Comment gérer votre équipe à distance

Des contacts fréquents et réguliers permettent de fournir la bonne information aux membres de votre personnel et de soutenir leur engagement
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La pandémie de COVID-19 a changé notre façon de travailler. Les équipes qui avaient l’habitude de se voir tous les jours ont dû apprendre à travailler et à collaborer à distance. Les propriétaires d’entreprises ont aussi dû adopter de nouvelles façons de diriger leurs équipes.

Jonathan Pastrikos, directeur, Innovation et technologies d’affaires à BDC Services-conseils, affirme que de bonnes communications avec le personnel ainsi que les bons outils sont essentiels pour réussir dans ce nouveau contexte.

«La clé, c’est de communiquer régulièrement et fréquemment, explique-t-il. De plus, pour vous assurer d’avoir une équipe à distance efficace, il faut lui fournir des outils sûrs et intuitifs qui fonctionnent bien.»

Fournir les bons outils au personnel à distance

Selon Jonathan Pastrikos, il faut faire en sorte que tous les membres de l’équipe utilisent les mêmes applications pour les vidéoconférences et le partage de fichiers en groupe.

Il affirme qu’il est nécessaire de choisir des plateformes de collaboration solides et connues et de s’assurer que tout le personnel utilise les mêmes outils afin de soutenir la coopération et la cohésion dans l’équipe.

«Il sera ainsi beaucoup plus facile pour votre personnel de se familiariser avec les applications et leurs différentes fonctionnalités et d’apprendre à les utiliser, dit-il. Vous aurez aussi plus de facilité à gérer les activités quotidiennes telles que la gestion des fichiers, le partage de renseignements et la messagerie et à sécuriser les applications.»

À son avis, même s’il existe de nombreux outils formidables gratuits ou peu coûteux, ceux-ci ne conviennent que pour les très petites entreprises. Les propriétaires d’entreprises doivent choisir un outil qui est destiné à leur secteur d’activité, qui présente les caractéristiques et les fonctionnalités les plus importantes pour leurs activités et qui s’intègre bien à leur infrastructure technologique existante.

Il ajoute que les entreprises devraient également investir dans du matériel permettant à leurs équipes de travailler avec succès depuis la maison. Il peut s’agir de fournir des ordinateurs portables d’entreprise ou des casques d’écoute pour les conférences, par exemple. Pour les personnes de métier, le personnel de vente ou d’autres personnes qui travaillent sur le terrain ou se déplacent, vous pourriez fournir une tablette ou un cellulaire ainsi que les applications adéquates pour favoriser le travail mobile.

Vous pourriez également envisager de subventionner les forfaits de données Internet ou mobiles de votre personnel afin qu’il dispose d’une bande passante et d’une vitesse suffisantes.

Communiquer régulièrement et souvent

Pour Jonathan Pastrikos, la clé pour gérer des équipes à distance, c’est la communication.

Des communications fréquentes et régulières permettent non seulement de tenir les personnes informées, mais aussi de maintenir le moral et de compenser l’absence de discussions quotidiennes autour de la machine à café au bureau.

«Si votre équipe se réunit habituellement une fois par mois ou toutes les deux semaines, augmentez cette fréquence à au moins une fois par semaine. Faites de ces réunions d’équipe une priorité.»

Des contacts individuels hebdomadaires permettent aux leaders de s’assurer que les membres de l’équipe s’en sortent bien. Certaines personnes ayant besoin de soutien pourraient ne pas se sentir à l’aise de parler de leurs craintes ou de leurs préoccupations dans un contexte de groupe. Selon M. Pastrikos, en ayant des conversations régulières et même en prenant quelques minutes pour échanger sur des sujets qui ne concernent pas le travail, vous les aiderez à se sentir plus à l’aise pour parler si un problème survient.

Si votre équipe se réunit habituellement une fois par mois ou toutes les deux semaines, augmentez cette fréquence à au moins une fois par semaine. Faites de ces réunions d’équipe une priorité.

Tenir compte des différents fuseaux horaires

Il arrive parfois que les membres d’une équipe à distance doivent communiquer à des moments différents de leur journée. Jonathan Pastrikos mentionne qu’il est important de ne pas laisser les fuseaux horaires nuire au travail d’équipe.

M. Pastrikos, qui travaille à Toronto, explique: «Par exemple, les membres d’une équipe à Vancouver pourraient facilement ressentir de l’isolement. À cause de la différence de trois heures, j’essaie de ne pas prévoir de réunions trop tôt le matin. Par ailleurs, je m’efforce de communiquer avec ces personnes vers la fin de ma journée, alors que pour elles, c’est la mi-journée.»

Modifiez vos attentes

Étant donné que le contrôle direct sur les équipes qui travaillent à distance est moins grand, M. Pastrikos considère pour certain.es entrepreneur.es, il pourrait être nécessaire d’adopter un nouveau style de leadership donnant plus d’autonomie au personnel.

«Faites confiance aux membres de votre équipe, recommande-t-il. Expliquez clairement ce qui doit être fait et donnez-leur la possibilité de trouver leurs propres solutions. Le personnel doit disposer d’un certain niveau d’autonomie afin de pouvoir bien travailler à distance.

Pour favoriser la collaboration et la cohésion, il est important que chaque personne comprenne que tout en ayant son rôle individuel, elle doit également contribuer au succès de l’équipe, quel que soit l’endroit où elle travaille.»

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