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5 étapes pour planifier vos achats technologiques

Tout achat technologique devrait être précédé d’une évaluation des besoins

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L’achat de nouvelles technologies pour une entreprise coûte cher et exige du temps. Vous ne voulez surtout pas vous retrouver avec un nouveau système qui ne répond pas à vos besoins. C’est pourtant ce qui arrive à de très nombreuses entreprises.

Le problème découle souvent d’une planification inadéquate. La solution: une évaluation des besoins technologiques, qui consiste en un examen systématique des besoins en technologie de l’information (TI) de votre entreprise – actuels et à venir – en fonction de la technologie déjà en place et de vos plans de croissance.

Suivez ces cinq étapes pour évaluer les besoins en TI de votre entreprise.

1. Établissez votre flux de travail

La première étape consiste à rencontrer les membres de chaque service de votre entreprise pour comprendre leur flux de travail et leurs besoins technologiques. Faites-vous une bonne idée de la façon dont les employés s’acquittent de leurs tâches et utilisent la technologie. Cernez les goulots d’étranglement et autres problèmes chroniques – en particulier ceux liés à la technologie – et demandez aux travailleurs quel serait leur flux de travail idéal.

Enfin, songez aux changements que vous entrevoyez pour votre entreprise au cours des prochaines années et à l’évolution de vos besoins en technologie. Vous ne voulez pas acquérir un logiciel qui répond parfaitement à vos besoins actuels, mais qui n’appuie pas votre plan de croissance.

2. Examinez la technologie déjà en place

Avec l’aide de vos employés, dressez la liste des forces et des faiblesses du matériel informatique et des logiciels actuels. Quels rôles jouent-ils dans les problèmes de flux de travail cernés?

3. Envisagez des solutions de rechange

Avant d’engloutir une somme considérable dans un important système technologique, réfléchissez aux solutions de rechange. De simples modifications à vos processus d’affaires suffiraient peut-être à régler vos goulots d’étranglement informatiques.

Analysez également avec soin si vous utilisez tout le potentiel de votre technologie actuelle. Vous avez peut-être déjà le bon logiciel, mais vous n’en utilisez pas pleinement toutes les fonctionnalités.

4. Évaluez vos ressources

Si vous déterminez qu’il est nécessaire de mettre un nouveau système en place, délimitez les ressources (temps et argent) dont vous disposez pour l’achat. Cela aura une grande influence sur vos choix. Vous devrez peut-être établir la priorité de vos besoins si vous n’avez pas les moyens d’acheter un système qui les comble tous.

N’oubliez pas de prendre en compte les ressources requises pour la mise en place de la technologie: formation des employés, changement aux processus d’affaires, licences, entretien, soutien, etc. De nombreux projets technologiques échouent à cause de l’attention insuffisante qui est accordée à la mise en œuvre.

Ne manquez pas non plus d’évaluer vos ressources humaines. L’ouverture (ou le manque d’ouverture) des employés au changement est l’un des principaux obstacles aux mises en œuvre technologiques. Pour faciliter le processus, faites participer votre équipe dès le départ et offrez-lui toute l’aide requise pour qu’elle s’adapte à la nouvelle technologie.

5. Envisagez de faire appel à de l’aide externe

Il pourrait être judicieux d'engager un expert externe si vous ne comptez pas dans votre effectif une personne douée en informatique qui pourra évaluer vos besoins.

Cet expert pourra poser les bonnes questions et aura moins d’idées préconçues à l’égard de votre technologie et de votre flux de travail actuels. Vos employés pourraient aussi être plus à l’aise de s’ouvrir à un étranger qu’à leur superviseur.

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