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Gestion des stocks: conseils à suivre et pièges à éviter

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Comme d’autres entrepreneurs, vous trouvez peut-être difficile de bien gérer vos stocks. C’est d’ailleurs l’un des pires casse-tête pour nombre d’entreprises: trouver le juste équilibre d’un nombre suffisant de produits en stock pour répondre aux besoins de production et à la demande des clients, tout en évitant des surplus qui immobiliseraient trop de liquidités.

«Les choses peuvent devenir très compliquées si vous ne savez pas précisément ce que vous avez en stock», indique Lucie Le François, conseillère d’affaires à BDC, qui offre aux entrepreneurs des conseils sur la gestion des stocks et sur l’efficacité opérationnelle.

«Certains entrepreneurs n’ont souvent aucune idée de ce qu’ils ont en stock», explique-t-elle. «Mais il est primordial d’avoir les bons produits, au bon moment, au bon endroit et en quantité suffisante.»

Voici quelques conseils à suivre et pièges à éviter pour une gestion efficace de vos stocks selon Mme Le François.

Conseils à suivre

1) Surveillez vos stocks – Une bonne gestion des stocks commence par un suivi efficace de vos produits. En d’autres termes, vous devez disposer d’un système fiable pour enregistrer le niveau de vos stocks ainsi que le lieu d’entreposage et la date de réception de chaque produit. Pour vérifier l’exactitude de vos données, vous devez procéder, à intervalles réguliers, à un inventaire physique des produits que vous avez réellement en stock.

2) Évaluez le rendement – Il est important d’évaluer périodiquement l’efficacité de votre gestion des stocks. Choisissez les indicateurs de rendement qui sont les plus pertinents pour votre entreprise.

Voici quelques exemples de suivis à effectuer: délai d’écoulement des stocks (nombre moyen de jours d’entreposage des stocks jusqu’à leur vente), pertes, exactitude des comptes de stocks (comparaison entre les données de vos registres et l’inventaire physique), délais d’approvisionnement des fournisseurs et rotation des stocks (fréquence à laquelle vous écoulez vos stocks au cours d’une période, par exemple une année).

3) Adaptez votre gestion des stocks aux autres processus – Lorsque vous commandez de nouveaux articles, tenez compte de la demande des clients, des prévisions des ventes, des facteurs financiers, de vos besoins de production et de vos capacités de distribution.

«Il arrive que des entreprises commandent un chargement complet de produits offerts à rabais, mais sans tenir compte des coûts d’entreposage ou de la possibilité que les produits arrivent à expiration avant d’avoir pu être utilisés», explique Mme Le François.

Vous voudrez peut-être adopter un processus de planification industrielle et commerciale (SOP). Il s’agit d’une méthode structurée de coordination des activités de l’entreprise, englobant la gestion des stocks. Vous pouvez acheter des logiciels spécialisés pour vous aider à organiser ce processus.

Pièges à éviter

1) Se servir des stocks comme solution temporaire – N’utilisez pas les stocks comme solution temporaire à vos problèmes opérationnels ou aux problèmes avec vos fournisseurs. «Demandez-vous pourquoi vous avez autant de produits en stock et cherchez des solutions à vos problèmes», conseille Mme Le François.

Par exemple, si vous finissez toujours par avoir beaucoup de stocks tampons, cherchez à savoir si c’est en raison de délais d’approvisionnement trop longs ou de problèmes de livraison. Ou bien ces stocks vous servent-ils à compenser de fréquents retards de production?

Régler ces problèmes vous permettra de réduire la quantité de stocks dont vous avez besoin et vous permettra de réaliser des économies. Un expert en efficacité opérationnelle peut vous aider à améliorer vos processus et à éliminer le gaspillage.

2) Éliminer les stocks sans planification – Si vous avez beaucoup de stocks excédentaires ou d’articles de fin de série qui prennent la poussière, vous pouvez prendre la décision de vous en débarrasser ou de les écouler. Pour minimiser les pertes financières, établissez un plan d’action.

D’abord, déterminez ce que vous considérez comme étant des stocks excédentaires et à quel moment il est nécessaire d’arrêter la commercialisation d’un produit. Ensuite, dressez la liste des produits dont vous devez vous départir. Finalement, définissez les méthodes à employer pour s’occuper des stocks excédentaires ou vieillissants. Plusieurs possibilités s’offrent à vous: demander aux fournisseurs de reprendre les produits, offrir des primes d’encouragement à vos représentants pour les vendre, les liquider, en faire don ou les détruire.

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