Du soutien financier et des ressources pour les entreprises touchées par la COVID-19.

Soutien pour les entreprises touchées par la COVID-19.

Comment gérer votre équipe à distance durant une crise

Des contacts fréquents et réguliers permettent aux employés de rester informés

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L’ampleur des changements qui se produisent en même temps durant la pandémie de COVID-19 constitue un défi pour les entrepreneurs de tout le pays. Ceux-ci se voient forcés de gérer leurs équipes à distance et d’adopter de nouvelles façons de collaborer afin d’aider les gens à travailler de façon productive depuis leur domicile.

Jean-Philippe Senneville, directeur de l'innovation et de la technologie à BDC, affirme qu’en ajustant les attentes et en renforçant la communication, les entrepreneurs peuvent mener leurs équipes au succès malgré les conditions difficiles.

«Votre approche de la gestion du personnel doit changer lorsque votre équipe travaille à distance, explique M. Senneville. Mais vous pouvez garantir le succès en prenant certaines mesures, et la pandémie fournit l’occasion de mettre en place des pratiques qui seront utiles à votre entreprise même après que la situation aura commencé à se redresser.»

Fournir les bons outils

Selon M. Senneville, les entreprises doivent être prêtes à investir dans le matériel et l’infrastructure nécessaires pour que leurs équipes puissent travailler avec succès depuis la maison. Il peut s’agir de fournir des ordinateurs portables, des casques d’écoute pour les téléconférences ou des licences de logiciel, par exemple.

Certains propriétaires d’entreprise pourraient également vouloir subventionner les forfaits de données Internet ou mobiles de leurs employés, pour s’assurer qu’ils disposent d’une bande passante et d’une vitesse suffisantes.

M. Senneville souligne également l’importance de faire en sorte que tous les membres de l’équipe utilisent les mêmes applications. Les deux éléments qu’il faut avoir absolument, selon lui, sont un logiciel de vidéoconférence et une plateforme de collaboration pour partager des fichiers en groupe.

Pour ce qui est de la vidéo, M. Senneville propose d’utiliser Skype for Business ou Google Hangouts Meet. Pour la collaboration, Slack et Microsoft Teams sont des choix courants, et Trello et Basecamp sont des options populaires pour réaliser des tâches de gestion de projet.

Choisissez des outils logiciels faciles à installer et à utiliser, dit-il, pour éviter d’avoir à suivre une formation coûteuse en temps ou de recourir à une assistance technique.

Communiquer régulièrement et souvent

Pour M. Senneville, la règle d’or pour gérer des équipes à distance consiste à communiquer, communiquer, communiquer.

Des contacts fréquents et réguliers permettent non seulement de tenir les gens informés, mais aussi de maintenir le moral et de compenser l’absence de discussions quotidiennes autour de la machine à café au bureau.

«Si votre équipe se réunit habituellement une fois par mois ou toutes les deux semaines, augmentez cette fréquence à au moins une fois par semaine. Deux à trois fois par semaine, c’est encore mieux. Les réunions doivent être courtes, mais fréquentes.»

Des contacts individuels hebdomadaires permettent aux dirigeants de s’assurer que les membres de l’équipe s’en sortent bien. Certains employés ayant besoin de soutien pourraient ne pas se sentir à l’aise de parler de leurs craintes ou de leurs préoccupations dans un contexte de groupe. M. Senneville conseille d’être à l’affût de changements dans le comportement des employés.

«Certains employés pourraient avoir besoin d’un peu plus d’attention et de soutien», explique-t-il. D’autres seront tout à fait capables de faire face à la crise. Il est important de donner à ces derniers les moyens d’exploiter pleinement leur potentiel. Et n’oubliez pas de célébrer les petites victoires de votre équipe dans ces circonstances difficiles. Le fait de souligner les réussites permet de stimuler le moral des troupes.»

Si votre équipe se réunit habituellement une fois par mois ou toutes les deux semaines, augmentez cette fréquence à au moins une fois par semaine. Deux à trois fois par semaine, c’est encore mieux. Les réunions doivent être courtes, mais fréquentes.

Modifiez vos attentes

Étant donné qu’un dirigeant a moins de contrôle direct sur les équipes qui travaillent à distance, M. Senneville indique que certains entrepreneurs pourraient devoir adopter un nouveau style de gestion, en donnant plus d’autonomie au personnel.

«Faites confiance aux membres de votre équipe, recommande-t-il. «Expliquez ce qui doit être fait et donnez-leur la possibilité de trouver leurs propres solutions. Soyez directif là où c’est nécessaire, par exemple en ce qui concerne les changements apportés aux produits et services, mais évitez de microgérer l’exécution. Cela vous évitera bien des maux de tête.»

M. Senneville note également qu’il est important d’accepter que, dans certains cas, la pleine productivité ne sera tout simplement pas possible dans les circonstances.

Prenez soin de vous

Si les entrepreneurs consacrent la majeure partie de leur temps à s’occuper de leur équipe, ils ne doivent pas pour autant oublier de prendre soin d’eux-mêmes.

«Trouvez des gens autour de vous qui peuvent vous apporter un soutien moral, et évitez de vous isoler, dit M. Senneville. Si vous avez besoin de conseils, adressez-vous à des personnes en qui vous avez confiance.»

Il encourage tous les entrepreneurs à profiter des mesures de soutien que les gouvernements mettent à leur disposition et à consulter les nombreuses ressources du site bdc.ca.

Apprendre pour l’avenir

La COVID-19 a forcé de nombreuses entreprises à se tourner pour la première fois vers le travail à distance, mais cette pratique constituait déjà une tendance croissante. M. Senneville pense qu’elle sera encore plus courante lorsque la pandémie sera derrière nous.

«C’est une bonne occasion de s’adapter à cette nouvelle réalité», dit-il.

«Les entreprises vont découvrir de nouvelles façons d’être productives et de réduire les coûts, ce qui sera important lorsque la reprise se fera sentir. Cette période est en quelque sorte une expérience vaste et difficile qui pourrait, au bout du compte, rendre votre entreprise encore plus forte.»

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