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Comment améliorer le rendement de vos superviseurs

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Les superviseurs de première ligne jouent un rôle crucial dans la rationalisation de vos activités et améliorent la position concurrentielle de votre entreprise. Or, ceux de bien des entrepreneurs n’en font pas assez pour mettre en œuvre les mesures d’amélioration des activités.

«Dans de nombreuses entreprises, il y a un fossé entre les objectifs de la haute direction et ce qui se passe concrètement, indique Stéphane Chrusten, conseiller d’affaires de BDC. Pour atteindre vos objectifs, il vous faut des superviseurs qui maîtrisent la situation et apportent constamment des améliorations

Voilà pourquoi l’amélioration du rendement des superviseurs est essentielle à l’efficacité de l’entreprise. Mais comment procéder?

M. Chrusten, spécialiste de la production à valeur ajoutée, donne six conseils.

1. Obtenez l’appui de vos superviseurs

Les superviseurs doivent absolument comprendre l’importance de leur rôle d’agent du changement au sein de votre entreprise. Expliquez‑leur vos objectifs et recueillez leurs commentaires et leurs idées. Engagez‑vous à leur offrir la formation et les outils dont ils ont besoin pour réussir. Parallèlement, la haute direction doit évaluer tous les superviseurs afin de déterminer si les bonnes personnes sont affectées aux bons postes. Un remaniement du personnel sera peut-être nécessaire à l’atteinte de vos objectifs.

2. Accordez la priorité à la «supervision active»

Dans de nombreuses entreprises, les gestionnaires de première ligne ne se consacrent pas assez à la supervision directe de la production, affirme M. Chrusten. Les tâches administratives, les projets spéciaux et la formation des employés occupent tout leur temps, et certains participent même aux activités de production. En fait, il n’est pas rare que les superviseurs ne consacrent que 30 % de leur temps à ce que M. Chrusten appelle la «supervision active». Vous devez faire en sorte qu’elle occupe au moins la moitié de leur temps. Quant aux superviseurs de classe mondiale, la supervision active compte pour 70 % de leur travail.

En quoi consiste la supervision active? Il s’agit d’être sur place pour prendre des décisions immédiates qui touchent par exemple à l’attribution de tâches aux employés, à la résolution de problèmes de production et au contrôle de la qualité.

3. Nommez des chefs d’équipe

Affectez des employés aux postes de chef d’équipe pour que vos superviseurs puissent consacrer leur temps à des activités à valeur ajoutée. Les chefs d’équipe aideront le superviseur à atteindre les objectifs de production, à résoudre des problèmes opérationnels et à maintenir la qualité. Plus précisément, ils seront responsables du respect des normes de travail, du remplacement des employés absents, de la résolution des problèmes de production des employés et de la formation.

4. Élaborez un tableau de bord du rendement

Dans le cadre du processus d’amélioration, il importe de mesurer votre rendement. La création d’un tableau de bord du rendement, où sont évalués un certain nombre d’indicateurs de rendement clés (IRC), est une bonne façon d’y parvenir. Grâce au tableau de bord, vos superviseurs pourront évaluer et analyser les résultats, apporter des corrections rapidement et mobiliser les employés.

5. Créez des fiches d’évaluation quotidienne pour les superviseurs

Demandez aux superviseurs de faire le suivi de leurs activités quotidiennes en remplissant une fiche d’évaluation du rendement fondée sur les IRC de votre entreprise. La fiche doit comprendre une liste des tâches des superviseurs et indiquer le temps dont ils disposent pour les accomplir pendant la journée. Elle doit également indiquer les objectifs de production de la journée et, s’il y a lieu, les interruptions qui ont empêché le superviseur de les atteindre. Il faut aussi prévoir un espace où inscrire des observations, des idées d’amélioration et les événements importants de la journée.

La fiche vise à aider le superviseur à organiser sa journée et à éviter d’être submergé par les problèmes quotidiens. Elle lui permet aussi de passer en revue les objectifs généraux et particuliers et d’accorder la priorité aux tâches les plus importantes, soit celles qui doivent être accomplies quelles que soient les urgences qui se présentent.

6. Organisez des réunions d’équipe quotidiennes

Chaque jour, les superviseurs doivent rencontrer brièvement (15 minutes) leur équipe. À cette occasion, toute l’équipe discutera des objectifs de production, des problèmes, des progrès réalisés et des nouvelles idées d’amélioration.

Selon M. Chrusten, les meilleures entreprises font le choix d’un changement de mentalité. Au lieu d’attribuer les problèmes et les erreurs aux employés, elles s’emploient à améliorer les processus, à éliminer les obstacles et les sources d’erreur ainsi qu’à encadrer les employés.

«La source du problème, c’est le processus, pas nos employés.»


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