En quoi consiste la méthode 5S?
Un milieu de travail désorganisé et désordonné indique souvent qu’une entreprise n’est pas aussi productive qu’elle pourrait l’être. Bien qu’il ne soit pas toujours facile de nettoyer les zones de travail, c’est souvent l’une des premières choses à faire pour stimuler la productivité.
Pour effectuer un travail efficace et de grande qualité, vous avez besoin d’un environnement propre et sécuritaire, où les outils sont facilement accessibles. Il est alors plus facile de vous concentrer sur votre tâche immédiate sans voir votre travail entravé par des problèmes d’organisation et ce, que vous soyez dans une usine, un bureau ou un magasin.
La méthode 5S, philosophie de gestion japonaise réputée, est l’une des méthodes les plus populaires pour créer un environnement de travail fonctionnel et allégé.
En quoi consiste la méthode 5S?
Comme son nom l’indique, les 5S correspondent à une série de cinq étapes :
- Ordonner
- Ranger
- Dépoussiérer
- Standardiser
- Maintenir
Mise au point il y a plusieurs décennies par Toyota, la méthode 5S est un moyen éprouvé d’accroître la productivité en repérant et en éliminant le gaspillage. Aujourd’hui, elle est largement considérée comme la première étape la plus efficace pour favoriser une culture d’amélioration continue.
Bien que conçue à l’origine pour les environnements manufacturiers, la méthode 5S peut également améliorer l’efficacité dans le secteur des services et les environnements numériques. Un vaste éventail d’organisations – des entreprises de fabrication aux établissements scolaires, en passant par les hôpitaux – s’appuient sur les 5S.
Quels sont les avantages de la méthode 5S?
La méthode 5S profite non seulement aux propriétaires d’entreprises, mais également à leur personnel et à leur clientèle.
Son principal avantage réside dans le fait que le lieu de travail est plus propre, plus sûr et mieux organisé. C’est souvent la première étape d’une démarche d’amélioration continue visant à éliminer le gaspillage, ainsi qu’à accroître la productivité et les profits.
Faire participer les membres du personnel à l’amélioration des processus peut aussi être bénéfique pour le moral et les conditions de travail. Pour la clientèle, la méthode 5S peut entraîner une baisse des prix et une amélioration des produits en faisant pression sur les autres entreprises du secteur pour qu’elles en fassent autant.
«Pour qu’une entreprise tire pleinement parti des avantages de la méthode 5S, le processus doit être fonctionnel», explique Lalit Bhushan, conseiller d’affaires principal à BDC, qui a une vaste expérience en génie industriel. «Certaines entreprises se contentent de faire ce que j’appelle les "5S esthétiques". Elles procèdent machinalement sans intégrer la méthode à la culture d’entreprise. Or, les 5S doivent faire partie des activités quotidiennes.»
Avantages des 5S
- Amélioration de la sécurité
- Réduction du gaspillage
- Baisse des coûts de production
- Plus grande disponibilité de l’équipement
- Baisse du taux de perte
- Amélioration de l’agilité et de la flexibilité de la production
- Renforcement du moral du personnel
- Amélioration de la réputation auprès de la clientèle, des fournisseuses et fournisseurs, des membres du personnel et des gestionnaires
Que signifie chaque «S» des 5S?
1. Sort (Ordonner)
La première étape consiste à repérer tout ce qui est inutile dans votre secteur et à chaque poste de travail: matières premières, outils, pièces, instructions, etc. Cela aura pour effet de réduire le gaspillage et de favoriser l’efficacité.
Commencez par repérer et éliminer les articles qui ne sont plus requis à chaque zone de travail.
Les objets qui sont utilisés peu fréquemment doivent être placés judicieusement en dehors de la zone active du poste de travail. Séparez le reste en fonction de la fréquence d’utilisation.
2. Set in order (Ranger)
Ensuite, placez les objets à l’endroit approprié afin qu’ils soient facilement repérables et accessibles. Les membres du personnel perdront ainsi moins de temps à chercher un outil ou à attendre que les matériaux arrivent, ce qui favorisera le bon déroulement des processus.
Les objets doivent être rangés dans l’ordre suivant:
- pièces d’équipement et outils
- composants, produits en cours de production et produits finis
- documents
3. Shine (Dépoussiérer)
Le troisième des 5S correspond à Shine (Dépoussiérer). Cela consiste à inspecter et à nettoyer régulièrement les postes de travail. Un environnement de travail propre et désencombré favorise la sécurité, minimise les distractions et stimule la productivité.
Les tâches de nettoyage et d’entretien des zones de travail doivent être réparties au sein de l’équipe. Les causes de malpropreté doivent être éliminées.
L’entretien et le nettoyage des machines doivent également être effectués régulièrement. Vous pouvez en profiter pour revoir la sécurité des machines à ce moment-là.
4. Standardize (Standardiser)
Le quatrième «S» consiste à établir des normes pour l’organisation des postes de travail. La mise en œuvre des 5S repose sur le travail d’équipe; tout le monde doit comprendre non seulement les objectifs généraux, mais également ce qu’il faut précisément faire pour les atteindre. Il est essentiel que tout le monde ordonne, range et nettoie de la même manière.
Par exemple, vous pouvez encourager le codage et l’utilisation de couleurs et de pictogrammes prédéfinis. Vous pouvez aussi établir les listes des tâches d’entretien à effectuer périodiquement.
5. Sustain (Maintenir)
Le dernier «S» vise à créer des mécanismes afin de maintenir la bonne exécution des quatre premiers «S». Certaines entreprises se concentrent sur un «S» par mois, puis recommencent le cycle. D’autres analysent régulièrement les améliorations découlant des 5S et les intègrent dans la formation du personnel et des gestionnaires.
Lalit Bhushan explique que la méthode des 5S relève nécessairement d’un processus continuel. «Les propriétaires d’entreprise recherchent parfois une solution miracle ou un moyen rapide et facile à mettre en œuvre, dit-il, mais en réalité, il n’y en a pas. La méthode 5S exige un effort continu. Il s’agit d’encourager les membres du personnel en permanence et de créer une nouvelle culture.»
La méthode 5S dans le secteur des services
La méthode des 5S est de plus en plus populaire dans le secteur des services. Une étude réalisée par l’International Research Journal of Engineering and Technology explique comment la méthode des 5S a accru la compétitivité de plusieurs hôpitaux, hôtels, banques et établissements d’enseignement supérieur.
La méthode 5S s’applique également aux environnements numériques. La productivité d’une ou un membre du personnel de bureau peut être accrue si les fichiers et les logiciels superflus sont supprimés de son ordinateur, par exemple, car cela peut permettre de rendre les documents importants plus facilement accessibles. La clé est de déterminer les tâches à accomplir et le matériel (formulaires, manuels, contacts d’assistance et logiciels) nécessaire pour les mener à bien. Pour rendre le matériel plus accessible, appliquez les trois premières étapes des 5S – ordonner, ranger, dépoussiérer – aux lecteurs partagés et au système intranet de votre entreprise, ainsi qu’aux ordinateurs de chaque membre du personnel.
Selon Lalit Bhushan, nombreuses sont les personnes qui suivent les principes des 5S pour gérer leurs courriels. «Nous classons souvent les messages entrants par sujet ou par cliente ou client en les plaçant dans les dossiers appropriés, explique-t-il. Ils sont ainsi plus faciles à trouver lorsque nous en avons besoin. Cependant, nous sommes peu à "nettoyer" nos dossiers de courrier électronique en repérant périodiquement les anciens messages et en les supprimant. À long terme, cela peut nuire au rendement.»
La mise en œuvre correcte des 5S responsabilise le personnel et encourage chaque personne de l’équipe à assumer une plus grande part de responsabilité dans la réussite globale de l’entreprise. Tout le monde y gagne.
Lalit Bhushan
Conseiller d’affaires principal, BDC Services-conseils
Le changement doit venir d’en haut
Un grand nombre de propriétaires d’entreprise du secteur des services doutent de l’efficacité de la méthode des 5S et de sa capacité à profiter à un environnement non manufacturier et préfèrent investir dans des logiciels fonctionnels et des processus numériques. Lalit Bhushan met toutefois en garde contre une confiance excessive dans les solutions technologiques.
«La force de presque toutes les entreprises, et tout particulièrement celle du secteur des services, réside dans leur personnel, dit-il. La mise en œuvre correcte des 5S responsabilise le personnel et encourage chaque personne de l’équipe à assumer une plus grande part de responsabilité dans la réussite globale de l’entreprise. Tout le monde y gagne.»
Lalit Bhushan ajoute que pour réaliser le plein potentiel des 5S, il faut s’y engager à fond. «Tout le monde, de la direction à l’employée ou employé de premier niveau, doit participer. Dans certaines entreprises, cela commence par la cheffe ou le chef de la direction, qui applique les 5S dans son propre bureau puis partage les résultats, tant les difficultés que les solutions, avec l’ensemble des membres de l’entreprise. Cela peut aider à susciter l’adhésion nécessaire pour ancrer la méthode 5S.»
Correctement gérés, les 5S favorisent une culture d’amélioration continue. La formation des nouveaux membres du personnel aux cinq étapes contribue à générer les idées nouvelles nécessaires au maintien du processus.
Enfin, les améliorations apportées grâce aux 5S peuvent favoriser l’esprit d’équipe, ajoute Lalit Bhushan. «C’est un excellent moyen de faire participer continuellement les membres du personnel à l’amélioration des pratiques de l’entreprise et des relations avec la clientèle.»