Comment se préparer pour la période des impôts

Une bonne préparation fiscale, c’est quoi?

Bien se préparer pour la période des impôts nécessite des habitudes solides, constantes et axées sur les données. Cela nécessite la mise en place de systèmes fiables de tenue de livres, afin de bien connaître la situation financière de votre entreprise.

Lorsqu’une ou un aide-comptable professionnel juge qu’une entreprise est prête pour la période des impôts, cela signifie qu’elle effectue régulièrement les tâches suivantes:  

• Tenir des registres clairs

  Vos factures, reçus et relevés bancaires sont organisés, consolidés et justes tous les mois.

• Connaissance du passif

  Vous savez quel montant d’impôts à payer et les mesures opérationnelles qui permettent d’arriver à ces montants.

• Constitution intentionnelle de réserves de liquidités

  Vous mettez de l’argent de côté régulièrement pour les remises gouvernementales, afin que vos activités quotidiennes ne soient pas touchées par une baisse soudaine de fonds.

Pièges courants de la période des impôts

Amy Lewis et Andrew Seguin voient souvent les mêmes erreurs durant la préparation de déclarations de revenus. Les voici:

Exercer ses activités sans registres financiers à jour

Sans registres financiers tenus à jour de manière régulière, vous passez à côté de données en temps réel. Ceci augmente le risque de prendre des décisions fondées sur de l’information incomplète. Par exemple, vous pourriez examiner un solde bancaire artificiellement élevé et embaucher une nouvelle personne, sans voir que les fonds disponibles sont déjà alloués à des obligations fiscales.

Amy Lewis suggère aux entreprises en démarrage de revoir attentivement leurs dépenses d’exploitation. «Si vous n’avez pas les compétences ou l’intérêt pour vous en occuper, mieux vaut faire appel à une personne en comptabilité ou en soutien administratif pour gérer les tâches de bureau avant d’embaucher», ajoute-t-elle.

Avec de l’aide administrative professionnelle, vous avez plus de temps pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise et vous vous assurez que vos décisions à long terme s’appuient sur des données.  

Ne pas assurer le suivi de vos obligations fiscales

Suivre régulièrement vos revenus vous permet de repérer les seuils fiscaux importants avant de les atteindre. Si vous ratez des jalons importants, comme l’inscription à la taxe de vente harmonisée (TVH), vous risquez de produire vos déclarations en retard, ce qui peut entraîner des intérêts et des pénalités coûteux. Ces frais s’accumulent rapidement et ne sont pas déductibles dans votre déclaration de revenus des sociétés.

La gestion des taxes à la consommation et des retenues à la source représente un défi fréquent pour les entreprises en croissance. Andrew Seguin souligne que, souvent, les entrepreneures et entrepreneurs surestiment leur liquidité, parce qu’elles ne tiennent pas compte des obligations liées aux taxes de vente.

«Je rappelle souvent à ma clientèle que cet argent ne leur appartient pas», dit Andrew Seguin.

«Par exemple, votre entreprise peut avoir l’obligation légale claire de percevoir la TVH et les retenues à la source au nom de l’ARC. Vous devez suivre les montants perçus, enregistrer les versements et faire vos déclarations régulièrement. Ces obligations ne peuvent pas être reportées, et des pénalités peuvent s’accumuler», ajoute-t-il. 

Faire confiance à la désinformation

Un autre problème courant consiste à se fier indûment à des conseils inadéquats ou non vérifiés provenant des médias sociaux. La législation fiscale comporte des nuances et chaque entreprise est unique.

«Dans l’ère TikTok, nous voyons une profusion de faux renseignements. Une dépense adéquate pour une entreprise peut être complètement interdite pour la vôtre, selon votre secteur d’activité et votre taille», affirme Andrew Seguin.

Il rappelle que le système d’imposition des sociétés au Canada repose sur un régime d’autocotisation fondé sur la bonne foi: «L’ARC considère vos déclarations de revenus comme exactes jusqu’à ce qu’elle décide de les vérifier. Elle peut examiner à tout moment certaines catégories de dépenses, comme les frais d’automobile ou les honoraires professionnels. Si vos pièces justificatives sont insuffisantes, vos déductions seront refusées, ce qui peut soulever des signaux d’alerte et inciter les vérificateurs à examiner vos déclarations des années précédentes.»

Routines efficaces et outils numériques

Des routines simples et reproductibles peuvent simplifier tout votre flux de travail administratif.

• Séparez les comptes financiers

  Utilisez un compte bancaire distinct pour votre entreprise. Passez toutes les transactions par ce compte. «Séparez l’entreprise des activités personnelles, et traitez-les séparément, affirme Amy Lewis. Faites la distinction entre vos dépenses personnelles et celles de l’entreprise.» Mélanger les comptes complique votre tenue de livres et peut mettre vos déductions à risque en cas de vérification.

• Intégrez la gestion des reçus à votre routine

  Amy Lewis recommande de rattacher le suivi à une routine déjà bien établie dans votre horaire. Par exemple, glissez chaque reçu dans votre portefeuille après une transaction. Une fois par semaine, videz votre portefeuille et prenez des photos numériques de vos reçus. Les versions numériques sont plus faciles à classer, rechercher et conserver.

• Utilisez un outil de gestion des reçus

  Au Canada, les entreprises doivent conserver leurs reçus originaux pendant six ans, en général, ou plus longtemps dans certaines situations. Un relevé de carte de crédit seul n’est pas une preuve d’achat adéquate pour l’ARC, car il n’indique pas le montant de la TVH de chaque transaction. Un logiciel de gestion des reçus vous permet de numériser et de conserver de manière sécuritaire vos documents pour rester conforme. Lorsqu’ils sont intégrés dans des logiciels de comptabilité, ces outils réduisent la saisie manuelle et simplifient les communications avec votre aide-comptable ou votre comptable.

• Activez des rappels automatiques

  Il peut être difficile, lorsqu’on gère une entreprise en croissance, de respecter les nombreuses échéances réglementaires. Créez des alertes automatiques pour les dates de production des déclarations et de versement des acomptes provisionnels. De nombreux propriétaires d’entreprise commencent à se préparer pour la saison des impôts à la fin de l’automne plutôt que d’attendre le début du printemps.

Respectez le calendrier fiscal

Comprendre les échéances fiscales au Canada peut vous aider à éviter des frais d’intérêt inutiles.

La date limite pour produire une déclaration de revenus personnelle est le 30 avril. Si vous êtes travailleuse ou travailleur autonome ou exploitez une entreprise non constituée en société, vous avez jusqu’au 15 juin pour produire votre déclaration sans pénalité.

Attention: tout solde impayé porte intérêt dès le 1er mai. L’ARC accorde du temps supplémentaire pour produire, mais pas pour payer.

Pour les sociétés par actions, l’exercice financier n’est pas lié à l’année civile. Chaque entreprise choisit une période de 12 mois qui correspond à ses activités. La date de fin d’exercice peut donc varier d’une entreprise à l’autre.

Adopter de bonnes habitudes financières protège vos efforts et favorise le bon fonctionnement de votre entreprise. Lorsque vous planifiez à long terme, tenez compte des coûts liés à des processus comptables fiables et à l’accompagnement de spécialistes. Remplacer les processus manuels par des outils numériques améliore l’efficacité et vous prépare à une croissance durable. Une bonne préparation vous permet de garder le contrôle, d’éviter les surprises et de prendre de meilleures décisions financières, toute l’année.

Prochaines étapes

Préparer adéquatement son entreprise sur le plan fiscal ne repose pas que sur de bonnes intentions. Il faut mettre en place de bonnes pratiques financières et obtenir du soutien. Les conseillères et conseillers de BDC accompagnent des propriétaires d’entreprise à l’échelle du Canada pour les aider à mettre en place des bases financières solides et à planifier en toute confiance.