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Soutien pour les entreprises touchées par la COVID-19.

Vaincre la résistance à votre projet technologique

Annoncez tout changement longtemps à l’avance et fournissez de la formation

Temps de lecture: 5 minutes

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L’adoption de nouvelles technologies au travail – logiciels, système de sécurité des TI, outils de vente ou de marketing numériques – peut être un défi de taille si vos employés résistent au changement.

«Il faut travailler fort pour réussir à transformer une organisation», déclare Jivi Cheema, une conseillère d’affaires de BDC qui aide les entrepreneurs à gérer le changement dans leur entreprise. «Si vous définissez clairement votre plan et votre vision d’entreprise, la mise en œuvre du changement sera beaucoup plus harmonieuse et vous améliorerez vos chances de réussite.»

Suivez ces conseils pour une mise en œuvre harmonieuse de vos projets technologiques.

Créez un sentiment d’urgence

Dans leur livre intitulé The Heart of Change, les chercheurs John P. Kotter et Dan S. Cohen écrivent qu’une entreprise doit obtenir un taux d’adhésion de 75 % des gestionnaires pour qu’un changement soit mis en œuvre avec succès.

En d’autres mots, il est important de créer un sentiment d’urgence quant à la nécessité d’un changement, car cela peut vous aider à susciter la motivation à aller de l’avant.

Cela ne se fait pas simplement en présentant des chiffres de vente décevants ou en parlant de concurrence accrue. Discutez ouvertement et de façon convaincante de ce qui se passe sur le marché. Si on commence à parler du changement que vous proposez, l’urgence pourra s’établir et s’imposer d’elle-même.

Communiquez fréquemment avec les employés et invitez-les à participer

L’élément humain doit avoir une place importante dans votre planification. «Vous ne pouvez pas annoncer aux gens de but en blanc: “Jusqu’ici, vous avez fait les choses selon la méthode ABC. Désormais, vous les ferez selon la méthode XYZ”», explique Diane Bazire, conseillère d’affaires principale à BDC. «Les gestionnaires ont tendance à sous estimer à quel point ce genre de changement peut être perturbateur.»

Vous devriez commencer à préparer vos employés à un changement important des mois à l’avance et non au moment où il se produit.

Dès le début du processus, parlez à vos employés des nouvelles technologies que vous comptez adopter. Cela les incitera à réfléchir, à poser des questions et même à entrevoir comment ils utiliseront ces nouveaux outils.

Vous devez essayer de comprendre ce qui les inquiète à propos du changement, puis répondre à ces préoccupations.

Vous pouvez utiliser les outils de communication suivants pour faciliter le changement:

  • Prévoyez des bulletins d’information, des séances de discussion et des comptes rendus par courriel fréquents pour vous assurer que les employés sont bien informés et pour éviter que la «machine à rumeurs» s’emballe.
  • Créez un comité qui facilitera l’adaptation des employés à la nouvelle technologie; celui-ci devrait compter des personnes qui adhèrent au plan et des personnes qui ont des réticences.

Fournissez une formation de qualité

«Veillez à ce que la formation soit complète et à ce qu’elle ne soit pas trop théorique», conseille Mme Bazire.

Une formation approfondie incitera les employés clés à s’impliquer dans la sélection et la mise en œuvre des systèmes. N’oubliez pas que beaucoup d’employés s’y connaissent peu en technologie et qu’ils peuvent être intimidés par celle-ci, mais expliquez-leur pourquoi elle est nécessaire.

  • Recueillez leurs opinions sur les besoins et impliquez les employés dans les entrevues avec les fournisseurs et les démonstrations de systèmes.
  • Donnez la formation technologique nécessaire au personnel.
  • Assurez-vous que le personnel est capable d’utiliser les nouvelles techniques de vente et de marketing numériques.
  • Réorganisez le travail pour y intégrer les nouvelles procédures.
  • Obtenez des services-conseils en TI pour vous aider à initier vos employés aux nouvelles technologies.

Expliquez aux gens ce qu’ils en retireront

Quand les membres de l’équipe ne comprennent pas les conséquences que pourrait avoir le statu quo, ils sont moins enclins à accepter un changement.

  • Parlez de l’incidence positive que la nouvelle technologie aura sur les employés.
  • Ne passez pas pour autant sous silence le fait qu’elle pourrait provoquer des perturbations dans un premier temps.
  • Envisagez d’offrir des primes aux employés qui adoptent le changement rapidement et du soutien additionnel à ceux qui ont plus de mal à s’adapter.

Exemple de changement dans le cabinet d’un médecin

Mme Cheema donne l’exemple d’un cabinet médical qui s’apprêtait à passer des dossiers sur support papier aux dossiers médicaux électroniques. Le médecin-chef a réuni les membres de son équipe pour leur parler des avantages qu’il y aurait à ne plus perdre de temps à chercher les tests de laboratoire perdus ou à classer des piles de dossiers à la fin de la journée. Il a évoqué tout le temps qu’ils pourraient gagner et les services additionnels qu’ils seraient en mesure d’offrir aux patients. Il a demandé à l’équipe si elle pouvait imaginer un tel changement dans le cabinet. Il a aussi demandé à des membres de se mobiliser et de faire partie de l’équipe de coalition.

«Si les employés ont le sentiment de participer à une vision, explique Mme Cheema, ils auront envie de participer activement au changement proposé et y résisteront moins.»

Obtenez l’adhésion des gestionnaires

La mise en œuvre d’une technologie commence par l’engagement sans réserve du principal gestionnaire. S’il s’agit de vous, soyez sûr de savoir clairement pourquoi elle est nécessaire et bénéfique.

  • Obtenez le soutien de vos gestionnaires. L’adoption de nouvelles technologies peut, à bien des égards, créer des dissensions entre les différents services.
  • Veillez à ce que vos principaux gestionnaires livrent tous le même message quand les employés se tourneront vers eux pour obtenir des réponses à leurs questions.

Bloquez les «portes de sortie», mais prévoyez des incitatifs

«Tout le monde doit comprendre qu’il y aura des ratés et des problèmes, mais qu’il n’y aura pas de retour aux anciennes méthodes», dit Mme Bazire.

Mettez en place une structure pour le changement et soyez constamment à l’affût des obstacles à sa mise en œuvre. L’élimination des obstacles peut permettre aux intervenants clés d’exécuter votre vision et vous aider à aller de l’avant.

  • Assurez-vous que votre structure organisationnelle, vos descriptions de poste et vos systèmes d’évaluation du rendement et de rémunération sont en phase avec votre vision.
  • Les demandes d’exception et de «contournement» devront faire l’objet d’un veto.

Mme Cheema souligne que les premiers succès peuvent contribuer à motiver vos équipes dès le début du processus. «Vous devrez chercher à obtenir des “gains rapides” que votre personnel pourra voir, dit-elle. Autrement, les critiques et les esprits négatifs pourraient freiner vos progrès.»

«Créez un sentiment d’urgence, recrutez des leaders du changement efficaces, élaborez une vision et communiquez-la efficacement, éliminez les obstacles, obtenez des gains rapides et poursuivez sur votre lancée. Si vous faites cela, vous contribuerez à intégrer le changement dans votre culture organisationnelle et pourrez alors crier victoire.»

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