjà fait.
  4. Repas et rencontre informelle – La superviseure ou le superviseur, la mentore ou le mentor ou les autres membres de l’équipe devraient prendre leur repas avec les nouveaux membres au moins pendant les premiers jours. Pensez également à organiser un dîner ou un cinq à sept informel avec les nouvelles recrues l’équipe.

Première semaine et après

  1. Formation et intégration – Lors de la première semaine et par la suite, au besoin, la superviseure ou le superviseur et la mentore ou le mentor devraient s’assurer que les nouveaux membres de l’équipe reçoivent toutes les formations appropriées sur l’équipement et les processus. Veillez également à assurer l’intégration des nouveaux membres de l’équipe à leurs tâches.
  2. Suivi – Les superviseures et superviseurs ainsi que les mentores et mentors devraient rencontrer les nouveaux membres de l’équipe tous les jours de sa première semaine pour voir si son intégration se déroule bien, répondre à ses questions et surveiller sa formation et son travail. Un entretien plus approfondi avec les nouveaux membres peut être mené après leur première semaine, pour passer en revue son intégration, s’assurer qu’elles et ils comprennent bien leur responsabilités et les processus d’affaires, et leur demander si elles et ils ont connu des déceptions ou des surprises. De plus, recueillez leurs commentaires sur votre processus d’orientation et sur l’ensemble des activités – elles et ils auront sûrement des opinions intéressantes à partager. Tenez une rencontre à la fin de la deuxième semaine, puis après 30 jours et 60 jours de travail.
  3. Évaluation du rendement – Vous pouvez organiser une rencontre formelle avec chaque nouvelle recrue, qui peut inclure une évaluation de son rendement, après 90 jours de travail. Assurez-vous d’effectuer cette évaluation avant la fin de la période de probation, s’il y a lieu. Examinez également le travail de la mentore ou du mentor et de la superviseure ou du superviseur afin de les en tenir responsables.