Conseils utiles pour la location d’un espace commercial

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Une fois qu’on a pris la décision de louer un nouvel espace commercial, quelle est la prochaine étape? Que vous souhaitiez cesser d’exercer vos activités à domicile ou que vous recherchiez des locaux plus grands, la location s’accompagne parfois d’un grand nombre de risques et d’inquiétudes.

«En prenant le temps de planifier les besoins de votre entreprise avant de louer, vous pouvez éviter bien des erreurs courantes», explique Reese Jenkins, directeur de comptes principal à BDC. «Demandez conseil à une ou un avocate et à votre banque dès le début de vos démarches et vous éviterez plusieurs pièges, comme les coûts cachés et le manque de liquidités.»

Reese Jenkins propose les six étapes suivantes avant de louer un immeuble commercial.

1. Passez en revue vos activités

D’abord, faites le point sur votre entreprise pour déterminer vos besoins en immobilier. Quel espace vous faudra-t-il au cours des prochaines années? Si votre croissance est rapide, il pourrait être préférable de signer un bail à court terme ou de trouver un immeuble où vous pourrez prendre de l’expansion.

Essayez de réduire l’espace requis en améliorant l’efficacité de votre espace de travail (avec l’aide d’une ou un spécialiste en efficacité opérationnelle). Examinez votre situation financière et établissez un budget pour la location. Réfléchissez aussi au meilleur moment pour déménager. Par exemple, si la période des Fêtes est la plus chargée de l’année, il vaudrait mieux choisir un autre moment pour le déménagement.

2. Demandez conseil

Discutez de vos besoins avec votre équipe de conseillères et conseillers en immobilier commercial et vos partenaires. Rencontrez votre banque pour lui faire part des besoins financiers que vous avez cernés en établissant votre budget. Demandez à une courtière ou un courtier en immobilier commercial de vous aider à trouver un espace adéquat.

Pensez aussi à discuter avec d’autres personnes, comme des partenaires commerciaux ou des fournisseuses et fournisseurs, de leurs expériences en matière de location. Demandez-leur ce qui a bien fonctionné et ce qu’elles et ils feraient différemment.

3. Explorez toutes les options

Lorsque vous commencerez vos recherches, gardez l’esprit ouvert. Il se peut que vos attentes initiales à propos de l’emplacement, du type d’espace et du loyer ne soient pas réalistes. Une agente ou un agent efficace saura vous renseigner sur le marché et vous présenter les meilleures options.

Il pourrait être nécessaire d’élargir votre recherche ou d’ajuster votre budget. Vous pourriez, par exemple, choisir un endroit plus éloigné pour réduire votre loyer, ou encore louer un espace plus grand et en sous-louer une partie pour vous aider à payer votre loyer (dans ce cas, assurez-vous que votre bail autorise la sous-location).

4. Négociez un bail avantageux pour votre entreprise

Une fois que vous aurez trouvé un espace intéressant, ne signez pas immédiatement le bail que vous propose la ou le propriétaire. Il est généralement possible d’en négocier les conditions. Assurez-vous de comprendre tous les coûts, y compris les frais accessoires comme l’impôt foncier, les assurances, les frais liés aux services publics et l’entretien. Voyez si la ou le propriétaire peut vous offrir une incitation à la prise à bail, par exemple un congé de loyer de quelques mois ou une aide financière pour les améliorations locatives.

Il est important d’aborder la question des améliorations locatives. Avez-vous le droit de construire une autre salle de bain ou d’installer des machines? Précisez à qui appartiendront ces améliorations lorsque vous déménagerez. Généralement, sauf indication contraire dans le bail, tout ce qui est rattaché au bâtiment appartient à la ou au propriétaire: vous devez donc le laisser en place lorsque vous déménagez.

Demandez à une avocate ou un avocat en droit immobilier commercial d’examiner le bail pour s’assurer que votre entreprise est protégée et qu’il n’y aura pas de frais inattendus.

5. Obtenez du financement

Une fois votre bail en main, prenez un nouveau rendez-vous avec votre banque pour explorer toutes vos options de financement. Bon nombre d’entreprises font l’erreur d’utiliser leur fonds de roulement pour payer les frais liés aux améliorations locatives et au déménagement.

«Les entreprises sous-estiment parfois à quel point un déménagement peut drainer leurs liquidités, souligne Reese Jenkins. S’il vous manque des liquidités après le déménagement, vous pourriez avoir de la difficulté à accroître votre production, à acheter des stocks ou à embaucher des représentantes et représentants. Il vous serait alors impossible d’exploiter pleinement votre nouvel espace.»

Voici quelques options de financement qui pourraient vous aider à payer les coûts de location:

Prêt pour améliorations locatives

Prêt à court terme (généralement amorti sur cinq ou six ans) qui peut vous aider à payer les coûts de rénovation requis pour l’installation de votre entreprise dans les locaux loués. Vous pourriez négocier un congé de remboursement du capital pour les six à douze premiers mois du prêt, ce qui vous permettrait d’absorber les coûts de la transition.

Une banque peut accepter les améliorations locatives en guise de garantie, selon leur valeur. Le cas échéant, vous pourriez obtenir un meilleur taux d’intérêt que si votre prêt n’était pas garanti. Bien souvent, les banques n’attribuent pas de valeur concrète aux améliorations locatives. Elles cherchent à savoir si votre entreprise a une solide feuille de route sur le plan des profits et des flux de trésorerie et si les prévisions sont prometteuses.

«Les banques aident les clientes et clients qui ont un bilan sain, une équipe de direction et un plan d’affaires solides, un plan de relève et des prévisions démontrant les retombées positives que l’entreprise pourra tirer du nouvel espace», ajoute Reese Jenkins.

Prêt de fonds de roulement

Un autre prêt à court terme (également amorti sur cinq ou six ans) qui peut vous aider à investir dans la croissance de votre entreprise. Ce type de prêt n’est généralement pas garanti. Les banques vous demanderont les mêmes renseignements que pour un prêt pour améliorations locatives.

Marge de crédit

Prêt à court terme, assorti de modalités souples, que vous pouvez utiliser rapidement pour couvrir des manques de liquidités temporaires.

6. Planifiez la transition

Avec les membres de votre personnel, établissez un échéancier qui permettra une transition facile dans les nouveaux locaux. Prévoyez le temps nécessaire pour les améliorations locatives et le déménagement des biens, ainsi que le temps d’arrêt de la production pendant le déménagement. Un déménagement prend souvent plus de temps que prévu.

Planifiez et effectuez les améliorations locatives avec l’aide de votre équipe et d’une entrepreneure ou un entrepreneur de talent. N’hésitez pas à demander plusieurs soumissions, surtout si les travaux de rénovation sont importants.

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