Comptes fournisseurs

Ils indiquent ce que vous devez aux fournisseurs et fournisseuses et sont essentiels à la gestion des flux de trésorerie
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Définition de comptes fournisseurs

Les comptes fournisseurs désignent l’argent qu’une entreprise doit à ses prestataires pour des biens et services qui ont été fournis et pour lesquels une facture a été présentée. Il peut également s’agir du nom de l’équipe responsable de toutes les sommes impayées qu’une entreprise doit à ses fournisseurs et fournisseuses.

La gestion des comptes fournisseurs est l’une des plus importantes responsabilités financières de n’importe quelle entreprise. Elle veille à ce que vous payiez vos factures dans les délais et à ce que vous disposiez des liquidités nécessaires à la poursuite de vos activités.

Il est important de surveiller de près vos comptes fournisseurs et de prendre des décisions stratégiques quant au moment où ils doivent être réglés.

«La gestion des comptes fournisseurs n’est pas complexe, mais elle doit être effectuée correctement et en temps opportun», explique Alex Barros, conseiller d’affaires à BDC Services-conseils. «Vous voulez pouvoir tirer des informations de votre système comptable à tout moment et que ces informations soient exactes, afin d’être en mesure de prendre les bonnes décisions pour votre entreprise.»

La gestion des comptes fournisseurs n’est pas complexe, mais elle doit être effectuée correctement et en temps opportun.

Qu’est-ce que les comptes fournisseurs?

Les comptes fournisseurs désignent les sommes que vous devez aux fournisseurs et fournisseuses pour les biens ou les services qu’ils ou elles ont fournis. Ils sont généralement associés aux factures émises relativement à des bons de commande précis.

Le paiement intégral étant généralement exigible dans les 30 à 45 jours, les comptes fournisseurs sont considérés comme un passif courant (ou à court terme), car ils sont dus dans un cycle à court terme. Ils diffèrent des passifs à long terme, qui sont exigibles sur des périodes beaucoup plus longues (souvent des années) et servent à financer des actifs importants tels que des terrains, des véhicules ou des équipements coûteux.

Les comptes fournisseurs figurent au passif à court terme ainsi qu’au passif à long terme de votre bilan. Ils représentent la dette totale (à court terme et à long terme) de l’entreprise, tout comme les capitaux propres, qui montrent combien les actionnaires y ont investi, soit en y plaçant de l’argent, soit en conservant les bénéfices dans le temps. Le bilan de votre entreprise montre que l’actif total est égal à la somme du passif et des capitaux propres.

Exemple de comptes fournisseurs dans un bilan

Le bilan ci-dessous présente les comptes fournisseurs de la société ABC ainsi que ses autres dettes à court terme. Ces dettes sont répertoriées par ordre de priorité de paiement, du plus urgent au moins urgent. Les comptes fournisseurs devant être payés dans les 30 jours suivant le passif à court terme, ils sont les plus urgents et ont la priorité sur la trésorerie de l’entreprise.

Avec 55 000 $ de comptes clients pour couvrir 20 000 $ de comptes fournisseurs, la société ABC se trouve dans une situation saine.

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Quelle est la différence entre les comptes fournisseurs et les comptes clients?

Les comptes fournisseurs désignent l’argent que votre entreprise doit à ses fournisseurs et fournisseuses. En revanche, les comptes clients désignent les sommes dues à votre entreprise pour des biens ou des services qu’elle a fournis.

Comme exemple de comptes fournisseurs, disons que votre entreprise installe des climatiseurs. Lorsque vous achetez les climatiseurs pour vos stocks, vous émettez un bon de commande, les climatiseurs sont ensuite livrés et vous recevez une facture précisant la somme due au fournisseur ou à la fournisseuse pour les appareils que vous avez reçus. Cette somme est comptabilisée dans les comptes fournisseurs.

Lorsque vous vendez l’un de ces climatiseurs à un client ou une cliente, vous livrez et installez l’appareil, puis vous produisez une facture détaillant le montant dû par le client ou la cliente pour l’équipement livré et le service rendu. Cette somme est enregistrée dans les comptes clients.

Quelle est l’incidence des comptes fournisseurs sur le flux de trésorerie?

Le flux de trésorerie est une mesure de vos recettes et de vos dépenses. Vos comptes fournisseurs ont une incidence considérable sur votre flux de trésorerie qui, à son tour, a une incidence sur votre fonds de roulement.

En général, vous cherchez à maximiser votre flux de trésorerie en prenant le plus de temps possible pour régler vos comptes fournisseurs et en recouvrant vos comptes clients dans les meilleurs délais.

Il est également judicieux de trouver le juste équilibre entre un stock trop important et un stock insuffisant. Si vous achetez plus de stocks que vous ne pouvez en vendre au cours d’une période donnée, le montant dû sur vos comptes fournisseurs sera élevé et vous devrez peut-être attendre longtemps avant de voir le rendement de vos comptes clients. Cela pourrait conduire à un flux de trésorerie négatif susceptible de causer un préjudice si la situation dure trop longtemps.

Une surveillance étroite de vos comptes fournisseurs et de vos comptes clients peut vous aider à éviter ce problème. Grâce à une compréhension claire des rentrées et des sorties de fonds, ainsi que de leurs dates respectives, vous pouvez prendre des décisions stratégiques concernant l’achat de stock et le paiement de vos factures.

Cela peut également vous aider à prévoir vos flux de trésorerie pour les trois à six prochains mois. Vous pourrez ainsi prendre des dispositions plus tôt pour contracter un prêt si nécessaire, ce qui pourrait vous aider à obtenir de meilleures conditions plutôt que d’attendre d’être en difficulté financière et d’avoir moins de pouvoir de négociation.

Astuces

  • Produire et évaluer un rapport sur les flux de trésorerie chaque mois

    Les informations contenues dans ce rapport vous aideront à contrôler la disponibilité de liquidités en vous indiquant si vous avez dépassé vos objectifs de dépenses ou si votre disponibilité en liquidités a changé de manière importante. Le contrôle hebdomadaire ou mensuel, plutôt qu’en fin d’année, vous permet de gérer les flux de trésorerie et de résoudre les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.

    Commencez avec ce modèle gratuit de calculateur de flux de trésorerie.

  • Il est important de porter attention à vos comptes fournisseurs à mesure que vos ventes augmentent

    Lorsque les ventes augmentent, nombre de propriétaires d’entreprise se sentent en confiance pour dépenser davantage. Mais si vous ne contrôlez pas rigoureusement les coûts et les dépenses, ceux-ci peuvent facilement dépasser vos revenus et entamer vos marges bénéficiaires, même si, techniquement, vous gagnez plus d’argent qu’auparavant.

Quel est le meilleur moment pour payer les comptes fournisseurs?

Il y a des entrepreneures et des entrepreneurs qui préfèrent payer leurs factures au fur et à mesure qu’elles arrivent, estimant que tant qu’il y a de l’argent sur le compte bancaire, il est judicieux sur le plan budgétaire de régler les factures sans attendre.

«Mais le solde de votre compte bancaire ne révèle qu’une partie de l’histoire, explique Alex Barros. Vous prenez un gros risque si vos décisions reposent sur ce seul élément.»

Si vous payez vos factures tout de suite, vous risquez de vous retrouver en manque de capitaux au moment où vous en aurez vraiment besoin. La mise en place d’un outil de trésorerie hebdomadaire ou mensuel vous permettra de vous appuyer sur des bases plus solides pour réaliser de nouveaux investissements.

Le solde de votre compte bancaire ne révèle qu’une partie de l’histoire. Vous prenez un gros risque si vos décisions reposent sur ce seul élément.

La plupart des factures devraient plutôt être payées à leur date d’échéance ou juste avant, en supposant que votre trésorerie vous le permette. Mais que faire si les fonds sont limités et que vous attendez le recouvrement d’un important compte client?

Si vous suivez et surveillez vos comptes fournisseurs et clients, vous devez savoir, à l’approche d’une échéance, si vous pouvez aisément payer la facture. Si nécessaire, vous pouvez demander une prolongation à votre fournisseur ou fournisseuse. Dans de nombreux cas, il serait possible de faire des arrangements si vous le demandez à l’avance, surtout si vous avez un historique et une bonne relation avec les fournisseurs et fournisseuses.

Cela dit, le paiement anticipé d’une facture peut être avantageux, mais seulement si deux conditions sont réunies: le fournisseur ou la fournisseuse offre une remise pour paiement anticipé et votre trésorerie est saine.

Qui est responsable des comptes fournisseurs?

En fonction de la taille de l’entreprise, la comptabilité peut être gérée par une seule personne ou par une petite équipe. Certaines entreprises emploient un ou une comptable, cette personne étant secondée par deux aides prenant respectivement en charge toutes les tâches liées aux comptes fournisseurs et celles liées aux comptes clients.

Dans les petites entreprises, les propriétaires peuvent se charger de la comptabilité, notamment des comptes fournisseurs, mais, au fur et à mesure du développement de l’entreprise, il convient de repenser cette pratique. Le ou la propriétaire doit se concentrer sur la gestion et la croissance de l’entreprise et déléguer la comptabilité à un ou une comptable ou à un ou une aide-comptable.

La marge d’erreur est beaucoup plus faible pour une petite entreprise, il est donc d’autant plus important de bien faire les choses.

Comment les comptes fournisseurs sont-ils gérés et comptabilisés?

La gestion des comptes fournisseurs est simple, peu importe la taille de votre entreprise, dès lors que toutes les opérations sont enregistrées rapidement et avec exactitude.

La plupart des entreprises utilisent des logiciels de comptabilité spécialisés, ce qui simplifie une grande partie du processus et offre des fonctions de contre-vérification supplémentaires pour éviter les erreurs.

Les comptes fournisseurs doivent être examinés et consignés chaque jour, et les indicateurs de performance clés doivent faire l’objet d’un suivi régulier. Pour de nombreuses entreprises, cela peut se faire mensuellement, mais les petites entreprises pourraient vouloir faire une évaluation chaque semaine pour s’assurer que tout se déroule comme prévu. La plupart des logiciels de comptabilité offrent des rapports facilement exportables qui peuvent être présentés visuellement ou intégrés à des tableaux de bord qui donnent un aperçu de votre performance financière.

Astuces

  • Pratiquez le triple rapprochement dans la mesure du possible

    Le triple rapprochement fait référence à un processus que vous utilisez avant de payer quelque chose. Vous alignez trois documents clés – bon de commande, reçu de livraison et facture – pour vous assurer qu’ils correspondent tous. Cela confirme que les marchandises que vous avez reçues sont celles qui ont été commandées, que toutes les marchandises commandées ont été reçues et que le montant payé correspond au prix convenu.
  • Payez les factures, et non les relevés

    Certains fournisseurs et fournisseuses peuvent envoyer des relevés ainsi que des factures. Les relevés reprennent souvent des factures, ce qui peut vous amener à payer deux fois. Il convient de prendre l’habitude de ne payer que sur présentation de factures.

Étape suivante

Découvrez des façons de gérer les flux de trésorerie de votre entreprise et apprenez à raccourcir les délais de paiement des clients et clientes afin d’améliorer votre cycle de conversion en liquidités dans notre guide gratuit destiné aux propriétaires d’entreprise: Maîtrisez vos flux de trésorerie.

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